Prowadzenie firmy to wiele obowiązków, których wolelibyśmy uniknąć. Np. związanych z urządzeniem biura bądź jego obsługą. Jeśli nie potrzebujemy własnego lokalu, by spotkać się z klientem to może po prostu niczego nie wynajmować? Pewne administracyjne kwestie może załatwić za nas tzw. wirtualne biuro. My będziemy mogli skupić się na pozyskiwaniu nowych kontraktów.

Wyjaśniamy na czym polega jego koncepcja i dla kogo ma ona w ogóle sens.

Firma we własnym mieszkaniu to mniejsze koszty

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej często wystarczy własne mieszkanie, telefon, komputer i drukarka. A także adres. Może być Twój własny (o ile nie potrzebujesz konkretnej przestrzeni biurowej czy sporej ilości miejsca na przechowywanie towaru). Decydując się na taki krok odpadają Ci koszty wynajmu czy to biura czy magazynu (czasami obu jednocześnie), a część opłat za mieszkanie, które i tak ponosisz staną się kosztami uzyskania przychodu.

Pamiętaj jednak, że kiedy zgłaszasz adres do CEIDG – a masz taki obowiązek – jesteś również zobowiązany posiadać do niego prawny tytuł, który pozwala Ci na prowadzenie w nim firmy. W przypadku, gdy lokal wynajmujesz, zgodę na taką działalność musi wyrazić jego właściciel.

Z kolei w sytuacji, kiedy przedsiębiorca prowadzi działalność w mieszkaniu, którego sam jest właścicielem, powinien przed rozpoczęciem rozliczania jego kosztów zgłosić ten fakt do urzędu miasta. Taki lokal opodatkowany jest bowiem wyższym podatkiem od nieruchomości choć tylko w części służącej potrzebom firmy.

Co to jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to koncepcja, która w ostatnim czasie bardzo zyskała na popularności (wystarczy wpisać odpowiednią fazę w google, by się o tym przekonać). Ta nazwa może być jednak myląca. Tak naprawdę bowiem wirtualnym biurem jest realnie istniejąca firma, która udostępnia adres potrzebny do rejestracji działalności i do korespondencji. Oczywiście za odpowiednią opłatą (stawki zaczynają się tu zazwyczaj od kilkudziesięciu złotych miesięcznie w górę).

Cena może być wyższa jeśli przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z dodatkowych usług: pokoju biznesowego przeznaczonego do spotkań z klientami (jeśli zaistnieje taka konieczność), wsparcia informatycznego, pakietu usług biurowych, itp. Tym samym mamy możliwość przekazania właściwie całej administracji w ręce specjalistycznej firmy.

Firma w wirtualnym biurze to prywatność i prestiżowy adres

Z oferty wirtualnego biura możesz skorzystać, kiedy nie zechcesz prowadzić działalności pod adresem domowy choćby dlatego, że:

  • nie zamierzasz go ujawniać, bo cenisz swoją prywatność i nie chcesz łączyć tej sfery z pracą,
  • nie posiadasz własnego lokalu (nie potrzebujesz go wynajmować albo po prostu nie masz na to pieniędzy – a właściciel Twojego mieszkania nie zgadza się na rejestrację w nim firmy),
  • masz powody, dla których wolisz zarejestrować działalność w innej miejscowości (np. stwierdzisz, że będzie Ci łatwiej zdobyć środki na jej finansowanie),
  • zależy Ci na poprawie wizerunku firmy i potrzebujesz do tego prestiżowego adresu (np. w centrum dużego miasta),
  • nie chcesz żeby urzędnicy odwiedzali Cię w domu.

Takie rozwiązanie powinno również zainteresować przedsiębiorców, którzy na prowadzenie własnego lokalu nie mają po prostu ochoty bądź czasu (wolą go poświęcić na rozwijanie firmy). Pracownicy wirtualnego biura odbiorą za nich wszystkie przesyłki, co pozwoli do minimum ograniczyć wizyty na poczcie.

Szczególnie przydaje się to, gdy Twój zawód wiąże się choćby z częstymi wyjazdami. Możemy również rozliczać całość kosztów związanych z takim biurem, nie musimy bawić się w wyznaczanie pokoju, obliczanie powierzchni, dzielenie faktur (z taką sytuacją mamy do czynienia kiedy rejestrujemy firmę pod naszym prywatnym adresem).

I jeszcze jeden argument zapewne bardzo istotny dla przedsiębiorców, którzy choć ich praca tego nie wymaga, lubią mieć kontakt z innymi ludźmi. Odwiedzając firmę prowadzącą ich wirtualne biuro maja oni taką możliwość (istnieje nawet szansa, że przy okazji takiej wizyty poznają potencjalnych klientów).

Podobnie sprawa wygląda w odniesieniu do coworkingu, który daje sposobność do indywidualnej lub wspólnej pracy w wynajętym pomieszczeniu. Z takiego rozwiązania korzystają głównie freelancerzy, którym zależy na większym komforcie pracy niż mają we własnym domu.

Trudno jednoznacznie wskazać branże w jakich wirtualne biuro sprawdza się najlepiej. Choć z tej usługi najczęściej korzystają firmy, których działalności opiera się na pośrednictwie, projektowaniu na zamówienie czy doradztwie. Wśród zainteresowanych takim rozwiązaniem znajdą się także graficy, architekci, osoby zajmujące się marketingiem internetowym, dziennikarze i freelancerzy.

Na co zwrócić uwagę…

Myślisz o wirtualnym biurze? Zanim zdecydujesz się na taki krok, weź pod uwagę:

  • czy firma posiada prawo własności lokalu, a jeśli nie jest jego właścicielem to umowę, z której jasno wynika, że może go wynajmować innym (jeśli firma nie przedstawi nam takich dokumentów z własnej inicjatywy powinniśmy o wgląd do nich poprosić),
  • jaki jest zakres usług w ramach konkretnej oferty oraz w jakich godzinach będziemy mogli z niej skorzystać (chcąc np. odebrać korespondencję),
  • czy firma posiada wykwalifikowany personel (często istnieje możliwość okresu próbnego jeszcze przed podpisaniem umowy z czego warto skorzystać),
  • za co konkretnie będzie odpowiedzialna firma prowadząca nasze biuro i w jaki sposób będzie przechowywała nasze dane (ważne jest tu więc jak skonstruowana będzie umowa),
  • czy konieczna jest kaucja i za jaki okres trwania usługi płacimy.

Wirtualne biura pod lupą urzędów

Od kilku tygodni w wielu województwach przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić biznes w wirtualnym biurze napotykają jednak problemy ze strony urzędów skarbowych. Są oni kontrolowani, odmawia im się nadania NIP, a także rejestracji na potrzeby VAT. Jak możemy przeczytać w „Gazecie Prawnej” – która szeroko rozpisuje się na ten temat – restrykcje to efekt uznania przez Ministerstwo Finansów działalności firm zarejestrowanych w takich miejscach za szczególnie szkodliwą dla budżetu.

Niestety bowiem ten sposób prowadzenia działalności zyskuje popularność także wśród podmiotów zajmujących się handlem paliwami, złomem, robotami budowlanymi bądź pośrednictwem finansowym. A to sektory, gdzie częstym zjawiskiem są wyłudzenia i oszustwa podatkowe.