Faktura zaliczka jest szczególnym rodzajem faktury. Wystawia się ją, kiedy odbiorca przed wykonaniem usługi bądź wydaniem towaru wpłaca sprzedawcy zaliczkę na poczet tej usługi bądź tego towaru.

U przedsiębiorcy (zgodnie z przepisami określonymi w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT), który otrzymał zaliczkę powstaje obowiązek podatkowy. Inaczej podchodzi się do zaliczki z punktu podatku od towarów i usług, a inne konsekwencje pociąga ona w podatku dochodowym.

Zaliczka a zadatek

Należy w tym miejscu jasno oddzielić dwie formy przedpłaty, jakimi są zaliczka i zadatek. Są one niestety często mylone ze sobą, a pociągają różne skutki prawne, dlatego tak istotnym jest, aby prawidłowo umieć zdefiniować zaliczkę oraz zadatek. Szczególnie istotne okazuje się to w sytuacji, gdy umowa między stronami nie dojdzie jednak do skutku. Z tego względu trzeba jasno określić, czy wpłacana przez nabywcę kwota jest zadatkiem, czy też zaliczką.

Zaliczka (jak nazwa wskazuje) jest zaliczona w końcową cenę towaru bądź usługi. Fakturę końcową wystawia się na kwotę pomniejszoną o wysokość wypłaconej zaliczki. W przypadku, gdy zlecenie nie zostanie wykonane – zlecający ma prawo domagać się zwrotu całości zaliczki. Zadatek jest natomiast formą zabezpieczenia obu stron umowy. Strona, która nie wywiąże się z umowy – traci zadatek (w przypadku, gdy sama go dała), a jeśli to strona przyjmująca zadatek nie wywiązała się z umowy – musi zwrócić zadatek w jego dwukrotnej wysokości.

Konkretne prawo – faktura zaliczka

Trzeba jasno zaznaczyć, że zgodnie z art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca jasno określił obowiązek, jakim jest wystawienie faktury VAT w sytuacji otrzymania zaliczki. Zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych szczegółowo reguluje § 10 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom oraz wystawiania faktur. Pamiętać trzeba, że faktury zaliczkowe należy wystawić nie później niż w przeciągu 7 dni od daty, kiedy przedsiębiorca otrzymał całość, bądź część należności od nabywcy.

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

Termin 7 dni dotyczy w takim stopniu pobrania każdej kolejnej części zaliczki z tytułu zamówionego towaru bądź usługi (§ 10 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur). Faktury zaliczkowe nie powinny być wystawione przed terminem otrzymania zaliczki (nie wynika to jasno z przepisów, jednak tak zostało przyjęte na podstawie interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 października 2008 r. nr IPPP2/443-1151/08-2/IK). W zamian przedsiębiorca może wystawić fakturę pro forma, na podstawie której później po otrzymaniu zaliczki wystawi fakturę zaliczkową.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Faktura zaliczkowa musi zawierać:

• nazwę dokumentu – „Faktura VAT”;
• opis zamówienia;
• odpowiedni numer dokumentu;
• datę wystawienia;
• dane odbiorcy / kupującego (nazwa, adres, NIP);
• dane wystawcy / sprzedającego (j.w.);
• opis towaru (z adnotacją „zaliczka za…”);
• kwotę zaliczki;
• stawkę oraz kwotę podatku;
• jeśli wystawiana faktura jest kolejną wystawioną fakturą zaliczkową w tym zamówieniu – należy zamieścić również informacje o wcześniejszych fakturach zaliczkach podając numer tych faktur oraz kwoty brutto.

Kto to zapamięta?

Regulacje prawne odnośnie wystawiania faktur VAT (a więc i faktury zaliczkowej) spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorców, szczególnie na początku ich działalności. Zawiłe prawo i jego szczegółowość powoduje, że wiele osób na początku swojej drogi jako przedsiębiorcy, uważa że polskie prawo jest bardzo skomplikowane i bardzo trudne i czasochłonne jest trzymanie się jego wytycznych.

