Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek dokumentowania swojej sprzedaży fakturami VAT. Jest to podstawowy dokument stwierdzający dokonanie sprzedaży, którego zasady wystawiania są szczegółowo regulowane przepisami prawa.

Przedsiębiorca musi być świadomy wszelkich obowiązków związanych z wystawianiem faktur, aby były one rzetelne i pozbawione wad. W innym przypadku podatnik narazi się na kary na gruncie kodeksu karnego skarbowego.

Zasady wystawiania faktur reguluje Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z rozporządzeniem tym faktura powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży również datę sprzedaży;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
•  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Odnośnie ww. zakresu danych, które faktura powinna posiadać, należy pamiętać, że w przypadku faktur wystawianych przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą w nazwie firmy zawsze musi być wskazane jej imię i nazwisko. Dopuszczalne jest dołączenie innych określeń dowolnie wybranych.

W przypadku, gdy faktura wystawiana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może ona nie zawierać numeru NIP nabywcy.

W sytuacji, gdy data wystawienia faktury różni się od daty sprzedaży należy wskazać w fakturze dokładną datę sprzedaży. Należy przy tym pamiętać, że data wystawienia może obejmować maksymalnie kolejne siedem dni licząc od daty wydania towaru lub wykonania usługi.

W fakturze należy także wskazać formy i termin płatności, które sprzedawca określa z odbiorcą.

Po wystawieniu faktury według ww. zasad należy pamiętać, że powinno się ją wydrukować w co najmniej dwóch egzemplarzach. Oryginał dla nabywcy oraz kopię dla sprzedawcy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury VAT nie muszą już zawierać ani podpisu wystawcy, ani podpisu odbiorcy. W praktyce warto jednak taki podpis uzyskać, gdyż w sytuacji takiej, w przypadku trudności z uzyskaniem należności, daje to większe możliwości jej odzyskania na drodze sądowej.

Przy zachowaniu ww. minimalnego zakresu danych, które faktura powinna zawierać jej układ i forma są już dowolne. Wcześniej popularne były gotowe formularze faktury VAT w formie samokopiujących druczków zawierających niezbędne dane. Obecnie przedsiębiorcy samodzielnie tworzą formularze faktury VAT w edytorach tekstowych bądź arkuszach kalkulacyjnych.

Mogą wtedy sami nadawać im wielkość oraz formę i faktura taka, przy zachowaniu zasad jej wystawiania według rozporządzenia, będzie jak najbardziej prawidłowa. W związku z faktem, iż przy sporządzaniu faktur w tej formie popełnia się bardzo wiele błędów odnośnie numeracji, chronologii, danych nabywcy bądź również błędów rachunkowych przedsiębiorcy decydują się na zakup gotowych programów do fakturowania. Jeżeli firma zatrudnia fakturzystkę, do której obowiązków ta czynność należy jest to bardzo dobre rozwiązanie. Również w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie bardzo często przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, sam wystawia faktury taki program spełnia jego oczekiwania. Związane jest to z tym, że drobni przedsiębiorcy bardzo często świadczą swoje usługi u klientów, przemieszczają się ze spotkania na spotkanie i cenią sobie wówczas wystawienie faktury w dowolnym miejscu. Dla takich osób stworzone zostały platformy on-line świadczące tego typu usługi.

Przykładowo w aplikacji Infakt.pl wystarczy połączenie z internetem, by z dowolnego miejsca wystawić fakturę VAT zgodną z zakresem danych wymaganych rozporządzeniem. Wystarczy uzupełnić w kilku krokach wspomniane wyżej elementy faktury VAT:

Wówczas aplikacja pozwala na wydruk gotowej faktury zgodnej z przepisami, a także wysłania jej bezpośrednio ze strony aplikacji do odbiorcy.

Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania nie tylko faktury VAT, ale też innych dokumentów księgowych.