Kontrola – to słowo może zelektryzować każdego przedsiębiorcę począwszy od programisty-freelancera, skończywszy na prezesie spółki giełdowej. Jako że Biuro Rachunkowe inFakt oferuje księgowość opartą na kontakcie zdalnym, możecie zastanawiać się jak wyglądają kontrole u naszych klientów. Czy w trakcie kontroli mają też święty spokój?

Oczywiście, że tak. Kontrole odbywają się bez angażowania przedsiębiorców. Są w pełni obsługiwane przez księgowych – o ile tylko to możliwe. A tak jest w większości przypadków.

Kontrola to nic strasznego. Przyjrzyjmy się zatem jak może ona wyglądać w małej firmie.

Komu może zdarzyć się kontrola podatkowa?

Cóż, odpowiedź może Wam się nie spodobać – każdemu.

Wielkość firmy może tutaj nie mieć znaczenia. Oczywiście, dla niektórych firm ryzyko jest większe.

Na kontrole szczególnie narażone są firmy, które:

  • wnioskują o zwroty VAT,
  • generują wysokie przychody i jednocześnie wysokie koszty,
  • przynoszą regularne straty,
  • wielokrotnie składają korekty deklaracji VAT i zeznań rocznych PIT,
  • dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Warto tutaj rozróżnić standardową kontrolę podatkową od czynności sprawdzających i kontroli krzyżowej. Otóż czynności sprawdzające i kontrola krzyżowa polegają zwykle na przekazaniu znacznie mniejszej liczby dokumentów ściśle związanych ze sprawą, którą bada fiskus.

Np. firma wnioskuje o zwrot VAT-u w kwocie 5000 zł. To duża suma, dlatego fiskus zapewne zechce zobaczyć podstawę do takiego zwrotu – czyli faktury. Z kolei kontrola krzyżowa, to sprawdzanie kontrahentów firmy kontrolowanej – w jej trakcie fiskus sprawdza, czy dokumenty u jednej firmy pokrywają się z dokumentami u drugiej.

Kontrole w najmniejszych firmach. Czego można się spodziewać?

W dużych firmach (zwłaszcza w spółkach kapitałowych) można się spodziewać, że kontrola odbędzie się w siedzibie, tzn. kontrolerzy przyjdą do firmy, zażyczą sobie przygotowania stanowisk, dokumentów i spędzą w niej określony czas, aby sprawdzić, co potrzeba.

Czy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmę w mieszkaniu, w biurze wirtualnym lub coworkingowym także może spodziewać się kontroli w miejscu siedziby? Teoretycznie jest to możliwe, ale zdarza się niezwykle rzadko.

W małych firmach kontrole najczęściej polegają na przekazaniu wymaganych dokumentów do urzędu skarbowego. Np. jeśli kontrola dotyczy podatku dochodowego, niezbędne mogą być wydruki z KPiR i dokumenty, na których oparte są poszczególne wpisy w księdze (zwykle faktury). Dokumenty są albo przesyłane do urzędu skarbowego, albo dostarczane osobiście. Zależy to już od decyzji konkretnego urzędnika.

Przy czym wezwania do osobistego stawienia się w urzędzie zdarzają się bardzo rzadko. Najczęściej wysyłka dokumentów to wszystko, czego urzędnicy oczekują.

Jak wygląda kontrola klienta księgowości w inFakcie?

Większość osób prowadzących firmy zapewne nie ma jeszcze za sobą żadnej kontroli, dlatego może nie wiedzieć, jak ona wygląda. Zatem wyjaśnijmy.

Sama informacja o zamiarze skontrolowania firmy na pewno trafi do podatnika. Ale księgowi także są o tym informowani. Chodzi o to, że urząd skarbowy wie, że inFakt prowadzi księgowość danej firmy (ta informacja figuruje w CEIDG), dlatego informację o kontroli kieruje zarówno do podatnika, jak i do księgowych.

Następnie księgowi inFaktu wykonują te czynności, których zażyczą sobie urzędnicy. Są tutaj dwie możliwości.

1. Kontrola polegająca na wysyłce dokumentów.

Gdy fiskus wymaga dostarczenia dokumentów (np. faktur, wydruków z KPiR), inFakt proponuje, że prześle ich skany e-mailem. W większości przypadków urzędnicy nie mają nic przeciwko. Wtedy klient inFaktu nie musi nic robić – informujemy go tylko o tym, jaki jest status sprawy.

Może jednak się zdarzyć, że fiskus wymaga przesłania oryginałów dokumentów, które w przypadku naszej księgowości przechowuje przedsiębiorca. W takiej sytuacji księgowy inFaktu prosi klienta o przygotowanie dokumentów (zwykle chodzi o faktury i rachunki), po które przyjeżdża kurier i przywozi je do inFaktu. Tam są sprawdzane i następnie wysyłane do fiskusa. Po załatwieniu sprawy, dokumenty są odsyłane z powrotem do przedsiębiorcy.

2. Kontrola przez osobistą wizytę w urzędzie.

Może także zdarzyć się, że urząd skarbowy zażyczy sobie osobistej wizyty przedsiębiorcy w urzędzie. W takiej sytuacji, księgowy inFaktu przyjeżdża do danego urzędu skarbowego wraz z wymaganymi dokumentami (lub informuje przedsiębiorcę które z dokumentów musi przywieźć) i pomaga przedsiębiorcy w trakcie kontroli.

Osobista wizyta w urzędzie skarbowym

O ile jednak takie kontrole były częste w przeszłości, o tyle teraz zdarzają się sporadycznie. Wbrew pozorom, urzędnicy nie mają na celu utrudniania życia ani sobie, ani przedsiębiorcom.

Na koniec kontroli lub czynności sprawdzających, podatnik musi pojawić się w urzędzie, aby podpisać protokół. Wtedy też odpowiada ewentualnie na ostatnie pytania urzędników, ale – na szczęście – te pytania są znane księgowej, więc może ona klienta odpowiednio do nich przygotować. Krótko mówiąc – nie ma się czego obawiać :)

Chcesz mieć porządek w dokumentach księgowych?

  • Przetestuj inFakt za darmo, także w wersji mobilnej. Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę.

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.