Zakładanie firmy to etap, na którym rodzi się chyba największa liczba pytań nowych przedsiębiorców. Z przyjemnością odpowiadamy na kilkanście z nich. Do tego dokładamy szereg pytań o zamykanie i zawieszanie działalności. Warto sprawdzić.

Kontynuujemy nasz cykl pytań i odpowiedzi o tematy prawno-księgowe, często zadawane przez przedsiębiorców. Sprawdźcie 33 pytania o koszty, 8 pytań o środki trwałe, a także 16 pytań o składki ZUS. Każdy z odcinków z pewnością wyjaśni wiele Waszych wątpliwości.

A tymczasem zapraszamy na kolejny – poświęcony zakładaniu, zamykaniu i zawieszaniu działalności.

1. Jak założyć nową firmę?

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga dokonania dwóch obowiązkowych czynności i jednej opcjonalnej. Obowiązkowe jest złożenie wniosku o wpis do CEIDG (formularz CEIDG-1) w urzędzie miasta lub gminy oraz rejestracji w ZUS-ie jako płatnik składek (formularz ZUS ZUA / ZZA).

Zwykle czynnością opcjonalną jest rejestracja do VAT-u (za pomocą formularza VAT-R). Jednak rejestracja do VAT jest obligatoryjna m.in. w sytuacji, gdy przedsiębiorca zamierza np. świadczyć usługi prawnicze, prowadzić sprzedaż alkoholu, papierosów, metali szlachetnych.

Więcej można dowiedzieć się z ebooka inFaktu.

2. Ile kosztuje założenie firmy?

Nic. Założenie firmy w Polsce jest bezpłatne, jeśli chodzi o uzyskanie wpisu do CEIDG i zarejestrowanie jako płatnik składek ZUS. Jednak przedsiębiorca, który chce (lub musi) zostać VAT-owcem dokonuje opłaty skarbowej wynoszącej 170 zł. Po założeniu firmy niezbędne jest opłacanie składek ZUS przedsiębiorcy (standardowo do 10. dnia miesiąca).

3. Ile trwa założenie firmy?

Założenie firmy to kwestia jednego dnia, a często kilku godzin, czy nawet 1 godziny. Czas niezbędny do rejestracji działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od konkretnego miasta oraz frekwencji w urzędach. Firmę można założyć najszybciej w tych urzędach miast lub gmin, które mają jednocześnie stanowiska ZUS-u i urzędu skarbowego, gdyż wtedy wszystkich formalności dokonuje się w jednym budynku.

Po uzyskaniu wpisu do CEIDG i rejestracji w ZUS-ie można zacząć działać. Oczywiście, sam charakter działalności może dodatkowo wymagać rejestracji do VAT i stosowania kasy fiskalnej.

Bardzo wygodny sposób zakładania firmy to skorzystanie z usługi księgowych inFakt, którzy zakładają firmy za klientów. Dzięki temu można zostać przedsiębiorcą bez wychodzenia z domu. Dowiedz się więcej – tutaj.

4. Czy można założyć firmę przez Internet?

Wszystkich czynności związanych z założeniem firmy nie da się dokonać przez Internet (bez posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego).

Wniosek o wpis do CEIDG można złożyć przez Internet, przy czym wymaga to posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, który musi być potwierdzony np. w urzędzie miasta. Formularze ZUS ZUA / ZZA i VAT-R można złożyć przez Internet tylko posiadając bezpieczny podpis elektroniczny.

O tym co przedsiębiorca może załatwić przez Internet możesz dowiedzieć się z tego artykułu.

5. Czy przysługuje mi „mały ZUS” kiedy otwieram firmę?

„Mały ZUS” przysługuje przedsiębiorcom, którzy spełniają łącznie 2 warunki:

  1. Nie prowadzili działalności w ciągu ostatnich 5 lat (przed otworzeniem kolejnej działalności).
  2. Nie współpracują z byłym pracodawcą w zakresie, który pokrywa się z obowiązkami na etacie.

Np. z „małego ZUS-u” nie może korzystać przedsiębiorca, który prowadził firmę od lutego 2013 r., do maja 2013 r., a następnie znowu otworzył tę firmę w maju 2014.

