Uczestnicy obrotu gospodarczego do celów handlowych coraz częściej wykorzystują narzędzie w postaci faktury proforma dla udokumentowania uzgodnionych warunków transakcji. Pomimo, że na pierwszy rzut oka w stosunku do standardowej faktury różni się ona nazwą, to jest to dość nietypowy dokument.

Funkcja faktury proforma

Przydatność faktury proforma nie została nigdzie uregulowana w prawodawstwie i chociaż nie ma obowiązku ich wystawiania, to coraz chętniej jest ona używana w obrocie handlowym, gdzie jej główną rolą jest funkcja informacyjna w postaci oferty, dzięki której kontrahent otrzymuje dane o formie rozliczenia zawartej transakcji. Dokument ten stanowi więc propozycję faktury, na podstawie której odbiorca może dokonać zapłaty na poczet przyszłej dostawy lub usługi. Jest ona w zasadzie wystawiana przed zawarciem transakcji, zaś otrzymanie wpłaconej na jej podstawie zaliczki lub łącznej należności powoduje już powstanie obowiązku podatkowego w podatku VAT i obliguje do wystawienia właściwej faktury w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaliczki jak i każdej następnej części ceny przed wykonaniem usługi lub dostawy.

Treść faktury proforma

Faktura proforma obejmuje w zasadzie wszystkie elementy, jakie zostały przewidziane dla zwykłej faktury, lecz zasadniczą różnicą jest przede wszystkim charakterystyczne oznaczenie „FAKTURA PROFORMA”. Poza tym zawiera ona następujące informacje:

• nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy i numery NIP,
• kolejny numer faktury (ale odrębny od innych faktur),
• datę wystawienia faktury i datę sprzedaży,
• nazwę towaru (usługi),
• ilość i jednostkę miary towaru (usługi),
• cenę jednostkową netto i wartość sprzedaży netto towaru (usługi),
• stawki podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty poszczególnych stawek podatku VAT,
• wartość sprzedaży brutto,
• termin płatności,
• walutę transakcji.

Faktura proforma a księgowość

Faktura proforma nie stanowi podstawy do zaksięgowania, a więc nie można w oparciu o ten dokument zaewidencjonować kosztów czy przychodów ani dokonać jakichkolwiek zapisów dla potrzeb podatku VAT. Z rozliczeniem dostawy towaru lub usługi należy poczekać do momentu sporządzenia właściwej faktury dokumentującej dokonanie transakcji. Jako jedyna faktura jest ona więc obojętnym dokumentem w skutkach prawno-podatkowych.

Wystawianie faktur proforma w inFakt

Obecnie na rynku oferuje się stacjonarne programy komputerowe i aplikacje internetowe służące wystawianiu nie tylko typowych Faktur VAT, ale również omawianych faktur proforma. Dzięki automatyzacji procesu fakturowania, jeśli po wystawieniu tego dokumentu dana transakcja dochodzi do skutku, program ma możliwość przeniesienia danych z proformy do właściwej faktury. Jednym z serwisów umożliwiających kompleksową obsługę procesu fakturowania jest platforma inFakt .

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Pozwala ona również na sporządzanie m.in. faktur proforma przy sporej oszczędności czasu dzięki prostej obsłudze i wysokiej funkcjonalności. Dokument ten sporządza się wykonując w aplikacji następujące czynności:

• logowanie do serwisu inFakt ; wybór kategorii „Faktury” w zakładce „Przychody”, a następnie opcji „ Proforma”;
• dodanie nowego klienta lub jego wybór z podanej listy klientów; za pomocą polecenia „Edytuj dane” możliwa zmiana danych klienta;
• uzupełnienie daty wystawienia faktury, daty sprzedaży oraz terminu płatności;
• wpisanie danych dotyczących pozycji towaru lub usługi w polu „Produkty”;
• wybór waluty transakcji i sposobu zapłaty w kategorii „Płatności”; przy wyborze formy „Przelew” konieczność uzupełnienia danych banku i numeru konta;
• w dolnej części okna pod nazwą „Podpisy i uwagi” możliwość wpisania danych osoby odbierającej dokument jak i podania uwag do faktury;
• po wyborze opcji „Zapisz” możliwość uzyskania podglądu wystawionego dokumentu;
• po sprawdzeniu poprawności danych, faktura jest gotowa do wysyłki drogą elektroniczną;
• na tym etapie istnieje możliwość zmiany treści wiadomości dla kontrahenta;
• na poziomie podglądu dokumentu możliwość wydrukowania faktury.

Wygląd Faktury Proforma wystawionej za pomocą aplikacji inFakt

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

Jak widać, możliwości programu inFakt są ogromne i pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu przy wystawianiu faktur. Dzięki zapisaniu danych w bazie serwisu sporządzenie dokumentu trwa zaledwie kilkanaście sekund! Mocną stroną jest bieżąca weryfikacja poprawności wprowadzanych danych na fakturze, co sprawia, że aplikacja jest bardziej przyjazna i godna zaufania. Wystarczy założyć darmowe konto w serwisie inFakt , aby w bardziej optymalny sposób usprawnić proces fakturowania w przedsiębiorstwie.