Jeśli zwrot ten jest obowiązkowy, a więc pracodawca musi zwrócić pracownikowi te pieniądze, wówczas nie jest to traktowane jako przychód pracownika. Wówczas to pracodawca może się rozliczać w formie ryczałtu lub od przejechanego kilometra. Wówczas pieniądze te nie są obciążone składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Kwotę jaką pracodawca musi zwrócić pracownikowi określają  Ustawy i Rozporządzenia. Pracownik w takiej sytuacji musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych i musi być to także potwierdzone przez pracodawcę. W oświadczeniu tym należy uwzględnić dokładne dane pojazdu, w jakim okresie pracownik korzystał z samochodu itp. Oświadczenie to składa co miesiąc przy okazji rozliczania kosztów.  Zwrot kosztów przysługuje pracownikowi także w sytuacji, gdy ten posługuje się samochodem prywatnym podczas delegacji, o ile oczywiście pracodawca wyraził na to zgodę. Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty dojazdu do pracy, to wówczas jest to traktowane jako przychód pracownika ze stosunku pracy od którego należy odprowadzić należny podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego. Wszystko to jest uwzględnione w PIT 11.