Każdą zmianę adresu wpisanego do CEIDG trzeba zgłosić, ale czasami to niejedyny obowiązek, który się wówczas pojawia. Inny adres może także oznaczać inny urząd skarbowy, z którym trzeba się rozliczać. Co istotne, urząd, w którym rozlicza się podatek dochodowy może być inny, niż urząd, w którym rozlicza się VAT. W jakich przypadkach?

Miejsce rozliczania firmy w świetle przepisów

Miejsce rozliczania przedsiębiorcy ustala się według miejsca zamieszkania lub adresu siedziby firmy. Miejsce zamieszkania rozumie się jako adres, w którym aktualnie i faktycznie przebywa przedsiębiorca (punkt 4 w formularzu CEIDG-1), ale niekoniecznie jest wpisany do dowodu osobistego. To właśnie ten adres jest istotny podczas wpłacania zaliczek za podatek dochodowy do właściwego urzędu skarbowego.

Natomiast ustawa o VAT określa, że dla przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, właściwy urząd skarbowy ustala się ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Od tej zasady jest pewien wyjątek, opisany poniżej.

Pozostałe adresy wpisane do CEIDG (np. miejsce przechowywania dokumentacji księgowej) nie mają znaczenia, jeśli chodzi o określenie urzędu skarbowego, z którym trzeba się rozliczać.

Zmiana adresu wymaga aktualizacji wpisu do CEIDG

Każdy przedsiębiorca-osoba fizyczna posiada wpis do CEIDG (ustanawiany wraz z założeniem działalności), w którym znajdują się rozmaite dane, w tym m.in. 3 adresy:

1) główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej (i ew. dodatkowe miejsca),
2) zamieszkania,
3) zameldowania.

Gdy któryś z tych adresów ulegnie zmianie, należy złożyć wypełniony formularz CEIDG-1 zawierający nowy adres (więcej o zmianach w CEIDG – tutaj). Ponadto, jeśli zmiana adresu nr 1 sprawia, że zmienia się też urząd skarbowy, trzeba także zaktualizować adres formularzem VAT-R.

Powodów zmiany adresu może być wiele, np. przeprowadzka, wynajem lub zakup nowego biura, zmiana charakteru działalności, itp. Niezależnie jednak od celu zmiany adresu, po zmianie należy rozważyć, czy nie trzeba także zacząć kontaktować się z innym urzędem skarbowym.

Poniżej opisujemy gdzie rozliczać firmę w 2 przypadkach: zmiany miejsca wykonywania działalności gospodarczej oraz adresu zamieszkania przedsiębiorcy.

1. Zmiana miejsca zamieszkania przedsiębiorcy

Jeśli zmieniasz adres zamieszkania, to od tej pory podatek dochodowy rozliczasz w urzędzie odpowiednim dla aktualnego miejsca zamieszkania. A od kiedy dokonać zmiany, jeśli nowe miejsce zamieszkania podlega innemu urzędowi? To najlepiej wyjaśnić na przykładzie.

Załóżmy taką sytuację: przedsiębiorca zmienił adres zamieszkania w marcu. Urząd skarbowy, do którego powinien wpłacić zaliczkę za podatek dochodowy za luty, to urząd odpowiedni dla poprzedniego miejsca zamieszkania. Natomiast zaliczkę za marzec opłaca już w urzędzie odpowiednim dla aktualnego adresu zamieszkania.

W zakresie podatku VAT zmiana miejsca zamieszkania przedsiębiorcy jest bez znaczenia, bo odpowiednim urzędem skarbowym jest ten przypisany do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – zarówno dla deklaracji za luty, jak i kolejne miesiące. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podatnik prowadzi działalność w kilku miejscach podlegających pod różne urzędy skarbowe – wtedy właściwym urzędem ze względu na VAT jest skarbówka właściwa dla miejsca zamieszkania – tak samo, jak w przypadku podatku dochodowego.

2. Zmiana miejsca wykonywania działalności gospodarczej

Jeśli zmieniasz miejsce wykonywanej działalności gospodarczej, to musisz sprawdzić, czy nowy adres nie podlega czasem pod inny urząd skarbowy. Rozliczanie VAT zależy bowiem od miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Jeśli nowy adres sprawia, że zmienia się też urząd skarbowy, niezbędne jest dodatkowo złożenie zaktualizowanego formularza VAT-R, a następnie rozliczanie VAT w nowym urzędzie.

Przedsiębiorca, który zmienił adres prowadzenia działalności gospodarczej, powinien pamiętać, żeby zmienić dane firmy na właściwe również na umowach, rachunkach i fakturach. O zmianach adresu przedsiębiorca powinien niezwłocznie poinformować wszystkich kontrahentów. W przypadku wystawienia faktury z błędnym adresem siedziby firmy, dane należy skorygować wystawiając fakturę lub notę korygującą.

Zmiana adresu punktu sprzedaży w kasie fiskalnej

Jeśli sprzedaż rejestrujesz na kasie fiskalnej, to musisz pamiętać o konieczności wprowadzenia zmiany adresu punktu sprzedaży w kasie i dokonaniu wpisu do jej książki serwisowej. O zmianie należy również powiadomić urząd skarbowy.

Od 1 kwietnia 2013 roku wprowadzono nowe obowiązki w sytuacji zmiany miejsca używania kasy fiskalnej. Obecnie przedsiębiorca w terminie do 7 dni od daty wystąpienia okoliczności uzasadniających zmianę, powinien zgłosić do skarbówki wniosek o zarejestrowanie kasy w ewidencji. Numer ewidencyjny kasy pozostaje bez zmian. Ponadto po zmianie miejsca używania kasy przedsiębiorca powinien dokonać zmiany w książce serwisowej oraz pamięci kasy (zmiana adresu punktu sprzedaży).

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto