Przy wystawianiu faktury popełniłeś błąd? Nie bagatelizuj tego! Z błędnie wystawionymi dokumentami wiążą się konsekwencje podatkowe. Co zrobić w takiej sytuacji? Wystaw fakturę korygującą.

inFakt ułatwia małym podmiotom gospodarczym panowanie nad fakturami VAT wraz ze wzrostem ich ilości. Polecam!

Przemysław Kopeć Programista, Freelancer

Faktura korygująca – co powinna zawierać.

• ilość towaru ( przed i po korekcie)
• cenę netto( przed i po korekcie)

Jak wystawić fakturę korygującą z inFakt? Zamiast wypisywać gotowe druki faktury korygującej, lub wypełniać szablony w excelu czy wordzie skorzystaj z aplikacji inFakt. Dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze wystawienie faktury korygującej zajmie tylko chwilę. Dodatkowo jeśli korekta dotyczy wystawionego wcześniej w aplikacji dokumentu, większość danych uzupełnia się automatycznie. Uzupełniasz jedynie część dotyczącą ilości „po korekcie”.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

Wystawiając faktury VAT mimo dokładania należytej staranności naturalnym jest, iż można popełnić przy tej czynności błąd. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą.

Jednak faktury korygujące wystawia się nie tylko w przypadku popełnienia błędów, ale również w sytuacji udzielenia rabatu bądź zmiany ceny. Zasady korygowania faktur określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Przepisy tego rozporządzenia wskazują przypadki, w których błędy stwierdzone w wystawionych fakturach są usuwane za pomocą faktur korygujących. Wystawienie faktury korygującej należy do obowiązków sprzedawcy. Nabywca, który stwierdzi błędy w fakturze powinien zaewidencjonować udokumentowane nią koszty, a o uchybieniach zawiadomić sprzedawcę.

Zgodnie z rozporządzeniem fakturę korygującą wystawia się w przypadku:

• udzielenia rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej,
• zwrotu sprzedawcy towarów,
• zwrotu zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu,
• podwyższenia ceny po wystawieniu faktury pierwotnej,
• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź jakiekolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca służy do usuwania błędów zawartych w pozycjach faktury, które określają przedmiot i wartość sprzedaży, stawkę podatkową, kwotę podatku.

Niezbędne elementy faktury korygującej, która ma dokumentować rabat, zwrot towarów, zaliczek, przedpłat to:

2) data wystawienia,

3) dane faktury pierwotnej, takie jak:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
• numer korygowanej faktury,
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży,
• e) nazwę towaru lub usług, których dotyczy korekta,

4) kwota i rodzaj zdarzenia dokumentowanego fakturą korygującą,

5) kwota zmniejszenia podatku należnego.

W przypadku podwyższenia ceny faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

• kolejny numer faktury korygującej,
• datę wystawienia,
• dane faktury pierwotnej, której dotyczyć ma korekta takie jak strony transakcji, NIP nabywcy i sprzedawcy, numer oraz datę wystawienia i sprzedaży, a także rodzaj towaru, usługi, których cena zostaje podwyższona.
• Kwotę podwyższenia ceny bez podatku.
• Kwotę podwyższenia podatku należnego.

Fakturę korygującą należy wystawić w momencie spostrzeżenia pomyłki, zwrotu zaliczki, towarów, udzielenia rabatu bądź po zmianie ceny w pierwotnie wystawionej fakturze przekazując odbiorcy oryginał faktury, a u siebie zachowując jej kopię. Faktura korygująca stanowi dla sprzedawcy oraz nabywcy dowód księgowy będący podstawą skorygowania błędów w zapisach księgowych.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

Należy jednak pamiętać, że wystawiając fakturę korygującą należy otrzymać potwierdzenie jej otrzymania od odbiorcy. Dopiero akceptacja faktury korygującej przez odbiorcę jest podstawą ujęcia jej w rejestrze VAT. Nie ma określonego przepisami wzoru, w jaki sposób takie potwierdzenie powinno wyglądać.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

W praktyce kopię faktury korygującej odbiorca opatruje podpisem wraz z datą jej otrzymania. Wysyłając natomiast fakturę korygującą pocztą należy wysłać kopię wraz z oryginałem z prośbą o odesłanie podpisanej kopii. Jeżeli odbiorca dokonuje przelewu za fakturę pomniejszając należność o wysokość faktury korygującej, której numer wskazuje w tytule przelewu, będzie to mogło również stanowić potwierdzenie, że odbiorca tę fakturę otrzymał.

Przy zachowaniu ww. minimalnego zakresu danych, które faktura korygująca powinna zawierać jej układ i forma są już dowolne. Można korzystać zarówno z programów do ewidencji sprzedaży, w którym większość przewiduje możliwość wystawiania faktur korygujących, gotowych formularzy w formie samokopiujących druków bądź stworzyć indywidualnie wzór z zachowaniem niezbędnych elementów w edytorze tekstowym bądź arkuszu kalkulacyjnym.

Nie mniej tak jak programy do fakturowania zastąpiły z biegiem czasu papierowe druki faktur, tak teraz nowoczesny platformy on-line zastępują standardowe programy do wystawiania faktur. Różnica polega na większej wygodzie, elastyczności oraz nieograniczonym dostępie. W przypadku wystąpienia sytuacji wymagającej sporządzenia korekty użytkownik może tego dokonać z każdego miejsca i w każdym momencie, wystarczy połączenie z internetem. Może mieć w każdym momencie dostęp do swoich dokumentów, wystawiać nowe i wysyłać od razu pocztą elektroniczną do kontrahentów.

Przykładem tego typu nowoczesnej platformy do fakturowania on-line jest aplikacja inFakt. Wystawianie faktur korygujących w aplikacji inFakt to czynność wymagająca tylko kilku kroków:

• W części „Przychody-Faktury” należy wybrać odpowiedni rodzaj – „Faktura korygująca”
• Aplikacja nadaje automatycznie numer kolejnej faktury korygującej. Pozostaje wskazać kontrahenta, którego dotyczy korygowana przez nas sprzedaż oraz daty wystawienia faktury pierwotnej oraz korygującej, a także datę sprzedaży i termin płatności:
• Następnie wprowadza się dane sprzed dokonania korekty wynikające z faktury pierwotnej:
• Na koniec należy wskazać formę zapłaty.

Po uzupełnieniu tych danych można wydrukować fakturę korygującą:

Wystawiona za pomocą aplikacji inFakt faktura korygująca zawiera wszelkie wymagane przepisami elementy. Dodatkowo ma czytelny wzór, a jej wygląd można dostosować do własnych potrzeb w ustawieniach.

Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania faktury korygującej on-line.