Faktura korygująca – kto i kiedy wystawia

Przedsiębiorca, który przy wystawianiu faktury popełnił błąd nie powinien tego bagatelizować. Z nieprawidłowo wystawionymi dokumentami mogą wiązać się konsekwencje podatkowe. W takiej sytuacji konieczna jest faktura korygująca. Jakie dokładnie zasady się z tym wiążą?

Kiedy wystawiana jest faktura korygująca?

Pomimo dokładania wielu starań i skrupulatnego wystawiania faktur może się zdarzyć, że przedsiębiorca popełni błąd w sporządzonym dokumencie. W myśl przepisów są dwie możliwości poprawienia danych pojawiających się na fakturze.

Pierwszym sposobem na poprawę błędów jest faktura korygująca. Prawo do jej wystawienia ma jednak tylko sprzedawca. Podstawowa zasada wskazuje, że faktura korygująca wystawiana jest w m.in. w następujących przypadkach:

• udzielenie rabatu,
• zwiększenie należności,
• otrzymanie zwrotu zapłaty,
• pojawienie się błędów – faktura korygująca błędy w cenie, stawkach podatków lub jakiekolwiek innej pozycji pierwotnej faktury.

Należy wiedzieć, że na fakturze korygującej powinno się znaleźć m.in. słowo „Korekta” lub „Faktura korygująca”, przyczyna korekty oraz treść po korekcie. Treść „przed korektą”, czyli pierwotna, nie jest w tym akurat przypadku konieczna. Wystarczy, że na fakturze korygującej znajdą się kwoty o poprawionych, zmienionych wartościach.

Faktura korygująca w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto.

Możliwe jest wystawienie noty korygującej

Nie zawsze błąd na dokumencie wymaga, by wystawiona została faktura korygująca. Inny sposób to nota korygująca wystawiana przez nabywcę. Za jej pomocą kupujący może poprawiać takie błędy, jak dane nabywcy lub sprzedawcy, nazwa towaru, itp.

Zgodnie z regulacjami nota korygująca nadal wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej. Nie ma jednak żadnych wytycznych co do formy w jakiej formie ta akceptacja może zostać wyrażona, przy czym może, ale na pewno nie musi to być podpis.

Można zatem założyć, że wystarczy akceptacja np. w postaci e-maila. Sporządzając notę korygującą nie wolno zapomnieć, by zamieścić na niej zarówno treść pierwotną (korygowaną), jak i o korekcie.

Czy podpis na fakturze korygującej jest konieczny?

Zgodnie z przepisami wymagane jest potwierdzenie, że faktura korygująca została przez nabywcę usługi lub towaru odebrana. Wystarczy potwierdzenie otrzymania uzyskane w inny sposób niż za pomocą podpisu, np. e-mailowo. Jest to o tyle istotne, że obniżenia VAT-u do zapłaty można dokonać dopiero w okresie, w którym uzyskało się wspomniane potwierdzenie.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy niemożliwe jest uzyskanie takiego potwierdzenia. Jak się w takiej sytuacji zachować? Otóż przedsiębiorca będzie miał szansę w takim momencie obniżyć VAT jeśli dopełni starań w dostarczeniu korekty i upewni się, że nabywca o tym wie. Dowodami na to mogą być np. potwierdzenie pocztowe nadania listu z korektą do nabywcy, czy korespondencja e-mailowa. Należy jednak pamiętać, że w takiej sytuacji nie ma absolutnej pewności, że dowody zostaną uznane przez fiskusa, choć jest na to spora szansa.

Kiedy wystawiana jest zbiorcza faktura korygująca?

W przypadku konieczności skorygowania wielu faktur, które zostały wystawione na rzecz tego samego nabywcy, istnieje możliwość, by została wystawiona zbiorcza faktura korygująca. W zasadzie taka faktura musi zawierać wszystkie elementy charakteryzujące typową fakturę korygującą.

Natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorca udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

• powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,
• może nie zawierać m.in. nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Faktura korygująca w excelu nie jest idealnym rozwiązaniem

Przedsiębiorca wystawiając fakturę korygującą, może zdecydować się na własnoręczne przygotowanie stosownego formularza np. za pomocą arkusza kalkulacyjnego dostępnego w popularnym programie MS Excel.

