Wielu przedsiębiorców boryka się z problemami dotyczącymi wystawiania faktur VAT. Do tej pory podatnicy VAT musieli wystawiać faktury ręcznie co wiązało się również z ręcznym wypełnianiem KPIR (Księga Przychodów i Rozchodów).

Był to dość problematyczny obowiązek oraz wyjątkowo czasochłonny. Na szczęście w ostatnich latach fakturowanie przeszło prawdziwą metamorfozę. Zanim jednak przejdziemy do sedna tematu, poznajmy podstawy. Czym są faktury VAT i co powinny w sobie zawierać? Jak i gdzie wystawić fakturę za darmo?

Czym jest faktura VAT i kto ją wystawia?

Mówiąc w ogromnym skrócie, faktura VAT jest rodzajem dokumentu wystawianym przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, będących podatnikami VAT. Obowiązek ten może zostać zniesiony w sytuacji, gdy przedsiębiorcy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W tym przypadku faktura może zostać wystawiona wyłącznie na wyraźne życzenie zainteresowanego, jako forma udokumentowania transakcji.

Nieco inaczej wygląda to w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. W takim wypadku podatnik ma obowiązek wystawienia faktury również wtedy, gdy sprzedaż wysyłkowa lub dostawa wewnątrzwspólnotowa są wykonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Fakturę wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym jej oryginał wydawany jest nabywcy, a kopię podatnik pozostawia w swojej dokumentacji. Fakturę VAT wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli jednak podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, jak to ma miejsce w przypadku umów o charakterze ciągłym, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Ostatnio coraz popularniejsze stają się faktury w formie elektronicznej, które mają taką samą wartość prawną, co faktury papierowe. O fakturach elektronicznych napiszemy nieco szerzej w dalszej części tekstu.

Co powinna zawierać faktura VAT?

W prawidłowo wypełnionej fakturze VAT znajduje się wiele szczegółowych danych zarówno o przedsiębiorcy, jak i nabywcy konkretnego towaru lub usługi. Trzeba pamiętać, że odpowiednie wypełnienie faktury VAT jest bardzo ważne. A co powinna zawierać taka faktura?

• Nazwy, imiona i nazwiska lub nazwy skrócone nabywcy oraz sprzedawcy, a także ich dokładne adresy.
• Numery identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy.
• Dokładna data sprzedaży zawierająca dzień, miesiąc i rok. Lub też miesiąc i rok jeśli dotyczy to sprzedaży o charakterze ciągłym. W tym przypadku podatnik może umieścić na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, natomiast data wystawienia faktury musi być dokładna. W tym przypadku chodzi o faktury zbiorcze wystawione na jednego kontrahenta, który w krótkim okresie czasu dokonał wielu zakupów.
• W fakturze należy również zawrzeć jej nazwę, tj. „Faktura VAT” wraz z numerem kolejnym danej faktury.
• Faktura powinna również zawierać nazwę towaru lub usługi.
• Ilość, jednostki miary i wartości dotyczące sprzedanych towarów lub wykonanych usług.
• Cena jednostkowa usługi lub towaru oraz łączna wartość netto wszystkich usług lub towarów. Stawki podatku.
• Suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług.
• Faktura powinna zawierać również wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku, czyli wartość brutto wszystkich towarów i usług. Wykaz powinien zawierać podział na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku również z uwzględnieniem usług i towarów zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu.
• Całkowita kwota należności wraz z należnym podatkiem. Kwota musi być wyrażona zarówno słownie jak i w postaci cyfrowej.

W większości przypadków faktura VAT zawierająca powyższe dane wystawiana jest w postaci papierowej. Od jakiegoś czasu coraz większą popularnością cieszą się faktury w postaci elektronicznej, tak zwane e-faktury. O ile na początku, zaraz po wprowadzeniu tego typu faktur do obiegu ich popularność była znikoma, to już dziś przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po ten sposób rozliczeń.

Czym jest e-faktura i jakie są jej największe zalety?

Faktura elektroniczna (e-faktura) została prawnie zrównana z fakturą tradycyjną (papierową) 14 lipca 2005 roku zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów. Niestety do niedawna tego typu forma faktury była ograniczana głównie komplikacjami związanymi ze sposobem potwierdzenia autentyczności i integralności.

