Prowadzenie firmowej dokumentacji znacząco ułatwiają programy do księgowości. Automatycznie generują choćby KPiR, czy deklaracje i rejestry VAT. Wystarczy wprowadzić dane i zapisać plik PDF na dysku komputera. Utworzone dokumenty za każdym razem archiwizowane są także w aplikacji. Ale czy takie przechowywanie wystarczy urzędnikom w przypadku kontroli? Czy są dokumenty, które koniecznie trzeba wydrukować?

Przechowujesz dokumenty elektroniczne? Zrób ich kopie

Polskie prawo daje przedsiębiorcom możliwość przechowywania niektórych dokumentów w formie elektronicznej. Wiąże się to z koniecznością odpowiedniego ich archiwizowania. Należy zachować wszelkie względy bezpieczeństwa, które nie pozwolą na utratę bądź zatarcie danych.

Dlatego poza przechowywaniem dokumentów w programie do księgowości dobrze jest dodatkowo się zabezpieczyć. Wystarczy w tym celu stworzyć kopie zapasowe, np. na dysku bądź szyfrowanym pendrivie. Pozwoli to również na ich przedstawienie w przypadku braku dostępu do Internetu lub programu księgowego.

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania firmowych dokumentów przez minimum pięć lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, by w przypadku kontroli można je szybko udostępnić urzędnikom. Niezależnie od ich formy (papierowej czy elektronicznej). Większości dokumentów nie trzeba drukować. Zazwyczaj na potrzeby kontroli wystarczy przedstawienie ich w postaci elektronicznej. Istnieją jednak pewne wyjątki.

Trzeba regularnie drukować KPiR

Każdy przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników i nie posiada kasy fiskalnej musi drukować KPiR, czyli najbardziej powszechny dokument księgowy w małych firmach. Zapisuje się w nim wszystkie przychody i koszty przedsiębiorstwa. Na tej podstawie wylicza się podatek dochodowy. Jeśli właściciel firmy chce wykorzystywać do prowadzenia KPiR program komputerowy, ma do tego prawo.

uwaga

Obecne regulacje nie pozwalają na przechowywanie Księgi tylko w wersji elektronicznej. Konieczne jest jej wydrukowanie – najpóźniej do 20 dnia każdego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

A co jeśli program nie pozwala na wydruk zgodny z rozporządzaniem ministra finansów? W takiej sytuacji należy wydrukować miesięczne zestawienie przychodów i kosztów. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zapisy zbiorcze do papierowej księgi, która jest zgodna z przepisami.

Raport z kasy tylko na papierze

W formie drukowanej przedsiębiorca musi także przechowywać raporty z kasy fiskalnej. Zarówno dobowe, jak i miesięczne. W razie kontroli może jednak pokazać elektroniczne kopie. Drukowania wymaga także ewidencja przebiegu pojazdu. Dzieje się tak jednak tylko, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników.

W takim przypadku ewidencja powinna zostać wydrukowana, a następnie podpisana przez pracownika, który wykorzystuje prywatywny samochód do celów służbowych. Przedsiębiorca, który nikogo nie zatrudnia może więc prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tylko w formie elektronicznej.

Jakich dokumentów nie trzeba drukować?

Co za tym idzie, zdecydowanej większości dokumentów nie trzeba drukować. W formie elektronicznej można więc przechowywać np. ewidencje:

  • sprzedaży (przy braku kasy fiskalnej),
  • środków trwałych
  • wyposażenia,

a w przypadku podatników VAT również:

  • rejestry sprzedaży,
  • rejestry zakupów,
  • złożone deklaracje VAT (i ich potwierdzenia),
  • potwierdzenia zapłaty podatku.

Można przechowywać je elektronicznie, w dowolnej postaci, która pozwala na ich przedstawienie urzędnikom w trakcie kontroli.

A czy faktury wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej trzeba dodatkowo drukować? Przedsiębiorca może to zrobić, ale nie ma takiego obowiązku. Ponadto faktury nie muszą być przechowywane w formie w jakiej zostały wystawione.

Tym samym obecnie obowiązujące regulacje dopuszczają przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej i odwrotnie – faktury otrzymane na papierze można skanować i przechowywać jako pliki elektroniczne (np. PDF).

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto