Faktura online – co zawiera i jak szybko wystawić

Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur w wersji papierowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami może to również zrobić w formie online, a następnie przesłać e-mailem do klienta i przechowywać np. na komputerze. Jakimi zasadami rządzi się faktura online?

O CZYM PAMIĘTAĆ WYSTAWIAJĄC FAKTURĘ ELEKTRONICZNĄ?

Faktura online to dokument wystawiony za pomocą aplikacji internetowej i przesłany do kontrahenta e-mailem. Należy pamiętać, by przedsiębiorca wystawiając fakturę online zapewnił:

• autentyczność pochodzenia – to gwarancja, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a dane nie zawierają błędów,
• integralność – faktura musi mieć integralny charakter (brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian),
• czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.

Trzeba wiedzieć, że to wyszczególnienie dotyczy zarówno faktur wystawianych elektronicznie, jak i w formie tradycyjnej – papierowej.

Faktura online w szybkim i intuicyjnym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu.

FAKTURA ONLINE – KONIECZNY ODPOWIEDNI FORMAT

Od 2013 r. przedsiębiorca może wysyłać kontrahentowi faktury na skrzynkę mailową, nie pytając się go wcześniej o zgodę. Należy jednak pamiętać, by wystawiając fakturę online wystawić ją w takim formacie, który jest w stanie odczytać odbiorca. Co więcej powinien on utrudniać modyfikację pliku.

Takie wymagania spełniają np. pliki .pdf czy .png. Nie jest tak jednak przy formatach .doc albo .rtf. Dzieje się tak dlatego, że w treść tak stworzonego dokumentu można łatwo ingerować.

ZALETY WYSTAWIANIA FAKTUR ONLINE

Aplikacje online są wygodniejszym rozwiązaniem w porównaniu do programów instalowanych na komputerze, nie wspominając o innych sposobach wystawiania faktur (np. w Excelu). Ich główną zaletą jest fakt, że przedsiębiorca ma dostęp do wystawionych faktur przy pomocy dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.

Co istotne, większość aplikacji zapamiętuje wprowadzane dane i przy wystawianiu kolejnych faktur dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie.

Wystawianie faktur w euro czy dolarach także nie stanowi problemu, ponieważ aktualne kursy walut są pobierane prosto z NBP.

Ponadto faktury wysłane e-mailem szybciej docierają do klienta, niż np. wysłane pocztą. Dzięki temu przedsiębiorca może otrzymać we wcześniejszym terminie zapłatę za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Dodatkowo e-faktury są ekologiczne, ponieważ pozwalają zaoszczędzić drewno i wodę potrzebną do produkcji papieru.

FAKTURY PRZEZ INTERNET – OSZCZĘDNOŚĆ CZASU I PIENIĘDZY

Przedsiębiorca, który zdecyduje się wystawiać faktury przez Internet oszczędza swój czas oraz pieniądze. Nie musi bowiem uzupełniać jedne po drugich koniecznych danych, drukować dokumentu, a następnie dostarczać go do klienta.

Poza oszczędnością czasu zmniejsza wydatki związane z prowadzeniem firmy. Przede wszystkim w kontekście zakupu koperty i znaczka, czy też tuszu potrzebnego do drukowania. Nie potrzeba również opłacać choćby kurierów. Po co ponosić wydatki związane z kosztami wydruku faktury, zakupem papieru i opłatami za usługi poczty lub kuriera? Wystawienie faktury elektronicznych jest tańsze niż obsługa faktury w formie papierowej.

Faktura VAT online ma tu zdecydowaną przewagę nad tradycyjną formą. Zamiast papieru, koperty i znaczka wystarcza e-mail.

FAKTURA ELEKTRONICZNA – WYSTAW FAKTURĘ ONLINE BEZ INFORMOWANIA KLIENTA

Kilka lat temu przedsiębiorca, który chciał przesłać klientowi fakturę elektroniczną musiał uzyskać jego zgodę, a także jej potwierdzenie. Aktualnie możliwa jest tzw. zgoda domniemana. Co za tym idzie faktura elektroniczna nie wymaga odpowiedniego poświadczenia, wystarczy że nabywca ją opłaci, a uznaje się, że akceptuje ten sposób dostarczania dokumentu. Urzędnicy nie wymagają zdobycia potwierdzenia wyrażenia zgody przez klienta. Trzeba jednak pamiętać, że klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej.

WYSTAWIANIE FAKTUR ONLINE W INFAKT

Chcesz wystawiać zgodne z przepisami faktury online? Wypróbuj inFakt.pl. Nie musisz martwić się, czy wystawiona faktura online zawiera wszystkie niezbędne dane – aplikacja wskaże pola, które musisz uzupełnić i automatycznie wygeneruje PDF z dokumentem.

Po wpisaniu numeru NIP, dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie, dzięki czemu oszczędzasz czas, a zwłaszcza masz pewność, że dane te są aktualne (narzędzie jest zintegrowane z bazą GUS). Po zalogowaniu do swojego konta, możesz przeglądać i edytować wszystkie wystawione e-faktury.

DRUK FAKTURY ONLINE – ZALETY KORZYSTANIA Z INFAKTU

Dzięki Programowi do Fakturowania możesz prosto i szybko wystawić druk faktury online, np. VAT, „zw”, proforma, marża, zaliczka, korygującą.

Korzystając z opcji jakie daje inFakt:

• szybko i sprawnie wystawiasz faktury – aplikacja wypełni za Ciebie większość danych na podstawie numeru NIP oraz wcześniej wprowadzonych informacji,
• masz wgląd do wystawionych dokumentów o każdej porze z dowolnego komputera z dostępem do Internetu,
• zamieścisz na fakturze logo swojej firmy i wybrać jeden z kilkudziesięciu szablonów faktur,
• wystawisz fakturę po angielsku i w obcych walutach – inFakt automatycznie pobiera aktualne kursy walut prosto z NBP,
• zapiszesz faktury w formacie PDF i wyślesz je e-mailem do kontrahentów z poziomu konta.

W momencie zmiany przepisów dotyczących wystawiania faktur, odpowiednie modyfikacje są automatycznie wdrażane do aplikacji inFakt. Nie musisz więc na bieżąco śledzić informacji o prawie podatkowym – nasi księgowi robią to za Ciebie!

Możesz testować Program do Fakturowania bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur online w miesiącu zupełnie za darmo. Po prostu załóż darmowe konto wypełniając poniższy formularz i sprawdź inFakt – przekonasz się, czy to usługa odpowiednia dla Twojej firmy.

Wystawianie faktur online szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że faktury przez Internet można wystawiać w kilka chwil. Sprawdź!

2024-09-23