Prowadzenie działalności gospodarczej jako czynny podatnik VAT wiąże się z obowiązkiem wystawiania faktur VAT. Jest to czynność obligatoryjna, której niedopełnienie może wiązać się z nałożeniem kary grzywny.

Dla większości przedsiębiorców jest to nieprzyjemna konieczność, starają się więc minimalizować swój czas i nakłady finansowe na tę czynność. Większość z nich nie jest zainteresowana wydawaniem pieniędzy na rozbudowane programy do wystawiania faktur w darmowych edytorach tekstowych.

Sporządzając fakturę VAT należy pamiętać, by zawierała one niezbędne dane narzucone przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z rozporządzeniem tym faktura powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży również datę sprzedaży;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
•  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Jeżeli ww. dane są zachowane, faktura wystawiona za pomocą edytora tekstowego będzie dokumentem ważnym i prawidłowym. Prawidłowym jednak pod warunkiem nie popełnienia błędów przy jej sporządzaniu, a niestety wystawiając faktury w edytorach tekstowych przedsiębiorcy popełniają mnóstwo pomyłek. Ta forma sporządzania dokumentów ma jednak również zalety. Zaliczyć do nich można:

• bezpłatną formę,
• dowolność w wyborze jej wyglądu, czcionki, rozkładu treści,
• możliwość wprowadzenia logo firmy,
• możliwość wprowadzenia nietypowych elementów.

Popularność tej formy związana jest z wygodą, łatwością obsługi i nie ponoszeniem żadnych nakładów finansowych na programy do tego przystosowane. W praktyce niestety rzadko kiedy jest to niezawodny sposób na szybkie i prawidłowe wystawienie faktury. Związane jest to z tym, że przy tej formie wystawiania dokumentów popełnia się wiele błędów, co wiąże się wówczas z koniecznością dokonania poprawek, które zajmują cenny czas przedsiębiorcy. Najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu faktury VAT w edytorze tekstowym:

• błędna numeracja faktur – pomijanie bądź powielanie danego numeru,
• brak chronologii – wystawianie faktur z numerem wyższym a datą wcześniejszą w stosunku do poprzedniej faktury,
• błędy rachunkowe związane z koniecznością samodzielnego przeliczania wartości,
• konieczność każdorazowego wpisania danych kontrahenta,
• błędy w numerach NIP odbiorców, ze względu na brak możliwości ich weryfikacji,
• częste zapominanie o poprawieniu kwoty należności słownie i pozostawianie treści z poprzedniej faktury.

Alternatywnym rozwiązaniem staje się wystawianie faktur w platformach, które oferują tego typu usługi. Korzystanie z platformy Infakt.pl pozwala nam wystawić faktury w każdym momencie połączenia z internetem bez konieczności instalacji specjalistycznych programów. Do zalet fakturowania za pomocą Infakt zaliczyć można:

• zachowanie ciągłości numeracji,
• możliwość stworzenia bazy kontrahentów,
• weryfikacja numerów identyfikacji podatkowej,
• możliwość tworzenia bazy produktów i usług,
• oszczędność czasu – po wyborze z bazy kontrahenta i produktu oraz uzupełnieniu ceny i day generujemy gotowy dokument do przekazania klientowi,
• nieograniczone możliwości wystawiania faktury VAT bez względu na miejsce – wystarczy połączenie z internetem.

Dodając nową fakturę w aplikacji Infakt.pl wystarczy kilka kroków, aby wystawić prawidłową, zgodną z przepisami fakturę VAT:

• wybór format numeracji daty według potrzeb (m.in. numeracja ciągła w rach miesiąca, bądź roku),
• wprowadzenie danych / wybór kontrahenta (aplikacja przechowuje bazę wszystkich odbiorców),
• uzupełnienie danych odnośnie produktu bądź usługi – Infakt.pl umożliwia stworzenie bazy produktów czy usług,
• wprowadzenie terminu płatności wymaganego od danego kontrahenta,
• uzupełnienie ewentualnych dodatkowych uwag oraz danych sprzedawcy i odbiorcy.

po wprowadzeniu których generujemy fakturę VAT:

Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania nie tylko faktury VAT, ale też innych dokumentów księgowych.