Każdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną zobligowany jest, by złożyć wniosek o wpis do CEIDG, czyli elektronicznej ewidencji przedsiębiorców. Nie jest jednak tak, że informacje wprowadza się do niej tylko jeden raz – przy zakładaniu firmy. Ewidencja wymaga bowiem bieżącej aktualizacji danych. Oto 10 przykładów, kiedy przedsiębiorca ma obowiązek zmiany wpisu do CEIDG.

Aktualizując informację o firmie jej właściciel musi użyć do tego celu formularza CEIDG-1. Nie trzeba jednak uzupełniać go w całości. Standardowo konieczne jest wpisanie danych dotyczących: numeru PESEL, NIP-u, REGON-u, imienia i nazwiska przedsiębiorcy, daty urodzenia, nazwy skróconej firmy oraz oświadczenia dot. składania fałszywych zeznań. Poza tym przedsiębiorca wypełnia tylko część, która uległa zmianie. Wszelkie zmiany należy wprowadzić w terminie do 7 dni od momentu ich powstania.

Jeśli przedsiębiorca złoży formularz to o aktualizacji dowiedzą się również inne organy: urząd skarbowy, GUS, a także ZUS. Zmiana informacji o firmie jest bezpłatna. Przedstawiamy listę 10 sytuacji, w których przedsiębiorca zobligowany jest zaktualizować dane swojej firmy.

1. Zmiana lub rozszerzenie charakteru działalności

Wybór profilu działalności jest jedną z kluczowych decyzji podejmowanych przy zakładaniu działalności. Wiąże się to ze wpisaniem do CEIDG odpowiednich kodów PKD. Cóż to takiego? Otóż Polska Klasyfikacja Działalności jest katalogiem rodzajów działalności, które może prowadzić przedsiębiorca.

Odpowiedniego wpisu należy dokonać za pomocą formularza CEIDG-1. W praktyce sprowadza się to do wpisania 5-znakowego symbolu określanego jako kod PKD. Możliwe jest podanie dowolnej ilości kodów PKD powiązanych z daną firmą.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na poszerzenie obszaru działalności zobligowany jest do aktualizacji kodów PKD. W takim przypadku, wpis do CEIDG trzeba zaktualizować przed uzyskaniem przychodu z zakresu, którego dotyczy nowy kod PKD.

2. Zmiana siedziby firmy

Wpis do CEIDG wymaga podania zarówno głównego adresu firmy, jak i dodatkowych adresów prowadzenia działalności, a także adresu zamieszkania. W przypadku gdyby któryś z nich uległ zmianie ze względu np. na przeprowadzkę konieczne jest złożenie odpowiednio wypełnionego formularza CEIDG-1.

Dodatkowe obowiązki mogą czekać przedsiębiorcę jeśli zmienia się miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Jest tak w przypadku, gdy zmiana głównego adresu sprawia, że zmienia się również urząd skarbowy. Taką informację trzeba zaktualizować formularzem VAT-R (o ile jest się VAT-owcem).

3. Zmiana okresów rozliczeniowych podatku dochodowego

Większość przedsiębiorców ma wybór i może zdecydować czy rozliczać podatek dochodowy co miesiąc czy co kwartał. Taką informację podaje się w CEIDG-1 w punkcie 19. Co jednak w sytuacji, gdy właściciel firmy zdecyduje się na zmianę okresu rozliczeniowego? Oczywiście musi zaktualizować CEIDG. Należy jednak pamiętać, że zmiany okresów za które rozliczany jest podatek dochodowy można dokonać tylko raz w roku – do 20 lutego.

4. Zawieszenie działalności

Zawieszenie działalności to opcja dostępna jedynie dla firm, które nie zatrudniają pracowników w oparciu o umowę o pracę. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na taki krok ponieważ np. ma problemy finansowe, również zobligowany jest do złożenia odpowiednio wypełnionego formularza CEIDG-1.

Należy w nim podać nie tylko datę, od której następuje zawieszenie działalności, ale również przewidywany moment jej wznowienia. Trzeba również pamiętać, żeby wpisywana data zawieszenia nie była wcześniejsza niż dzień złożenia formularza. Zgodnie z przepisami działalność można zawiesić minimalnie na okres 30 dni, zaś maksymalnie na 24 miesiące.

