Jak założyć spółkę z o.o. przez internet lub u notariusza? Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji?

Spółka z o.o. to odpowiednie rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć ryzyko finansowe do utraty wkładu własnego. Dlatego nikogo nie dziwi fakt, że jest to najczęściej wybierana forma spółki kapitałowej w Polsce. Rejestracja spółki z o.o. nie jest trudna, choć bardziej czasochłonna niż założenie jednoosobowej działalności gospodarczej.  

W artykule zebraliśmy istotne informacje na temat tego, jak założyć firmę. Skupiliśmy się na trybie rejestracji przez internet – opisaliśmy działania krok po kroku i podliczyliśmy koszty. Jeżeli zdecydowałeś, że wkrótce zarejestrujesz spółkę z o.o. – koniecznie zapoznaj się z tekstem.

Jak zarejestrować spółkę z o.o.?

Przyszli przedsiębiorcy mogą zarejestrować spółkę z o.o. na dwa sposoby:

• tradycyjnie – w formie aktu notarialnego,
• przez internet.

Rejestracja spółki z o.o. u notariusza

Mimo że ta forma zakładania firmy jest odpłatna, to niektóre spółki chcą lub muszą z niej korzystać. Przekonuje je swoboda w kształtowaniu treści umowy, możliwość wniesienia wkładu niematerialnego (w aporcie). Minusami jest wspomniana odpłatność i wydłużony czas rejestracji spółki.

Założenie firmy przez internet

Rejestrację spółki przez internet dokonuje się poprzez system S24. Rejestracja firmy w portalu jest wygodna, bezpłatna i szybsza niż u notariusza. Na niekorzyść przemawia fakt, że sporządzając umowę spółki, należy posługiwać się wzorcem, a kapitał początkowy może być wniesiony wyłącznie w gotówce.

Należy się wyjaśnienie, co do użytego wyżej określenia „bezpłatna rejestracja”. To nie jest tak, że zarejestrujemy spółkę z o.o. bez przysłowiowej złotówki w portfelu. Bezpłatne jest sporządzenie umowy, ale dochodzą inne opłaty (np. za wpis do rejestru) oraz wkład własny. W dalszej części artykułu napisaliśmy, ile kosztuje rejestracji spółki z o.o. przez internet.

Dokumenty do rejestracji spółki z o.o.

Nie bez powodu wspomnieliśmy, że rejestracja spółki z o.o. przez portal S24 jest wygodna. Złożenie wniosku przez internet, działa podobnie jak zasada „jednego okienka” w urzędach. Nie trzeba oddzielnie występować o numery NIP i REGON – wszystko odbywa się automatycznie.

Dokumentem, który jest niezbędny, aby założyć firmę, jest umowa spółki. Papiery urzędowe do złożenia po zarejestrowaniu spółki to:

1. Oświadczenie o pokryciu kapitału początkowego (podpisane przez wszystkich członków zarządu). Oświadczenie można bezpłatnie dołączyć w formie załącznika przy składaniu wniosku o rejestrację spółki w portalu S24. Można też złożyć je później, ale w nieprzekraczanym terminie 7 dni od uzyskania wpisu do KRS. Za złożenie oświadczenia po rejestracji w KRS należy zapłacić 40 zł (opłata stała za przyjęcie dokumentu, o których sąd czyni wzmiankę w rejestrze).
2. Deklaracja PCC-3 (podpisana przez zarząd spółki) – do złożenia w urzędzie skarbowym w terminie 14 dni.
3. Zgłoszenie NIP-8 w urzędzie skarbowym w terminie 21 dni.
4. Formularz VAT-R do urzędu skarbowego, na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją.

Dane, które musisz znać, składając wniosek o rejestrację spółki:

• nazwa spółki (pamiętaj, że konieczne jest oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”),
• dane adresowe spółki,
• lista wspólników,
• kod PKD przedmiotu działalności firmy,
• kapitał zakładowy (minimum 5 000 zł),
• właściwy sąd rejestrowy.

Rejestracja spółki z o.o. przez internet – krok po kroku

Aby założyć firmę przez internet, trzeba posiadać konto na portalu S24 i mieć możliwość podpisywania się podpisem elektronicznym kwalifikowanym albo Profilem Zaufanym. Ten drugi można uzyskać w kilka chwil, przy pomocy swojego konta bankowego. Powyższy wymóg dotyczy wszystkich wspólników spółki i ewentualnych osób, które będą ich reprezentować

1. Rejestracja umowy spółki

Zaloguj się do systemu i rozpocznij rejestrację spółki z o.o., klikając przycisk „Moje przedsiębiorstwa”, a następnie „Dodaj przedsiębiorstwo”. Uzupełnij nazwę firmy, formę prawną i siedzibę, kliknij Zapisz. Otworzy się kolejne okno, w którym powinieneś kliknąć zakładkę „Dokumenty”, a później „Nowy dokument”.

Zobaczysz listę standardowych dokumentów, których używa się, rejestrując spółkę albo dokonując zmian. Aby zarejestrować firmę wystarczy wybrać „Umowę spółki”. Wypełniając umowę, będziesz proszony o podanie danych, o których pisaliśmy we wcześniejszej części artykułu (kod PKD, wysokość wkładu początkowego itd.).

2. Podpisanie dokumentów i lista wspólników

Po zarejestrowaniu umowy, w kolejnym kroku, kliknij okienko „Podpisz”. Umowę spółki muszą podpisać wszyscy wspólnicy. Wejdź ponownie w zakładkę „Dokumenty” i kliknij na „Nowy dokument”. Z dostępnych dokumentów wybierz „Listę wspólników”. Zauważ, że dane wspólników, zaciągnęły się z utworzonej Umowy. Podpisz listę wspólników analogicznie, jak Umowę spółki.

Dodatkowe dokumenty

Do dokumentów rejestrowych należy załączyć trzy dokumenty zewnętrzne:

• oświadczenie, czy Spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców,
• listę adresów do korespondencji wszystkich członków Zarządu,
• adresy do korespondencji wszystkich osób uprawnionych do powoływania Zarządu (czyli wspólników lub członków Rady Nadzorczej, jeżeli taki organ jest powoływany).

3. Opłata za rejestrację spółki z o.o

Koszty związane z rejestracją firmy przez internet opłacisz online, w portalu S24. Po poprawnej rejestracji dokumentów w systemie, zostaniesz przeniesiony do realizacji płatności. Koszty, które poniesiesz to:

• 250 zł za wpis do KRS-u,
• 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,
• opłata dla operatora płatności.

Po udanym przejściu wszystkich kroków, wniosek o rejestrację spółki z o.o. trafi do wybranego sądu rejestrowego. Jednocześnie pójdą wnioski o numery NIP i REGON. Nie dostaniesz powiadomienia listownego o nadaniu tych numerów, ale stosowna informacja przyjdzie przez portal S24. Wystarczy zalogować się do systemu, wybrać „Moje przedsiębiorstwo”, a następnie kliknąć przycisk „Korespondencja”.

PCC od rejestracji spółki z o.o.

W ciągu 14 dni od zawarcia spółki należy opłacić do urzędu skarbowego podatek od czynności cywilnoprawnych. Podatek wynosi 0,5% wysokości wnoszonego kapitału. Jednak niewiele osób wie, że od kwoty kapitału odejmuję się koszty rejestracji spółki. Zatem, jeżeli wkład własny wynosi 5 000, opłaty sądowe 350 zł, to PCC liczy się od kwoty 4 650 zł.