8 porad zawodowych księgowych o tym, jak fakturować profesjonalnie


13 grudnia 2020 7 min. czytania

Wystawienie faktury to jedna z kluczowych formalności podczas prowadzenia firmy – w końcu to od faktury zwykle zależy płatność. Jako że fakturowanie jest tak ważne, a towarzyszy polskim firmom od lat, krążą o nim rozmaite niesprawdzone informacje. Sprawdźcie 7 praktycznych porad, które pomogą Wam udoskonalić proces wystawiania faktur.

1. Wystaw fakturę we właściwym terminie

Praca skończona i zaakceptowana – czas wystawić fakturę. Tylko kiedy? Większość przedsiębiorców pewnie robi to natychmiast, chcąc szybko uzyskać zapłatę, ale pośpiech nie zawsze się opłaca. Data wystawienia faktury ma bowiem zasadnicze znacznie dla rozliczenia VAT-u. Nawet jeden dzień może być tutaj kluczowy – przykładowo:

  1. Faktura wystawiona 30 czerwca oznacza konieczność zapłaty VAT-u za czerwiec lub za II kwartał, odpowiednio do 20 i 25 lipca.
  2. Faktura wystawiona 1 lipca oznacza konieczność zapłaty VAT-u za lipiec (do 20 i 25 sierpnia) lub za III kwartał (aż do 20 i 25 października!).

Oczywiście, z czekaniem nie można przesadzić – zarówno ze względu na klienta, jak i z uwagi na przepisy. Jeśli chodzi o przepisy, to jest tutaj kilka opcji, które opisaliśmy w tym poście. Według ogólnej zasady, fakturę wystawia się do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonana została usługa lub dostarczony został towar. Można też wystawić ją do 30 dni przed tym terminem.

Przy okazji, warto pamiętać, że w przeciwieństwie do VAT-u, podatek dochodowy z faktury trzeba rozliczać w okresie przypadającym na datę sprzedaży (lub wykonania usługi / dostarczenia towaru – w zależności od stosowanego nazewnictwa), a nie wystawienia faktury. Tą datą nie można już manewrować, na fakturze powinna być po prostu zgodna z prawdą.

2. Dowiedz się które elementy na fakturze są niezbędne – a które opcjonalne

Przepisy podają ściśle określoną listę elementów bez których faktura nie jest zgodna z prawem. O czym trzeba pamiętać oceniając czy dokument jest OK? Przede wszystkim sprawdź czy na fakturze są:

  • pełne dane obu stron transakcji wraz z numerami NIP (chyba że klientem jest osoba prywatna – wtedy NIP nie jest potrzebny),

Przy okazji upewnij się, że kontrahent istnieje a dane są poprawne. W tym pomaga wyszukiwarka danych firmowych połączona z GUS dostępna w inFakcie.

  • numer faktury oraz data wystawienia i data sprzedaży (dostarczenia towaru lub wykonania usługi), jeśli jest inna niż data wystawienia,
  • nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto, stawka VAT, kwota VAT i cena brutto.

Jak łatwo się zorientować, standardowa faktura zawiera zwykle więcej elementów, niż wymagane. Jest bowiem szereg informacji, których nie trzeba zamieszczać na fakturze, ale można. Co więcej, są zamieszczane tak często, że wręcz mogą się wydawać niezbędne. Chodzi tutaj o:

  • nazwę dokumentu – zwykle „Faktura” lub „Faktura VAT” – faktura jest fakturą nawet wówczas, gdy nie nosi żadnej nazwy,
  • słowa „oryginał” i „kopia” – faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, ale nie powinno się ich opisywać w ten sposób, bo wtedy egzemplarze faktury nie są jednakowe,
  • termin płatności i numer konta – to opcjonalne elementy, ale z wiadomych przyczyn warto zamieszczać je na fakturach,
  • podpisy i pieczątki firmowe – żadne z tych elementów nie są potrzebne.

Zamieszczając na fakturze elementy opcjonalne warto jednak kierować się nie tylko własną wygodą, ale także przyzwyczajeniami klienta (ewentualnie jego działu księgowości). Jeśli np. klient spodziewa się faktury z podpisem to nic nie stoi na przeszkodzie, aby mu taką wręczyć.

3. Dodaj na fakturze link do płatności online

Oto świetna opcja wykorzystania „potęgi” faktur elektronicznych. W mailu z plikiem można jednocześnie zamieścić link do płatności, który przyspieszy i zautomatyzuje wykonanie przelewu. To najlepszy sposób na to, żeby możliwie szybko otrzymać zapłatę.

Taka opcja jest dostępna w narzędzi do fakturowania inFakt.pl dzięki Szybkim Płatnościom. Wystarczy skonfigurować swoje konto podając nr rachunku bankowego na które mają trafić środki od klienta.