5. Zmiana nazwy firmy

Nazwa firmy to jeden z istotniejszych elementów, jakie podaje się przy rejestracji działalności, ponieważ pojawia się na dokumentach firmowych, w tym na fakturach. W świetle przepisów nazwę firmy stanowi imię i nazwisko jej właściciela. Oprócz tego można w niej zawrzeć także dodatkowe określenia – słowa lub znaki.

Nie jest przy tym istotne w jakiej kolejności zostaną zapisane przy wypełnianiu CEIDG-1. Należy jednak pamiętać, by konkretnego zapisu trzymać się później na fakturach i sporządzanej dokumentacji. Jeśli nazwisko ulega zmianie np. ze względu na zmianę stanu cywilnego konieczne jest jego wprowadzenie na nowo do ewidencji.

6. Informacja o małżeńskiej wspólności majątkowej

Podczas wypełniania wniosku o wpis do CEIDG nie można pominąć pola „informacja o małżeńskiej wspólności majątkowej”. W sytuacji, kiedy takie informacje ulegają zmianie należy uaktualnić CEIDG. Może to być konieczne jeśli np. jeśli osoba będąca właścicielem firmy zmienia stan cywilny bądź gdy zmianie uległy wcześniejsze decyzje dotyczące stosunków majątkowych.

7. Zmiana biura rachunkowego

Możliwość zmiany biura rachunkowego istnieje w dowolnym momencie prowadzenia działalności. Koniecznie należy jednak zwrócić uwagę na to, żeby dokonać tego po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji i opłaceniu wyliczonych podatków.

Decydując się na zmianę biura rachunkowego przedsiębiorca powinien podać w CEIDG nazwę podmiotu prowadzącego księgowość jego firmy. Identycznie należy postąpić, jeżeli wraz ze zmianą biura zmienia się też miejsce przechowywania dokumentacji księgowej.

8. Zmiana formy opodatkowania

Ryczałt od przychodów, karta podatkowa, zasady ogólne oraz podatek liniowy – to cztery formy opodatkowania, z których mogą korzystać polscy przedsiębiorcy. Przy czym dwie pierwsze formy dostępne są tylko dla firm prowadzących określony rodzaj działalności (wymienione w ustawie), zaś podatek liniowy także ma pewne ograniczenie.

Zmiany formy opodatkowania można dokonać zazwyczaj tylko raz do roku – do 20 stycznia. Istnieje od tego jeden wyjątek. Otóż w ciągu roku możliwe jest przejście z ryczałtu na zasady ogólne. Żadnej dowolności nie ma w kontekście aktualizacji CEIDG – tego obowiązku należy dopełnić w każdym przypadku zmiany formy opodatkowania.

9. Przejście na księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe to rozwiązanie przeznaczone w głównej mierze dla dużych firm. Taki obowiązek odgórnie dotyczy kapitałowych spółek prawa handlowego (spółek akcyjnych i z o.o.) oraz spółek osobowych prawa handlowego (komandytowych i komandytowo-akcyjnych).

Do przejścia z KPiR na księgi rachunkowe zobligowane są także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w przypadku, gdy ich przychody za poprzedni rok przekroczyły 1,2 mln euro.

Na taki krok przedsiębiorca może zdecydować się również dobrowolnie choćby nie przekroczył wspomnianego limitu. Pociąga to za sobą konieczność aktualizacji CEIDG-1 w punkcie 20. W takiej sytuacji jako „rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej” trzeba zaznaczyć „księgi rachunkowe”.

10. Zmiana numeru rachunku bankowego

Wypełniając CEIDG-1 należy podać wszystkie rachunki bankowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca musi uzupełnić następujące dane:

  • kraj siedziby banku,
  • pełną nazwę banku (oddziału),
  • nazwę posiadacza rachunku,
  • numer rachunku.

Zgodnie z przepisami można podać tylko taki rachunek, którego jest się właścicielem lub współwłaścicielem. Podanych rachunków może być dowolna liczba. W przypadku zmiany rachunku bankowego lub otworzenia nowego konta firmowego aktualizacji należy dokonać w pozycji 28 formularze CEIDG-1.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto<span