Przygotowanie faktury w programie MS Excel wymaga nie tyle zaawansowanej znajomości programu, ile wiedzy na temat niezbędnych pozycji, które należy zawrzeć w przygotowywanej fakturze. W prawidłowo wystawionej fakturze korygującej jest ich całkiem sporo.

Następnie, przedsiębiorca musi pamiętać, by umieścić we własnoręcznie przygotowywanych tabelach specjalne pola przeznaczone na kwotę do zapłaty, kwotę do zwrotu, kwotę zmniejszenia ceny bez podatku, kwotę zmniejszenia podatku należnego, itp.

Ze względu na stopień skomplikowania dokumentu, przygotowywanie formularzy we własnym zakresie polecane jest raczej osobom obeznanym z tematyką rachunkowo-podatkową oraz z konsekwencjami prawnymi wadliwie wystawionego dokumentu.

Wzór rachunku korygującego

Przez szereg lat przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy wystawiali rachunki poszukiwali w wzoru rachunku korygującego, który pozwoliłby na poprawnie błędów jakie znalazły się w jego treści. Jednak od 1 stycznia 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy transakcje dokumentują przy użyciu faktur. W przypadku pojawienia się jakichś nieścisłości w jego treści konieczne jest wystawnie noty lub faktury korygującej. Zależy to od rodzaju błędów jakie znalazły się na dokumencie.

Każdy przedsiębiorca musi wystawiać faktury

Aktualnie wszyscy przedsiębiorcy zobligowani są dokumentować transakcje przy użyciu faktur. Ten obowiązek dotyka także firm zwolnionych z VAT, które do końca 2013 r. posługiwały się rachunkami. W przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT wystawienie dokumentu konieczne jest tylko jeśli wyraźnie zażyczy sobie tego nabywca. Nie jest tu istotne czy jest nim inna firma czy też osoba nieprowadząca działalności gospodarczej.

Jeśli kupujący zechce dokumentu poświadczającego sprzedaż lub wykonie usługi przedsiębiorca zwolniony z VAT powinien wystawić fakturę, a nie rachunek jak miało to miejsce do końca 2013 r. Jest do tego zobligowany jeśli nabywca wyrazi taką prośbę do trzech miesięcy licząc od końca miesiąca dostawy. Jeśli jednak żądanie nastąpi po wypomnianym terminie faktury nie trzeba wystawiać. Choć tak naprawdę przedsiębiorca jeśli tylko chce może to zrobić.

Faktura korygująca – wzór w inFakt pod ręką!

Na wystawionej fakturze pojawił się błąd? Nie musisz samodzielnie szukać wzoru faktury korygującej – wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować zgodny z przepisami dokument w pliku PDF. Jak tego dokonać? Wystarczy dołączyć do grona użytkowników inFakt.pl.

Aby wystawić fakturę korygującą w aplikacji wystarczy przejść do zakładki „Przychody” i z menu po prawej stronie wybrać opcję „Faktura korygująca”. Następnie wykonać następujące kroki:

• Wpisz numer faktury korygowanej.
• Uzupełnij daty (wystawienia faktury korygowanej, sprzedaży, wystawienia korekty i terminu zapłaty).
• Uzupełnij pole przed korektą i po korekcie (dane przed korektą nie są wymagane, ale inFakt.pl zachował tę opcję).
• Kliknij w przycisk „Zapisz”.

Gotowe! Teraz możesz zapisać fakturę jako PDF (wydrukować) lub wysłać ją e-mailem do klienta. Jeśli otrzymasz potwierdzenie otrzymania faktury korygującej, otwórz ponownie edycję faktury korygującej i kliknij w przycisk „Dostałem podpisany dokument”. Dopiero wówczas zmiany związane z korektą zostaną uwzględnione do rozliczeń podatkowych.

Chcesz szybko i wygodnie wystawiać faktury korygujące? Już teraz wystaw fakturę korzystając z formularza na samej górze tej strony i dołącz do ponad 400 tys. naszych użytkowników. Dzięki temu możesz przetestować Program do Fakturowania wystawiając do 3 faktur w miesiącu zupełnie za darmo. Oto kompletny wachlarz usług fakturowania, których potrzebujesz!

Faktura korygująca w kilka chwil? Jeśli szukasz sposobu na szybkie i sprawne wystawianie faktur załóż bezpłatne konto w inFakcie. Przetestuj za darmo.

2022-10-12