4. Wzbogać fakturę graficznie – niech odróżnia się od konkurencji

Ekspert w fakturowaniu nadaje swoim dokumentom niepowtarzalny wygląd pod względem graficznym – przepisy to dopuszczają. Wspomniane rozporządzenie o fakturowaniu nie zamyka bowiem katalogu elementów na fakturze, a zatem można go poszerzać o kolejne (o tym mówi zresztą także pkt. 2).

Ozdobienie faktury grafiką jest stosunkowo łatwe nawet, gdy fakturuje się w Excelu, ale programy do fakturowania to ułatwiają. Dla przykładu w inFakcie w parę kliknięć można wgrać własne logo i ustawić szablon faktury. A jeśli ktoś zna nieco HTML i CSS, w inFakcie może także pokusić się o przygotowanie własnego szablonu zawierającego dodatkowe grafiki. Oczywiście, pole do popisu jest pod tym względem bardzo szerokie.

5. Wyślij fakturę elektronicznie nie pytając klienta o zgodę

Według przepisów o fakturowaniu sprzedawca może wysłać klientowi fakturę w formie elektronicznej (np. e-mailem) nie pytając go o zgodę. Co prawda, przepisy nadal mówią, że „przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy”, ale jak objaśnia fiskus, taki zapis w praktyce oznacza zgodę „domniemaną”.

Akceptację faktury elektronicznej klient może wyrazić w dowolny sposób, np. opłacając fakturę otrzymaną e-mailem. Co za tym idzie, nie ma potrzeby konsultować z klientem formy dostarczanych mu faktur.

6. Nie drukuj faktur elektronicznych

O ile część przedsiębiorców decyduje się na wysyłkę faktur e-mailem, o tyle zapewne sporo z nich wystawione faktury i tak drukuje. Jednak nie ma takiej potrzeby.

Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem o fakturach elektronicznych, tak wystawione dokumenty można przechowywać w dowolny sposób, np. jako pliki elektroniczne.

7. Dowiedz się, kiedy fakturę można anulować, a kiedy trzeba skorygować

Potencjalnie częsta sytuacja jeśli chodzi o fakturowanie polega na tym, że po wystawieniu faktury transakcja nie dochodzi do skutku. W takiej sytuacji są dwie możliwości:

  • jeśli faktura nie została wysłana do klienta, a transakcja nie miała miejsca, fakturę można po prostu usunąć z dokumentacji firmowej (w inFakcie każdą wystawioną fakturę można usunąć),
  • jeśli faktura została wysłana do klienta, a transakcja nie miała miejsca, do faktury wystawia się korektę, na której kwota obniżona jest do zera.

Warto o tym pamiętać, aby nie dokładać sobie pracy korygując niewysłane faktury, a także nie być zaskoczonym, gdy kontrahent przyśle korektę z wartością obniżoną do zera.

8. Poznaj najpopularniejsze typy faktur

Oprócz standardowej faktury VAT (na której skupia się ten artykuł), w trakcie działalności Twojej firmy mogą pojawić się też inne dokumenty. Co powinieneś o nich wiedzieć? Oto garść informacji w telegraficznym skrócie:

    1. Faktura zaliczkowa

Wystawia się ją po otrzymaniu przedpłaty (zaliczki, zadatku). Z faktury zaliczkowej rozlicza się VAT, ale tej faktury nie rozlicza się pod względem podatku dochodowego (dotyczy to zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy).

    1. Faktura marża

Jeśli kupowałeś na Allegro np. smartfon, to istnieje szansa, że znasz takie pojęcie jak faktura marża. Wystawia się ją m.in. dokumentując sprzedaż towarów używanych. Dla nabywcy ważne jest to, że faktura marża nie pozwala odliczyć VAT-u, ale można ją wrzucić w koszty (w kwocie brutto).

    1. Faktura korygująca (inaczej korekta)

Gdy chcesz zmienić jakikolwiek element wystawionej faktury, możesz to zrobić fakturą korygującą. Po wysyłce do nabywcy, postaraj się uzyskać od niego potwierdzenie odbioru.

    1. Faktura proforma

To dokument, który wygląda jak faktura, ale tak naprawdę nią nie jest. Proformy nie księguje się, nie odlicza się z niej VAT-u, nie przekazuje księgowym do rozliczenia. Proforma zwykle po prostu zachęca do płatności i przedstawia jak będzie wyglądała przyszła faktura.

Fakturuj jak ekspert – w inFakt.pl

Na koniec prosta sugestia – zanim wystawisz fakturę w Excelu sprawdź inFakt.pl. To proste narzędzie do fakturowania online, które pozwala np. wysłać fakturę e-mailem prosto z programu. Do trzech faktur w miesiącu można wystawiać zupełnie bez opłat, więc warto przetestować samodzielnie.