Zdarza się, że wybór biura rachunkowego na początku działalności jest trochę przypadkowy. Może się wydawać, że księgowość oferowana przez większość biur jest do siebie podobna, ale nie do końca tak jest. Pojawiające się różnice między ofertami są często bardzo istotne i warto je wziąć pod uwagę dokonując wyboru biura lub jego zmiany.

Księgowością można określić ogół formalności w firmie związanych z obowiązkami na rzecz państwa. Najważniejszy z nich jest prosty – opłacanie podatków w odpowiedniej wysokości. A oprócz niego jest też szereg innych, jak prowadzenie rozmaitych ewidencji, gromadzenie dokumentacji, składanie deklaracji, itp.

Można tego dokonywać samemu lub zlecić. W tym drugim przypadku, korzysta się z usług firm księgowych, czyli biur rachunkowych.

Jako że nie każdy wie, co obecnie biura rachunkowe mogą oferować, nie zawsze łatwo jest domyślić się, że czas na zmianę. Kiedy warto podjąć taką decyzję? Oto 5 prostych powodów:

1. Masz wątpliwości co do poprawności rozliczeń

To najpoważniejszy problem. Jeśli znasz zasady wyliczania podatku dochodowego, a obliczenia podawane Ci przez księgowych nie pokrywają się z nimi, może to być spory problem. Podobnie jest w przypadku, gdy wątpliwości wzbudza VAT.

Podejrzanie niskie (lub wysokie) kwoty podatków to z pewnością największy problem, jaki może się wiązać ze świadczoną usługą. Może np. wynikać z tego, że nie wszystkie przychody lub koszty są rozliczane.

Oczywiście, aby stwierdzić, czy rozliczenia są poprawne, trzeba je przejrzeć, a żeby była taka opcja – trzeba mieć do nich dostęp. No i tutaj wchodzi w grę drugi powód.

2. Biuro nie daje stałego dostępu do dokumentacji i stanu finansów

Biuro rachunkowe jak najbardziej może udostępnić przedsiębiorcy stały dostęp do stanu finansów jego firmy, w tym kwot przychodów i kosztów. Chodzi tutaj o opcje:

  • drukowania KPiR (potrzebne np. aby uzyskać kredyt) i rejestrów VAT,
  • sprawdzania kwot osiąganych przychodów i wydatków (analiza finansów),
  • numerów kont urzędów i ZUS-u do przelewów (wygoda),
  • czy pobierania skanów faktur kosztowych (np. oddanie sprzętu na gwarancję).

Zapewne większość biur daje takie dane, jeśli napisać do księgowych e-maila, ale zdecydowana mniejszość daje do nich wygodny, stały dostęp. A to przydatna rzecz.

Uwaga: Są już na polskim rynku firmy księgowe, które nie tylko udostępniają kwoty podatków zapłaty, ale dają jednocześnie dostęp do szybkich płatności. Wówczas podatki można zapłacić przelewem internetowym – tak samo, jak np. w sklepie internetowym.

3. Biuro wymaga osobistych wizyt w celu dostarczenia dokumentów

Takich biur jest zapewne coraz mniej, skoro nawet fiskus przyjmuje skany dokumentów w trakcie kontroli, ale są. Jeśli Twoje biuro wymaga osobistych wizyt w celu dostarczenia faktur kosztowych i przychodowych, to warto wiedzieć, że… robi to bez potrzeby.

Faktury można przechowywać w formie elektronicznej, także jeśli zostały wystawione na papierze. Wtedy wystarczy je zeskanować. Nie ma więc powodu wymagać od przedsiębiorcy dostarczania papierowych wersji dokumentów kosztowych, zwłaszcza przez dostarczenie ich osobiście.

4. Księgowi odpowiadają na e-maile z opóźnieniem, lakonicznie i niezrozumiale

Jako że świat nowych technologii nieustannie prze naprzód, księgowi nie mogą pozostawać za nim w tyle. Jeśli stwierdzasz, że jednak pozostają w tyle, to warto rozważyć zmianę biura rachunkowego.

Ot, choćby gdy nie bardzo wiedzą co to jest AdWords i PayPal, jak rozliczyć reklamy na Facebooku, czym są bitcoiny, jak zatrudnić freelancera spoza Polski, czy zapisać w kosztach zagraniczną usługę. Cóż, bez wiedzy jak rozliczyć takie zagadnienia trudno jest obecnie prowadzić nowoczesną firmę.

Druga kwestia dotyczy czasu wsparcia. Jako że przedsiębiorcy pracują zwykle w godzinach biurowych, formalnościami swojej firmy często zajmują się „po godzinach”, czyli po 17. Jeśli biuro po tej godzinie nie jest już dostępne, tzn. telefonów nikt nie odbiera i na e-maile nie ma odpowiedzi, to także można rozważyć jego zmianę.

5. Księgowi nie pomagają z własnej inicjatywy

Ostatnia kwestia, na którą warto zwrócić uwagę dotyczy gotowości do dzielenia się wiedzą. Księgowi znają przepisy w tak dużym stopniu, w jakim Ty ich poznać raczej nie możesz, bo brakuje na to czasu. Trudno bowiem pogodzić brnięcie przez paragrafy i ustępy rozporządzeń z działaniami marketingowymi i wykonywaniem zleceń. Co za tym idzie, czasami trudno nawet zadawać swoim księgowym pytania, gdyż nie zawsze wiadomo… o co pytać.

Ot i właśnie dlatego księgowi powinni dzielić się wiedzą z własnej inicjatywy. W końcu znają nie tylko przepisy, ale także realia danej firmy, za której księgowość odpowiadają. Warto zadać sobie pytanie, czy faktycznie to robią.

Jeśli masz więcej niż 1 powód do zmiany – co dalej?

Rozglądanie się za nowym biurem rachunkowym rozpocznij od zorientowania się w ofertach i wiarygodnych opiniach. To zadanie ułatwi darmowa wyszukiwarka. Powodzenia!