Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, w związku z wykonywaną sprzedażą zobowiązani są wystawiać faktury VAT. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Na żądanie tych osób podatnicy są jednak obowiązani do wystawienia faktury.

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest dokumentem wystawianym wyłącznie przez podatników VAT czynnych. Wyjątkowo podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony wystawi fakturę, jeśli dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnik nie jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w tym kraju.

W pozostałych przypadkach podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego, a także podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony, korzystający w tej formie ze zwolnienia podmiotowego po zarejestrowaniu, nie wystawia faktur VAT. W jej miejsce do udokumentowania czynności prowadzonych przez taki podmiot służy rachunek uproszczony.

Na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawić trzeba fakturę tylko w przypadku, gdy sprzedaż dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu lub, gdy jest to tzw. sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju. W innych przypadkach fakturę wystawia się tylko na życzenie tych osób.

Fakturą dokumentować należy zarówno transakcje dostawy towarów, jak i świadczenia usług opodatkowane VAT według stawki podstawowej 23% czy według stawek obniżonych, jak również transakcje, których miejscem świadczenia znajduje się poza terytorium kraju, w związku z czym w Polsce nie podlegają opodatkowaniu. W przypadku dokonywania czynności zwolnionych przedmiotowo z podatku VAT należy wystawić fakturę ze stawką VAT zwolnioną (ZW). Oczywiście zasady stosowania odpowiedniej stawki VAT na fakturze regulują poszczególne przepisy ustawy o podatku VAT.

Szczególnymi rodzajami faktur są: faktury VAT-marża, wystawiane w przypadku dostawy części towarów używanych lub dzieł sztuki, faktury zaliczkowe, dokumentujące przedpłaty i zaliczki na rzecz czynności prowadzonych po uzyskaniu płatności, faktury wewnętrzne, związane z transakcjami opodatkowanymi u nabywcy, importem usług, dostawą towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, czy też nieodpłatnym świadczeniem usług i nieodpłatną dostawą towarów, czy faktury wystawiane przez małych podatników (faktury VAT-MP).

Dane konieczne na fakturze VAT

Podstawowe dane, które muszą być zawarte na fakturze, to m.in.:

• informacje o dokonanej sprzedaży (o rodzaju towaru lub usługi, której FV dotyczy),
• data dokonania sprzedaży,
• cena jednostkowa bez podatku (cena netto),
• podstawa opodatkowania,
• stawka podatku
• kwota podatku,
• kwota należności oraz
• dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest jednak wymagane, jeżeli wartość sprzedaży opodatkowanej dla danej stawki podatku (np. dla stawki 23%) wraz z podatkiem, czyli w kwocie brutto, jest niższa od 7,38 zł.

Różnorodność transakcji, dokumentowanych fakturami sprawia, że dane te są modyfikowane, czasami uzupełniane, a czasami ograniczane. Stąd też:

• faktura powinna zawsze zawierać indywidualny numer, przez który rozumie się kolejną liczbę całkowitą; dopuszczalne jest łączenie oznaczeń liczbowych i literowych, niemniej elementy literowe stosuje się z reguły celem oznaczenia zakładu lub serii faktury; nie powinny one wpływać na kolejność faktur i powodować podejrzenia, że następuje uzupełnienie numeracji (np. dopuszczalne jest stosowanie oznaczeń literowych dla poszczególnych zakładów: 1/A/2011, 2/A/2011....1/B/2011, 2/B/2011),
• oprócz daty sprzedaży należy na fakturze podać dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym (np. usługi wykonywane w cyklach, na podstawie abonamentu, sprzedaż w ramach umów kontraktacji, rozliczana okresowo) podatnik może podać na fakturze jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
• stosowanie wielu pozycji na jednej fakturze powoduje, że należy podawać nie tylko jedną podstawę opodatkowania czy kwotę podatku, ale również: cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku dla każdego towaru lub usługi, sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
• faktury muszą zawierać numer NIP kontrahenta, a w przypadku większości transakcji wewnątrzwspólnotowych – numer NIP-UE nabywcy i dostawcy; numeru nie trzeba podawać przy fakturach wystawianych na rzecz osób fizycznych w zakresie nie związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych,
• faktury dokumentujące czynności opodatkowane stawką zwolnioną (na podstawie przepisów 43 lub 85 ustawy o VAT) zawierają symbol towaru lub usługi wydane na podstawie klasyfikacji PKWiU 2008, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub też przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie,
• faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Fakturę wystawia się zawsze w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przekazuje się kontrahentowi, a kopię pozostawia dla celów własnej księgowości. Wyjątkowo w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, wystawia się fakturę w trzech egzemplarzach; oryginał faktury jest wydawany nabywcy; jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o podatku VAT.