Na szczęście od 1 stycznia 2011 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010. Nowe rozporządzenie dotyczy przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Nowe zasady wprowadzają więcej swobód dotyczących sposobu zapewnienia autentyczności i integralności e-faktury. W związku z tym coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna korzystać z elektronicznych faktur, również tych darmowych.

Do największych zalet faktur elektronicznych należy przede wszystkim ogromna oszczędność zarówno czasu jak i pieniędzy. Aplikacje elektroniczne samodzielnie dokonują wszelkich wyliczeń KPIR, tworzą również deklaracje VAT. W przypadku e-faktur odpadają wszelkie koszty związane z przesyłką pocztową, archiwizacją i innymi działaniami logistycznymi.

W przypadku faktur elektronicznych nie ma również ryzyka związanego z przekroczeniem terminów. Jak wiadomo, faktury tradycyjne przesyłane drogą pocztową czasami ulegały zgubieniu lub zniszczeniu, w przypadku e-faktur takie ryzyko nie istnieje. Do plusów należy zaliczyć również fakt związany z przechowywaniem. Faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca, co faktura papierowa, gdyż trzymamy ją na dysku komputera lub dowolnym nośniku danych z telefonem włącznie. Poza tym w każdej chwili możemy taką fakturę przejrzeć lub edytować – zajmuje to kilkanaście sekund.

Darmowe faktury VAT w inFakt

W serwisie inFakt każdy przedsiębiorca czy firma może skorzystać z darmowych faktur VAT. Jest to proste i każdy bez problemu sobie z tym poradzi. Wystarczy zarejestrować się w serwisie inFakt postępując zgodnie ze wskazówkami pojawiającymi się na ekranie. Najważniejszą zaletą jest to, że z każdego miejsca (z pracy, biura, domu etc.) przedsiębiorca ma dostęp do swojego konta. W razie jakichkolwiek pytań, nasi doradcy pomogą rozwiązać każdy problem. Korzystając z serwisu inFakt możemy mieć pewność, że nasza faktura została wypełniona bezbłędnie z uwzględnieniem wszystkich najnowszych aktualizacji.

Jak wystawić fakturę w inFakt ?

Wystawianie darmowych faktur w inFakt jest bardzo proste. Po rejestracji i zalogowaniu się na swoje konto klikamy w przycisk „Nowa faktura VAT”. Następnie postępujemy zgodnie z instrukcją.

• Na wyświetlonym schemacie wystawianej faktury VAT dodajemy nowego klienta lub wybieramy pozycję z listy już dodanych. W każdej chwili możemy również zmienić dane dodanych już klientów.
• Następnie wybieramy datę wystawienia faktury, datę sprzedaży oraz termin zapłaty. Datę możemy wpisać ręcznie lub z kalendarza.
• Następnym krokiem jest wpisanie nazwy produktu lub usługi. Możemy wybrać wcześniej zdefiniowane pozycje lub dodać nowy produkt. W tym celu wpisujemy jego nazwę, wartość netto lub brutto, a także wybieramy stawkę VAT. Aplikacja samoczynnie przeliczy wszystkie wartości. Klikając w przycisk „Zapisz produkt” dodajemy pozycję do listy.
• W kolejnym kroku wybieramy walutę oraz sposób płatności. Wybierając „przelew”, jako sposób płatności dodajemy numer konta oraz nazwę banku.
• Opcjonalnie możemy wpisać odbiorcę dokumentu oraz wszelkie uwagi dotyczące faktury.
• Po kliknięciu przycisku „Zapisz” zobaczymy podgląd wystawianej faktury. Oczywiście w każdej chwili możemy skorygować wpisane dane. Jeśli jednak wszystko jest wypełnione poprawnie, fakturę możemy wydrukować lub wysłać pocztą elektroniczną – wszystkie opcje znajdują się po prawej stronie ekranu. Po wybraniu odpowiedniej opcji klikamy na przycisk „Wyślij fakturę”.

Wystawiaj faktury w inFakt.pl

PDF-y, drukowanie, wysyłka e-mailem

Podaj adres e-mail i hasło, aby wystawiać faktury!

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wystaw fakturę za darmo