Więcej o „małym ZUS-ie” dowiesz się stąd: https://www.infakt.pl/blog/maly-zus-2014/

6. Czy zakładając firmę muszę zostać VAT-owcem?

Nie – większość przedsiębiorców zakładających firmę nie musi rejestrować się do VAT podczas zakładania firmy. Obowiązek ten pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż odgórnie nakazującą rejestrację VAT (m.in. sprzedaż alkoholu, papierosów, metali szlachetnych). Ponadto, w trakcie prowadzenia działalności może pojawić się konieczność rejestracji – gdy wartość sprzedaży przekroczy 150 tys. zł.

Dowiedz się więcej o tym kiedy warto być VAT-owcem.

7. Czy zakładając firmę muszę kupić i stosować kasę fiskalną?

Nie – większość przedsiębiorców zakładających firmę nie musi kupować i stosować kasy fiskalnej. Obowiązek ten pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż odgórnie nakazującą stosowanie kasy (m.in. sprzedaż alkoholu, papierosów). Ponadto, w trakcie prowadzenia działalności może pojawić się konieczność kupna i stosowania kasy – gdy sprzedaż na rzecz osób prywatnych przekroczy 20 tys. zł rocznie (tę kwotę limitu oblicza się proporcjonalnie do czasu istnienia firmy).

Więcej o kasie fiskalnej można poznać z tego artykułu.

8. Założyłem firmę. Czy muszę składać jakieś deklaracje?

Zaraz po założeniu firmy nie trzeba składać żadnych deklaracji. Następnie należy złożyć:

  • ZUS DRA – ten formularz należy złożyć co najmniej za 1 pełny miesiąc prowadzenia firmy do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (jeśli pierwszy jest niepełny, to za niego też trzeba złożyć ZUS DRA),
  • deklaracje VAT (tylko VAT-owcy) – deklaracje składa się do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale),
    zeznanie roczne PIT.

Podatek dochodowy nie wymaga składania żadnych deklaracji w trakcie roku (składa się jedynie zeznanie roczne PIT).

9. Jaką nazwę może mieć moja firma?

Nazwa firmy osoby fizycznej musi zawierać imię i nazwisko (w dowolnej kolejności). Oprócz imienia i nazwiska w nazwie mogą znaleźć się (opcjonalnie) dowolne słowa lub znaki. Te słowa lub znaki mogą mieć dowolną długość, a także być w dowolnym języku, o ile daną nazwę przyjmie system komputerowy CEIDG. Można się spodziewać, że nie przyjmie nazwy zawierającej znaki, które nie występują w polskim języku.

Więcej o kasie fiskalnej można poznać z tego artykułu.

10. Czy muszę mieć firmowe konto bankowe?

Nie. W formularzu CEIDG-1 można podać dowolny numer rachunku, którego właścicielem jest nowy przedsiębiorca – może to być konto prywatne. Warto wtedy pamiętać, że w razie kontroli podatkowej urzędnicy będą mieli dostęp nie tylko do rozliczeń firmowych, ale także do rozliczeń prywatnych. Numer konta powiązanego z działalnością gospodarczą można w dowolnej chwili zmienić, aktualizując wpis do CEIDG.

11. Które kody PKD wybrać?

Kody PKD pełnią rolę statystyczną i nie mają wpływu na działalność, ale należy pamiętać, by w kodach PKD było to, czym zajmuje się firma. Najlepszą strategią jest podać możliwie dużo kodów PKD podczas zakładania firmy. Nie ma żadnych ograniczeń co do ich liczby – jeżeli na wniosku CEIDG-1 brakuje miejsca to można skorzystać z załącznika CEIDG-RD.

Dowiedz się więcej o kodach PKD z tego artykułu.

12. Czy lepiej samemu prowadzić księgowość, czy skorzystać z biura rachunkowego?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność na niewielką skalę, nie zatrudniają pracowników i dopełniają niewielu formalności czasami decydują się na prowadzenie księgowości samodzielnie. Wymaga to znajomości przepisów, a także zajmuje czas.