Wzór faktury

Przepisy nie wskazują wzoru faktury, który byłby stosowany w obrocie gospodarczym. Stąd każdy przedsiębiorca może posługiwać się inaczej wyglądającym dokumentem oznaczonym jako „faktura VAT”. Dokument taki, jeżeli ma być uznany za fakturę, musi posiadać wszystkie wymagane prawem elementy. Niespełnienie tego warunku powoduje, że nie można go traktować jako faktury I odliczyć podatku. W praktyce dopuszcza się pewne braki nieistotne, które mogą pozostawać na dokumencie nie zmieniając jego charakteru, jak również braki, które mogą być poprawione za pomocą wystawienia faktury korygującej.

Każdy stosowany na rynku wzór faktury powinien być na początku skontrolowany przez przedsiębiorcę, pod względem zawartości wszystkich elementów istotnych.

Format Xls, czyli czy istnieją problemy z fakturami w excelu

Szablon faktur w excelu nie jest w pełni dostosowany do wystawiania dokumentów. Każda kolejna faktura musi być czyszczona z dotychczasowych danych, a nowe dane – uzupełniane. Problem w tym, że wykonując tę czynność bardzo łatwo zapomnieć o wymazaniu jakiejś informacji z poprzednio wystawianej faktury, pozostawić ten sam numer albo wpisać numer niewłaściwy. Bardzo częstym błędem jest również wpisanie nowej stawki netto na fakturze bez zmiany stawki VAT.

Faktura w formacie xls nie pozwala również na automatykę czynności, czyli ustalenie bazy danych, których wprowadzenie do dokumentu związane byłoby wyłącznie z pobraniem tych informacji ze stworzonej bazy (np. bazy adresów kontrahentów).

Faktura w excelu jest aktualna tylko na dzień jej utworzenia. W razie zmiany przepisów, konieczne będzie zatem pobranie kolejnego jej wzoru, kolejnej wersji dokumentu. Przy częstych zmianach w podatku VAT spowodować może to zwielokrotnienie kosztów aktualizacji wersji.

Dlaczego warto skorzystać z faktur infakt

Aplikacja infakt automatycznie numeruje faktury VAT, eliminując tym samym ryzyko pomyłki.

Program posiada bazę adresatów, stąd możliwe jest szybkie wprowadzanie tych danych do treści faktury. Nie trzeba za każdym razem wpisywać tych samych danych kontrahenta na kolejnym dokumencie wystawianym na jego rzecz.

Aplikacja aktualizowana jest online, zmiana stawek VAT lub nowe zasady wystawiania są automatycznie wprowadzane do programu. Przedsiębiorca nie musi zatem znać przepisów i śledzić ich nowelizacji.

Faktura infakt posiada pozycję: zapłacona lub niezapłacona. Możliwe jest ujęcie w treści faktury sposobu płatności – gotówka, przelew, kompensata. Ułatwia to księgowe rozliczenie takiej faktury, doprecyzowanie stanu kasy oraz konieczności dochodzenia roszczeń od nierzetelnych klientów.

Szata graficzna generowanego dokumentu pozwala na to, by oryginał, przekazywany kontrahentowi odróżniał się od faktur innych przedsiębiorców, a w konsekwencji stanowił dodatkowo formę reklamy i utrwalania dobrego wizerunku przedsiębiorcy korzystającego z faktur Infakt.

Zobacz profesjonalny wzór faktury w inFakt.pl

Prosto szybko i za darmo!

Podaj adres e-mail i hasło

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Zobacz wzór faktury