Faktura jest jednym z podstawowych dokumentów występujących w transakcjach gospodarczych. Jej głównym zadaniem jest udokumentowanie sprzedaży, do jakiej doszło pomiędzy stronami. Często jednak zdarza się, że została ona wystawiona nieprawidłowo. Jak należy postąpić w takiej sytuacji?

Przypadki obligujące do wystawienia faktury korygującej

W przypadku wadliwego sporządzenia faktury zachodzi konieczność wystawienia faktury korygującej. Zasady wystawiania takich dokumentów zostały uregulowane w rozporządzeniu wydanym przez Ministra Finansów, a dotyczące m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z wytycznymi wspomnianej regulacji, przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonania korekty faktury w przypadkach, gdy:

• po fakcie wystawienia głównej faktury udzielił kupującemu określonego rabatu,
• otrzymał zwrot sprzedanego uprzednio towaru,
• zwrócił kupującemu nienależne kwoty,
• zwrócił również nabywcy zaliczkę, zadatek, przedpłatę, lub ratę, podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT,
• dokonał zwiększenia ceny towaru/usługi po sporządzeniu faktury,
• stwierdził błąd dotyczący ceny jednostkowej, stawki czy kwoty podatku VAT, lub też jakiejkolwiek pozostałej pozycji na fakturze.

Elementy faktury korygującej

Zgodnie z wcześniej przywołanym rozporządzeniem, prawidłowa faktura korygująca powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

• sformułowanie „KOREKTA” lub też wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA”,
• numer kolejny, zgodny z przyjętą chronologią wraz z datą wystawienia dokumentu,
• dane dotyczące faktury korygowanej, tj.: nazwy sprzedawcy i nabywcy łącznie z adresami,
• numery NIP tych stron, numer faktury pierwotnej, data jej wystawienia i sprzedaży,
• oznaczenie pozycji towaru/usługi objętych korektą,
• wartości i rodzaj przyznanego rabatu / zwiększonej ceny jednostkowej w formie netto,
• kwotę pomniejszenia lub powiększenia podatku VAT należnego, w zależności od końcowego rozliczenia korekty.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

Bardzo jest istotne to, aby faktura korygująca była sporządzona przejrzyście i czytelnie. Wpływ na to ma z pewnością odpowiedni charakter czcionki tekstu oraz przejrzystość układu poszczególnych elementów na dokumencie, a staranny charakter pisma przy wykorzystaniu gotowych druków akcydensowych.

Stroną zobowiązaną do sporządzenia faktury korygującej jest sprzedawca. Koryguje on w ten sposób również własne pomyłki, które nie wpływają na wartość obrotów, tj. nie podwyższają ani nie obniżają kwoty podatku VAT. Egzemplarz takiej korekty faktury wystarczy tylko dołączyć do faktury pierwotnej.

Rola potwierdzenia otrzymanej faktury korygującej

Przy okazji tematyki dotyczącej faktur korygujących pojawia się problem: w jakim momencie ująć tą fakturę w rejestrze VAT, a tym samym: w jakim okresie rozliczeniowym przedsiębiorca powinien pomniejszyć kwotę podatku VAT należnego w przypadku tzw. „korekty zmniejszającej”? Zgodnie z postanowieniami ustawy o podatku VAT, można tego dokonać, pod warunkiem uzyskania od nabywcy potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, jeszcze przed upływem terminu, w jakim należałoby złożyć deklarację za dany okres sprawozdawczy. W związku z tym, w sytuacji otrzymania przez nabywcę korekty faktury po upływie tego terminu, uprawnienie do uwzględnienia korekty przez podatnika będzie przysługiwać za okres, w którym uzyska to potwierdzenie.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

Znacznym udogodnieniem w zakresie pozyskiwania potwierdzeń odbioru korekt dla większych przedsiębiorstw jest z pewnością możliwość sporządzania faktur w formie elektronicznej. Wówczas, potwierdzenie odbioru staje się skuteczne w momencie, w którym nabywca dokona rejestracji w systemie wymiany elektronicznych danych i pobierze w tym celu odpowiednie dokumenty. Warunki, jakie należałoby spełnić, aby móc skorzystać z elektronicznej formy w zakresie potwierdzeń odbioru, zostały określone w stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów. Zgodnie z jego założeniami, obsługa faktur w formie elektronicznej jest dozwolona, pod warunkiem, że ich wiarygodne pochodzenie i integralność treści będą zapewnione poprzez:

• bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym certyfikatem kwalifikowanym, albo przez
• wymianę elektronicznych danych EDI, jeżeli umowa zawarta między stronami zainteresowanymi tą wymianą, przewiduje zastosowanie metod, które zagwarantują autentyczność pochodzenia dokumentu i integralność informacji.

Faktura korygująca w formie online

Pomimo dokładania wielu starań, przy wypełnianiu faktury korygującej można łatwo popełnić błąd. Aby mieć pewność, że dokument ten został sporządzony prawidłowo, należy najlepiej skorzystać z programu do fakturowania. Jest to bardzo komfortowe i praktyczne rozwiązanie, które znacznie przyspiesza bezbłędne wystawianie faktur.

Obecnie tego typu aplikacje są oferowane również w formie internetowej. Pozwala to m.in. na nieograniczony dostęp do faktur, kiedy tylko zajdzie taka konieczność. Jest to oferta skierowana przede wszystkim dla przedsiębiorców mniejszych i średnich podmiotów, którzy poszukują źródeł zmniejszenia kosztów w firmie, gdyż tego typu aplikacje oferowane są niekiedy zupełnie bezpłatne. Jednym z takich programów jest platforma inFakt.pl.

Jest ona przeznaczona m.in. dla tych, którzy doceniają elastyczność i komfort w zakresie obsługi księgowej. Potwierdzeniem tego jest także znaczne uproszczenie w zakresie sporządzania omawianej faktury korygującej w tym serwisie. InFakt.pl zawiera gotowe druki wszelkich dokumentów niezbędnych w toku dokumentowania transakcji sprzedaży. Bieżąca kontrola poprawności wprowadzanych informacji i automatyzacja w zakresie wykonywania obliczeń sprawia, że można mieć zupełną pewność dobrze wystawionej faktury korygującej. Dodatkowo, forma online tej aplikacji umożliwia pozyskanie bieżących informacji na temat sytuacji finansowej przedsiębiorstwa z dowolnej lokalizacji z dostępem do sieci internetowej. Wystarczy założyć bezpłatne konto użytkownika w systemie, aby móc się przekonać o korzyściach wynikających ze współpracy z inFakt.pl w zarządzaniu firmą.