Podstawowym elementem funkcjonowania gospodarki jest gra popytu i podaży. Zazwyczaj relacje te nie są równomierne i strony uczestniczące w procesie sprzedaży dóbr i usług wprowadzają pewne formy zabezpieczenia swoich interesów.

Jednym z takich zabezpieczeń jest wprowadzenie do obrotu gospodarczego formy zapłaty w postaci zaliczek, które nabywca wpłaca sprzedawcy przed zrealizowaniem transakcji sprzedaży. Zaliczki z jednej strony zabezpieczają interes sprzedającego (otrzymuje z góry część należności) oraz kupującego (nie musi dokonywać z góry płatności za świadczenie, którego jeszcze nie otrzymał).

W celu udokumentowania wpłaty zaliczki wystawiane są przez sprzedającego fakturę zaliczkową. Następstwem natomiast faktury zaliczkowej jest faktura końcowa.

Co to jest faktura zaliczkowa i końcowa?

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT zaliczkowej. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. W związku z powyższym, jeśli nabywca świadczenia przed otrzymaniem towaru lub usługi zapłaci kilka zaliczek, sprzedawca każdorazowo będzie zobowiązany do wystawienia kolejnej faktury zaliczkowej, odpowiadającej wartościowo otrzymanej zaliczki.

Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku eksportu towarów, jeżeli wywóz towarów nastąpi w ciągu 6 miesięcy, licząc od dnia otrzymania części należności. W momencie otrzymania ostatniej części należności i zrealizowania świadczenia, sprzedawca jest zobligowany do wystawienia faktury końcowej.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa i końcowa?

Zgodnie rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług , do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż siódmego dnia, od dnia, w którym otrzymano przez wydaniem towaru lub wykonaniem usługi część należności oraz w przypadku otrzymania każdej kolejnej część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonanie usługi powinna zawierać co najmniej:

• a) Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• b) Numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• c) Datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „faktura VAT” lub „faktura VAT- MP”, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku gdy wcześniej były wystawiano faktury zaliczkowe dotyczące tej samej należności, również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej w części należności brutto;
• d) Stawkę podatku;
• e) Kwotę podatku;
• f) Dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj)towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;
• g) Datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Jeżeli suma wpłaconych zaliczek nie pokrywa całej wartości zamówienia, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę końcową, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych wcześniej należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Istotne jest aby na fakturze końcowej podane były numery faktur zaliczkowych, wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto zamówienia, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury końcowej.

W rzeczywistości faktura końcowa jest standardową fakturą VAT i powinna zawierać wszystkie elementy, analogicznie do faktury VAT. Istotne jest jednak zamieszczenie informacji nt. wpłaconych wcześniej zaliczek.

Jak to wygląda w praktyce?

W dobie komputeryzacji wystawianie faktur w wersji papierowej jest w dużej mierze niepraktyczne i stwarza ryzyko popełnienia błędów. Z pomocą idą nam producenci programów komputerowych, którzy stworzyli księgowość w wersji elektronicznej, umożliwiającej zarówno sporządzanie dokumentów w wersji elektronicznej jak i prowadzenie całej księgowości w firmy w sposób maksymalnie zautomatyzowany. Jednym z takich programów jest aplikacja Infakt. Przy jej wykorzystaniu możemy wystawić zarówno fakturę zaliczkową i końcową. Dosłownie w ciągu kilkunastu sekund faktura będzie przygotowana do przekazania kontrahentowi w wersji elektronicznej.

Dla przedstawienia zasad wystawiania faktur zaliczkowych i faktur korygujących w aplikacji Infakt, zaprezentujemy dokumentowanie sprzedaży na poniższym przykładzie.

Dnia 01.09.2011 sprzedawca zawarł z kupującym umowę sprzedaży maszyny do produkcji puszek aluminiowych o wartości 10 000 netto zł. Dnia 01.09.2011 nabywca wpłacił zaliczkę w wysokości 2 000 brutto zł. W dniu 15.09.2011 roku dokonał wpłaty kolejnej zaliczki w wysokości 3 000 brutto zł. Dostawa maszyny i zapłata pozostałej części należności nastąpiła 30.09.2011.

1. Wystawienie pierwszej faktury zaliczkowej z datą dokonania wpłaty zaliczki tj. 01.09.2011 r. (3/ZAL/09/2011):

2. Wystawienie drugiej faktury zaliczkowej z datą dokonania wpłaty zaliczki tj. 15.09.2011 (4/ZAL/09/2011)

Fakturę dotyczącą drugiej zaliczki wystawiamy z poziomu pierwszej faktury zaliczkowej (należy wejść do pierwszej faktury zaliczki i kliknąć „kolejna zaliczka”).

Informacje na temat wpłaconej wcześniej zaliczki automatycznie zostanie uwzględniona na drugiej fakturze zaliczkowej.

3. W momencie otrzymania maszyny przez nabywcę oraz dokonania zapłaty pozostałej części należności (lub gdy ostatnia płatność zostanie dokonana w późniejszym terminie już po otrzymaniu towaru np. przelew) sprzedawca wystawia fakturę końcową. Fakturę końcową wystawiamy z poziomu faktury zaliczkowej, klikając opcję „faktura końcowa”.

W przypadku faktury końcowej dane na temat faktur zaliczkowych zostaną uwzględnione na dokumencie automatycznie.

Źródła prawne:

1.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług; (Dz. U. 2011 nr 68 poz. 360)

2. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 177 poz. 1054)