Natomiast przedsiębiorca, który generuje większą liczbę kosztów, ma większą liczbę klientów, stosuje kasę fiskalną, czy zatrudnia pracowników często decydują się na usługi biura rachunkowego, które zwalnia właściciela firmy z większości obowiązków formalnych.

13. Jaką formę opodatkowania wybrać zakładając firmę?

Forma opodatkowania to inaczej sposób rozliczania podatku dochodowego, który decyduje o jego kwocie. Podczas zakładania firmy większość przedsiębiorców decyduje się na zasady ogólne (skalę podatkową), czyli formę opodatkowania, którą każdy może wybrać. Wówczas podatek dochodowy oblicza się jako procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. Można także korzystać z wszystkich ulg i odliczeń, a także rozliczać się wspólnie z małżonkiem.

Oprócz zasad ogólnych są także ryczałt od przychodów i karta podatkowa. W przypadku ryczałtu podatek oblicza się jako procent od przychodu (bez uwzględnienia kosztów), a w przypadku karty podatek to stała kwota. Obie formy dostępne są dla wąskiej grupy przedsiębiorców.

Jest jeszcze podatek liniowy, który staje się opłacalny dopiero po przekroczeniu ok. 100 tys. zł dochodu rocznie, dlatego przedsiębiorcy nie wybierają tej formy opodatkowania podczas zakładania firmy. Więcej na temat form opodatkowania można przeczytać w tym artykule.

14. Czy mogę założyć firmę we własnym mieszkaniu lub w domu?

Tak. Firmę można założyć we własnym mieszkaniu lub w domu. W takim przypadku koszty mieszkaniowe trzeba rozliczać proporcjonalnie do procentu metrażu wykorzystywanego w celach firmowych. Np. jeżeli firma zajmuje 30% powierzchni mieszkania, to przedsiębiorca ma prawo rozliczyć w kosztach 30% rachunku za prąd (w przypadku innych mediów jest analogicznie). Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.

15. Czy mogę założyć firmę w wynajętym mieszkaniu?

Tak, o ile właściciel mieszkania (wynajmujący) wyraża na to zgodę. Założenie firmy w mieszkaniu bez zgody właściciela może oznaczać oskarżenie o wykorzystywanie lokalu niezgodnie z umową i np. wypowiedzenie jej ze skutkiem natychmiastowym. Wykorzystywanie lokalu do celów gospodarczych może wiązać się z wyższym podatkiem od nieruchomości.

16. Mam kilka adresów, w których prowadzę działalność. Ile mogę ich podać zakładając firmę?

We wniosku o wpis do CEIDG można podać jeden główny adres wykonywania działalności i dowolną liczbę dodatkowych adresów. W przypadku większej liczby adresów trzeba skorzystać z załącznika CEIDG-MW. Z adresami podanymi we wniosku o wpis do CEIDG wiąże się prawo do rozliczania tzw. mediów związanych z tymi adresami.

Oczywiście zmiana adresu firmy także wymaga dopełnienia kilku formalności. Można je poznać z tego artykułu.

17. Czy muszę zgłaszać się do PIP i Sanepidu?

Nie. Przedsiębiorcy nie muszą dokonywać zgłoszeń do tych instytucji ani podczas zakładania firmy, ani w trakcie prowadzenia działalności. Ta konieczność istniała do 2013 r., ale została zniesiona.

18. Czy muszę mieć pieczątkę firmową?

Nie. Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania firmowej pieczątki. Posiadanie pieczątki może jednak być przydatne, np. w sytuacji, gdy trzeba szybko podać dane swojej firmy lub zamieścić je na jakimś dokumencie. Oczywiście, zakup pieczątki firmowej można rozliczyć w kosztach.

Na fakturach także nie musi być ani pieczątki, ani podpisu. Tę kwestię wyjaśniliśmy w jednym z odcinków inFakt TV.

