Prowadząc działalność gospodarczą dokonujemy sprzedaży towarów lub usług, którą to czynność musimy dokumentować fakturami VAT jeśli jesteśmy czynnymi płatnikami podatku VAT.

W przeciwnym razie korzystając ze zwolnienia w ramach podatku VAT wystawiamy rachunki VAT. W opracowaniu tym zajmiemy się sytuacją dokumentowania sprzedaży przez czynnego płatnika podatku VAT, czyli wystawiającego faktury VAT.

Zapewne każda osoba rejestrująca działalność gospodarczą szukała lub szuka wzoru faktury VAT w Internecie, czy w wydawnictwach w wersji papierowej. Warto więc uświadomić sobie jakie informacje powinien zawierać wzór prawidłowej faktury VAT.

Informacje zawarte na prawidłowym wzorze faktury VAT

Faktura VAT powinna bezwzględnie zawierać:

• Nazwa „FAKTURA VAT"
• Numer faktury VAT
• imię i nazwisko nabywcy oraz adres
• Nazwę sprzedawcy i adres
• Numer NIP sprzedawcy
• numer NIP nabywcy (nie musimy go wpisywać jeśli wystawiamy fakturę VAT dla osoby prywatnej),
• Datę albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia.
• Numer kolejny faktury i nazwa „FAKTURA VAT"
• Nazwę sprzedawanego towaru lub usługi
• Jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług Cenę jednostkową netto
• Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto – ilość x cena jednostkowa)
• Wysokość stawki podatku VAT
• Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku.
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT.
• Wartość sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie
• Podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Gdzie możemy znaleźć prawidłowy wzór faktury VAT

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Przywykliśmy do myślenia, że w celu wystawienia faktury VAT, musimy zakupić aktualne druczki do wystawiania dokumentów księgowych.

Bardzo długo wśród przedsiębiorców i księgowych dominowało przekonanie, że najlepiej wystawiać faktury według wzoru na papierowych druczkach.

Komputerowa obsługa firm zdominowała jednak i ten zakres czynności księgowych. Na rynku pojawiły się specjalne programy do fakturowania połączone z obsługą magazynową firmy. Przy dobrze wprowadzonych danych firmy i odpowiednich ustawieniach programu użytkownik ma pewność, że pracuje w oparciu o prawidłowy wzór faktury VAT oraz, że wszystkie niezbędne dane zostały uzupełnione a także, że nie popełnił żadnego błędu matematycznego. Osoby poszukujące prawidłowego wzoru faktury VAT mogą skorzystać z wyszukiwarek internetowych i platform księgowych typu Infakt.pl.

Fakturowanie na druczkach i w programach komputerowych

W związku z postępem techniki i popularyzacją komputerów druczki papierowe, służące do ręcznego wystawienia faktur są powoli wycofywane z obiegu. Oczywiście spotykamy je na półkach sklepowych ale praktyka wskazuje, że coraz mniej przedsiębiorców korzysta z tej formy fakturowania. Zazwyczaj ta forma wystawiania faktur VAT dominuje w bardzo małych firmach wystawiających raptem kilka faktur w miesiącu lub też u przedsiębiorców, którzy nie koniecznie lubią korzystać z komputerów.

Na rynku programów komputerowych możemy zapoznać się z całą masą programów służących do wystawiania faktur. Możemy dokonać wyboru poczynając od najtańszych programów w podstawowej wersji często dołączanych do czasopism księgowych czy gazet typu Rzeczpospolita czy Gazeta Wyborcza. Te programy mają swoich zwolenników jednak z reguły są to osoby wystawiający proste faktury VAT w małych ilościach. Problem może się tutaj pojawić w sytuacjach kiedy musimy wystawić fakturę w walucie obcej lub wystawić fakturę korygującą.

Dlatego też większa grupa przedsiębiorców decyduję się na zakup programu z nieco wyższej półki cenowej jednak dostosowanych do szeregu spotykanych zdarzeń gospodarczych. Musimy w tym przypadku zaakceptować sytuację, że to my jako użytkownicy musimy dostosować się do zakupionego programu i sami skonfigurować czy wprowadzić do systemu pewne ustawienia. Bez względu na to, którą formę oprogramowania wybierzemy musimy zakupić program wraz z licencją a następnie zainstalować ja na swoim komputerze. Musimy pamiętać o konieczności dokupowania aktualizacji na wypadek zmian w podatkach, drukach. Niestety polskie realia uczą nas dużej pokory wobec ciągłych zmian w przepisach a nawet praktykujący księgowy może przeoczyć kolejną zmianę formularza.

