Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy jest prawidłowe przechowywanie dokumentacji księgowej. W tym artykule prezentujemy zestaw porad, które pozwolą Wam w łatwy sposób sporządzić teczkę z dokumentami. Dzięki wskazówkom inFaktu będziecie mieć pewność, że teczka jest kompletna, a dokumenty właściwie ułożone.

Dlaczego prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest ważne?

Mimo rozwoju e-administracji i e-faktur, polskie prawo nie zmieniło się pod względem konieczności przechowywanie dokumentów. Co prawda część dokumentów można przechowywać w formie elektronicznej, ale bezpieczniejsze i pewniejsze może być posiadanie ich w wersjach papierowych.

A te trzeba przechowywać w określony sposób, aby urzędnicy nie mieli do nich zastrzeżeń w trakcie kontroli. Jednak nie ma się czego obawiać – wystarczy skorzystać z porad inFaktu, a wszystko będzie dobrze :)

Aby poprawnie sporządzić teczkę z dokumentami, po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego wykonaj wszystkie poniższe kroki:

  1. Otwórz dokument KPiR i sprawdź po kolei wszystkie dokumenty kosztowe i przychodowe. Wydrukuj te, których nie posiadasz w wersjach papierowych (zwróć uwagę zwłaszcza na dowody wewnętrzne).
  2. Wydrukuj KPiR z zaksięgowanego miesiąca.
  3. Wszystkie dokumenty księgowe ułóż zgodnie z wydrukiem KPiR w taki sposób, aby dokument o najniższym numerze (z najwcześniejszą datą) znajdował się na samym dole.
  4. Na każdym dokumencie napisz numer z KPiR (trwale – np. długopisem).
  5. Wydrukuj rejestr zakupów i rejestr sprzedaży. Jeśli rozliczasz się kwartalnie, rejestry możesz drukować raz na kwartał.
  6. Wydruk z KPiR oraz rejestry VAT zakupów i sprzedaży umieść na wierzchu teczki.
  7. Wydrukuj deklarację VAT i potwierdzenie wysłania deklaracji (potwierdzenie znajdziesz wśród załączników w danym okresie). Oba dokumenty umieść w teczce.
  8. Wydrukuj wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy (dawniej PIT-5 lub PIT-5L) i umieść w teczce.

Alternatywnie, można także utworzyć jeden plik PDF ze wszystkimi dokumentami z całego miesiąca, który można szybko i wygodnie wydrukować. Jak to zrobić? O tym przeczytacie w tym artykule.

Tak przygotowany komplet miesięcznych dokumentów przechowuj w bezpiecznym miejscu przez 5 lat licząc od końca roku, w którym miałeś obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym roczne zeznanie podatkowe PIT (obejmujące dany okres).

Kto sporządza i przechowuje dokumentację firmową?

Z powyższych porad sporządzania teczki przedsiębiorcy mogą skorzystać klienci obsługiwani przez Księgowych inFaktu. Analogicznie, do sporządzania dokumentacji są zobligowani użytkownicy Programu do Księgowości oraz wszyscy inni przedsiębiorcy, którzy sami drukują i przechowują dokumenty księgowe.

Macie jakieś pytania dotyczące przechowywania dokumentów? Zostawcie je w komentarzach!