Faktura jest podstawowym dokumentem stosowanym w rozliczeniach między firmami. Przedsiębiorca ma z nią do czynienia zarówno w kontekście sprzedaży, jak i zakupu. Posiadanie przynajmniej podstawowej wiedzy w tym zakresie jest więc niejako konieczne. Jakie są 3 rodzaje faktur, które każdy przedsiębiorca powinien znać?

1. Faktura standardowa

Bez dwóch zdań – najpopularniejszy i najszerzej znany rodzaj faktury. To dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub wykonanie usługi wystawiany jedynie przez przedsiębiorców. Jednak jego odbiorcą może być zarówno inna firma, jak i osoba, która nie prowadzi własnej działalności gospodarczej.

Zgodnie z zasadami ogólnymi fakturę należy wystawić do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Przepisy umożliwiają jednak wystawienie tego dokumentu również w innych terminach. O tym jak wygląda to w praktyce można przeczytać w tym artykule.

Do najistotniejszych elementów, jakie przedsiębiorca musi zamieścić na fakturze zalicza się m.in.:

  • dane stron transakcji (imiona i nazwiska, adresy, numery NIP),
  • numer,
  • datę wystawienia,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi – ale tylko w sytuacji, gdy różni się od daty wystawienia,
  • nazwę towaru lub usługi oraz ilość / liczbę towaru lub zakres wykonanej usługi,
  • cenę netto, stawkę i kwotę VAT oraz cenę brutto.

Dokumentu nie trzeba tytułować jako „Faktura VAT”. Nie jest również konieczne opisywanie dokumentu jako „Oryginał” lub „Kopia”.

2. Faktura korygująca

Błąd na fakturze – to się może przytrafić nawet najbardziej skrupulatnym przedsiębiorcom. W sytuacji, gdy na wystawionym dokumencie widnieją błędy liczbowe bądź też zmianie uległy np. cena czy stawka VAT konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Odnosi się to nie tylko do pomyłek, ale również przypadków, gdy np. klient zwróci towar, sprzedawca udziela rabatu.

Co ważne prawo do wystawienia korekty ma jedynie sprzedawca, czyli wystawca faktury pierwotnej. A jak należy postąpić jeśli błąd mający związek z liczbami na fakturze dostrzeże nabywca? Otóż powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o sporządzenie korekty.

Na fakturze korygującej przedsiębiorca musi zamieścić:

  • właściwą nazwę – „faktura korygująca” lub „korekta”,
  • numer i datę wystawienia korekty,
  • niektóre dane widniejące na fakturze pierwotnej (m.in. numer, datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi),
  • przyczynę korekty,
  • prawidłową treść.

Nie ma obowiązku zamieszczania na sporządzonym dokumencie treści pierwotnej (przed zmianą).

Należy wiedzieć, że korekty nie wystawia się, jeśli faktura pierwotna uległa zniszczeniu – w takim przypadku sporządzany jest duplikat.

3. Faktura zaliczkowa

Pobranie zaliczki (a nawet kilku zaliczek) przed wykonaniem usługi bądź dostarczeniem towaru to sposób postępowania praktykowany przez wielu przedsiębiorców. Wynika przede wszystkim z dbałości o zabezpieczenie transakcji, ma także na celu pokrycie związanych z nią kosztów.

Obliguje to również przedsiębiorcę do wystawienia faktury zaliczkowej. W jakim terminie? Dokument wystawia się do 15. dnia miesiąca, po którym otrzymano całość lub część pieniędzy od nabywcy. Przepisy pozwalają także na wystawienie takiej faktury jeszcze przed otrzymaniem zaliczki – jednak nie wcześniej niż na 30 dni przed tym.

Co istotne istnieją pewne transakcje, których nie dokumentuje się fakturami zaliczkowymi. Chodzi tu m.in. o:

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
  • usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne,
  • najem, dzierżawę, leasing bądź też usługi o podobnym charakterze,
  • ochronę osób oraz mienia,
  • stałą obsługę prawną i biurową.

Zachęcamy do wypróbowania bezpłatnego programu do fakturowania – bez żadnych zobowiązań! Więcej informacji o usłudze znajdziecie tutaj.

Wystawiaj faktury VAT za darmo!

  • Estetyczna faktura w wygodnym PDF-ie
  • Zawsze zgodna z prawem, z właściwymi elementami
  • Faktury VAT, korekty, zaliczkowe, proformy!

Załóż konto!