19. Jakie kroki trzeba wykonać, aby zamknąć firmę?

Zamykanie firmy wymaga podjęcia następujących kroków:

  • Poinformowanie urzędów o zaprzestaniu działalności formularzem CEIDG-1.
  • Sporządzenie wykazu składników majątku firmy. W wykazie należy ująć pozostałe na dzień likwidacji firmy środki trwałe, wyposażenie, towary handlowe, półwyroby, materiały, itp.
  • Sporządzenia spisu z natury do celów podatku dochodowego. Ewidencja ta obejmuje towary handlowe, materiały. itp. Nie zwiera wyposażenia czy środków trwałych.
  • Sporządzenie spisu z natury do celów VAT (ewidencja, która zawiera wszystkie składniki majątku, od których można było odliczyć VAT).
  • Złożenie VAT-Z (informacja o zaprzestaniu prowadzenia sprzedaży opodatkowanej VAT-em).
  • Zaprzestanie korzystania z kasy fiskalnej – w obecności urzędnika skarbowego należy dokonać odczytu zawartości pamięci kasy.
  • Wyrejestrowanie z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA w jednostce ZUS.

20. Jak zamknąć firmę, jeśli chodzi o VAT?

VAT-owiec zamykający firmę musi sporządzić „spis z natury”, czyli ewidencję obejmującą wszystkie składniki majątku (środki trwałe, towary, materiały, wyposażenie), które pozwalały na odliczenie VAT. Na podstawie zapisów w spisie z natury należy naliczyć podatek VAT do zapłaty.

Oprócz sporządzenia spisu z natury trzeba jeszcze zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego zaprzestanie wykonywania czynności podlegających VAT na formularzu VAT-Z.

21. Jak zamknąć firmę, jeśli chodzi o kasę fiskalną?

Zamykając firmę, która korzystała z kasy fiskalnej należy w obecności urzędnika dokonać odczytu zawartości kasy. Następnie samo urządzenie można sprzedać, zutylizować lub ująć w remanentach likwidacyjnych. Jeżeli przedsiębiorca skorzystał z ulgi na zakup kasy, a używał jej krócej niż 3 lata, to musi tę ulgę zwrócić.

22. Co dzieje się z majątkiem firmy po zamknięciu działalności?

W momencie likwidacji działalności gospodarczej majątek firmowy staje się automatycznie majątkiem prywatnym przedsiębiorcy, co nie wiąże się z koniecznością zapłaty podatku dochodowego. Były przedsiębiorca może swobodnie korzystać z objętych wykazami składników majątku, np. samochodu, czy komputera. Może także przekazać je w darowiźnie. Jednak zmiana majątku firmowego w majątek prywatny wymaga doliczenia i zapłaty VAT-u w przypadku tych rzeczy, od których przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Sprzedaż majątku firmowego po zamknięciu firmy może oznaczać przychód z działalności gospodarczej. Obowiązek zapłaty podatku w związku ze sprzedażą występuje, jeśli w dniu sprzedaży nie minęło 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zamknięto działalność.

23. Co to jest zawieszenie działalności?

Zawieszenie działalności gospodarczej to czasowe zaprzestanie jej wykonywania. W tym czasie nie trzeba opłacać składek ZUS i składać deklaracji VAT.

Zawieszenie dostępne jest tylko dla firm, które nie zatrudniają żadnych pracowników na umowę o pracę. O zawieszeniu działalności informuje się za pomocą wniosku CEIDG-1 – nie ma potrzeby dodatkowo informować o tym ZUS i urząd skarbowy.

Zawieszenie działalności jest opisane w tym artykule.

24.Jak długo trwa zawieszenie działalności?

Zawieszenie działalności może trwać od 30 dni do 24 miesięcy. O zawieszeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca informuje składając wniosek CEIDG-1 w urzędzie miasta lub gminy. Warto wiedzieć, że przedsiębiorca nie musi dodatkowo informować ZUS-u lub urzędu skarbowego o zawieszeniu firmy. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.

25. Czy w trakcie zawieszenia firmy nadal upływa prawo do „małego ZUS-u”?

Tak. Czas zawieszenia działalności jest wliczany do 24-miesięcznego okresu uprawniającego do małego ZUS-u. Warto więc pamiętać o tym decydując się na zawieszenie działalności gospodarczej, gdy istnieje prawo do korzystania z „małego ZUS-u”. Jeśli to prawo skończy się w trakcie zawieszenia, to żadnych czynności w ZUS-ie nie trzeba dokonywać – dokonuje się ich dopiero wraz z „odwieszeniem” działalności. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.