Nic bardziej mylnego. W prawidłowym sporządzeniu faktury zaliczki bardzo przydatne okazują się być aplikacje (w stylu InFakt.pl) posiadające wzory takich formularzy. Są one aktualizowane, gdy tylko pojawiają się jakiekolwiek zmiany w obowiązujących przepisach. Przedsiębiorca w takim przypadku jest zwolniony z obowiązku śledzenia zmian w prawie, wystarczy – ma pewność, że druk faktury zaliczki, jaki posiada w InFakt.pl jest zawsze aktualny.

A do tego: faktura końcowa

Jeśli zaliczka nie stanowiła 100% kwoty należnej to po wykonaniu usługi bądź wydaniu towaru – przedsiębiorca wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Pamiętać trzeba, że wartość usług (towarów) należy pomniejszyć o wartość otrzymanej zaliczki, a kwotę podatku pomniejsza się o wartość podatku wskazanego na fakturze zaliczce (lub fakturach zaliczkach, jeśli było ich więcej – wtedy te kwoty się sumuje).

Istotnym jest fakt, że jeżeli zaliczka dotyczyła całej należnej kwoty brutto za towar bądź usługę, sprzedawca nie wystawia już faktury po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy zaliczce?

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Pytania odnośnie obowiązku podatkowego nurtują wielu przedsiębiorców. Przepisy prawa dla niektórych nie są do końca jasne i pozostawiają ich z wieloma pytaniami, na które nie wiedzą, jak mają odpowiedzieć, aby prawidłowo wypełnić obowiązek podatkowy.

Aby prawidłowo poradzić sobie z tym zagadnieniem należy odróżnić podatek od towarów i usług (VAT) od podatku na dochodowego. Pobranie zaliczki (i wystawienie faktury zaliczki) skutkuje wliczeniem pobranej kwoty do obrotu dla potrzeb podatku VAT (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Natomiast tej kwoty nie wlicza się do przychodów na poczet podatku dochodowego. Robi się to dopiero po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi (art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; art. 14 ust. 3 pkt ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Strach przed zaliczką

Skomplikowane (na pierwszy rzut oka) prawo może czasami doszczętnie zniechęcić przedsiębiorcę przed wystawianiem faktury zaliczki. Zupełnie niesłuszne. Zaliczka zabezpiecza interesy przedsiębiorcy i jest bardzo korzystnym rozwiązaniem (szczególnie, gdy sytuacja na rynku jest niestabilna).

Dla wygody przedsiębiorcy powstały usługi takie jak InFakt.pl. Ułatwiają one proces wystawiania faktur zaliczek, pilnując przy tym, aby pogodzić zawiłe kwestie prawne z nieskomplikowaną praktyką.

Tylko klikasz

Aby wystawić fakturę zaliczkę:

• Wejdź w zakładkę przychody.
• Wybierz: wystaw fakturę zaliczkową.
• Uzupełnij daty: wystawienia i otrzymania zaliczki.
• Wpisz kontrahenta lub wybierz go z listy.
• Wpisz (lub wybierz z listy) towary bądź usługi, których zaliczka dotyczy.
• Wpisz kwotę netto całego zamówienia i wybierz stawkę VAT.
• Wpisz kwotę wpłaconej zaliczki brutto i wybierz formę płatności.
• Zapisz.

Gratuluję – Twoja faktura zaliczka została właśnie wystawiona. Dokładnie w ośmiu punktach. Czy to wydawało się takie proste?

InFakt.pl prowadzi krok po kroku przedsiębiorcę, pomagając i ułatwiając proces wystawiania faktury zaliczki. Dzięki temu zajmuje to tak mało czasu, jak tylko może. Dla przedsiębiorców, którzy obawiają się pomyłki przewidziano sprawne centrum pomocy, w skład którego wchodzi: pomoc poprzez e-mail (odpowiedź w ciągu kilkunastu minut), pomoc telefoniczną oraz przyjemne i przydatne poradniki video. Jeśli jednak to nie zaspokoi wymagającego przedsiębiorcy – może poprzez przygotowany czat połączyć się ze specjalistą i w ten sposób uzyskać wyczerpującą odpowiedź.

Sprawdź – w InFakt.pl czekamy na Ciebie.