Nawet podstawowy wzór faktury VAT zawiera informacje, które mogą ulec zmianie. Pamiętamy o ostatniej zmianie stawek podatku VAT na przełomie roku 2010 i 2011.

Faktura on line

Coraz bardziej popularną formą fakturowania jest wystawianie faktur on line. Forma ta nie wiąże się z ponoszeniem wysokich kosztów na zakup programów komputerowych do ewidencji fakturowania oraz nie narzuca jakichkolwiek obwarowań technicznych warunkujących instalację programu. Faktura on-line jest niczym innym jak fakturą wystawioną za pomocą aplikacji internetowej. Jedynym koniecznym warunkiem jest połączenie z Internetem. Oferta portali internetowych świadczących tego typu usługę jest coraz szersza. Na uwagę zasługuje oferta Infakt.pl gdzie w ramach usług fakturowania on-line istnieje możliwość wystawiania różnych rodzajów faktur, takich jak: faktura VAT, pro forma, dowód wewnętrzny, faktura marża, faktura korygująca oraz rachunek zwykły w przypadku osób korzystających ze zwolnienia w ramach podatku VAT.

Wszystkie te dokument są wystawiane w oparciu o aktualne wzory faktur, z aktualnymi stawkami VAT.

Wszystkie faktury i pozostałe dokumenty księgowe można wystawić w sposób prosty, przejrzysty wprowadzając tylko dane informacje w wyszczególnione rubryki. Dla ułatwienia Infakt.pl prezentuje film instruktażowy, który w kilku krokach przeprowadza potencjalnego użytkownika poprzez proces wystawiania faktury VAT. Okazuje się, że raptem w przeciągu bardzo krótkiego czasu możemy wystawić wybrany dokument księgowy, który następnie możemy wydrukować w wersji PDF, przesłać naszemu klientowi w formie mailowej a nawet pocztowej. Wszystkie wystawione dokumenty są zapisywane i przechowywane na serwerach Infakt.pl dzięki czemu wielokrotnie możemy powrócić i przejrzeć naszą historię wystawionych dokumentów.

Propozycja fakturowania on Line jest atrakcyjna z wielu względów:

• Oszczędność pieniędzy – nie musimy kupować tańszych lub droższych programów komputerowych do fakturowania,
• Oszczędność pieniędzy w momencie zmiany przepisów i ukazywania się nowych wersji formularzy podatkowych – nie musimy dokupować aktualizacji, które często w skali roku podwajają koszt zakupu programu komputerowego wraz licencją.
• Szybkość użytkowania – nie tracimy czasu na poznawanie programu, na konfigurację zgodnie z naszymi oczekiwaniami i potrzebami,
• Ułatwienia techniczne – nie jest tajemnicą, że dla wielu osób, które nie są specjalistami w dziedzinie komputerowej instalacja programu komputerowego może stanowić spory problem. W przypadku fakturowania on Line ten etap instalacji, konfiguracji omijamy. Wystarczy połączenie z Internetem.
• Oszczędność czasu – zaledwie w kilku krokach poprzez wpisanie podstawowych danych wystawiamy kolejne faktury VAT i inne dokumenty
• Względy estetyczne – sami możemy decydować o szacie graficznej wystawianych przez nas dokumentów – wybierając z kilu dostępnych szablonów w różnych kolorach.
• Brak barier co do miejsca i czasu wystawienia faktury. Gdziekolwiek jesteśmy – nie posiadając swojego komputera możemy logując się na komputerze kontrahenta, w kawiarence internetowej wystawić fakturę lub inny dokument. Wyjazd wakacyjny nie stanowi już więc przeszkody w wystawianiu faktur jeśli zajdzie taka potrzeba oraz przesłaniu jej kontrahentowi i do biura rachunkowego.
• Zawsze aktualne wzory faktur bez konieczności dokupowania nowych aktualizacji.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania w ten sposób faktur i innych dokumentów księgowych.