Zakładanie spółki z o.o. – jakich formalności musisz dopełnić?


4 sierpnia 2022 7 min. czytania

Zakładanie spółki z o.o. przez system S24 jest procesem stosunkowo łatwym. Ale jest to dopiero pierwszy krok na drodze formalności związanych z rozpoczęciem tego rodzaju działalności. Jakie są najważniejsze obowiązki przedsiębiorcy, który założył spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Zakładanie spółki z .o.o. podstawowe obowiązki

Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy po założeniu spółki jest dostarczenie dokumentów zgłoszeniowych do odpowiednich organów. Chodzi tu przede wszystkim o urząd skarbowy i ZUS. Jednak to nie wszystko, ponieważ lista obowiązków prowadzącego spółkę jest długa.

Po uzyskaniu wpisu do KRS należy zadbać o założenie rachunku firmowego spółki oraz rejestrację w CRBR – Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Trzeba się również przygotować na opłacenie PCC 3, czyli podatku od czynności cywilnoprawnych, złożyć do urzędu skarbowego druk NIP 8 czy dokonać rejestracji do VAT. W przypadku wielu spółek będzie trzeba zgłosić się do urzędu gminy lub lokalnego urzędu ochrony środowiska. Wszystkie te obowiązki zostały pełniej opisane w dalszych częściach tekstu.

Zakładanie rachunku bankowego spółki z o.o.

Po uzyskaniu wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzący spółkę musi założyć rachunek rozliczeniowy w banku. Rachunek ten będzie służył między innymi do opłacania podatków czy składek ZUS. Informację o numerze rachunku należy zgłosić do Urzędu Skarbowego na druku NIP 8.

Dokonywanie większości operacji za pomocą rachunku rozliczeniowego jest nie tylko przejrzyste dla urzędów. Może także zaoszczędzić przedsiębiorcy czas w zakresie przygotowywania raportów kasowych, które są wymagane przy operacjach gotówkowych spółki.

Złożenie druku NIP 8

NIP 8 to deklaracja służąca do zgłoszenia i aktualizacji danych firmy oraz miejsca przechowywania jej dokumentacji księgowej. Należy złożyć ją do odpowiedniego urzędu skarbowego do 21 dni od rejestracji spółki. W przypadku, gdy spółka z o.o. zamierza być płatnikiem składek ZUS, na złożenie druku ma tylko 7 dni.

W deklaracji umieszczamy między innymi dane dotyczące miejsca prowadzenia działalności, dane osoby prowadzącej dokumentację rachunkową czy informacje kontaktowe samej spółki i jej wspólników. Do zgłoszenia NIP 8 warto dołączyć również dokument potwierdzający prawo do lokalu zajmowanego przez działalność oraz umowę o prowadzeniu konta zawartą z bankiem, ale nie jest to obowiązkowe.

Ponadto deklarację należy złożyć ponownie za każdym razem, gdy zmieni się coś w danych rejestrowych spółki – nastąpi zmiana adresu, numeru konta bankowego, biura rachunkowego prowadzącego księgowość firmy. Aktualizacja musi zostać złożona w ciągu 7 dni od daty powstania zmiany.

Podatek od czynności cywilnoprawnych w spółce z o.o.

Zakładając spółkę z o.o. przez portal S24 należy pamiętać, że zawarcie umowy dla tej formy działalności podlega opodatkowaniu. Obowiązek opłacenia PCC, czyli podatku od czynności cywilnoprawnych, ciąży na wspólnikach spółki. Powstaje on z chwilą zawarcia umowy spółki lub później, jeśli nastąpi zmiana w umowie, która powoduje podwyższenie podstawy opodatkowania, lub w przypadku wystąpienia dopłat do spółki.

Podstawą opodatkowania przy zawarciu umowy spółki z o.o. jest wysokość kapitału zakładowego. Od tejże podstawy opodatkowania można odliczyć opłatę sądową związaną z wpisem spółki do rejestru przedsiębiorców lub zmianą wpisu w tym rejestrze dotyczącą wkładu do spółki. Ponadto odliczyć można opłatę za zamieszczenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym ogłoszenia o wpisach, o których tu mowa.

Stawka podatku od umowy spółki wynosi 0,5%, a organem podatkowym, który go pobiera jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. To podatnik jest obowiązany samodzielnie obliczyć wysokość podatku, złożyć deklarację PCC-3 i wpłacić do urzędu skarbowego podatek w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego. W przypadku założenia nowej spółki obowiązek ten powstaje w dniu zawarcia umowy spółki. 

Poza założeniem spółki PCC opłaca się także w przypadku pożyczki, którą spółka zaciąga od podmiotu innego niż wspólnicy. Pożyczka od wspólników zwolniona jest z tego podatku.

Zakładanie spółki z o.o. a rejestracja do VAT

Deklaracja VAT R to deklaracja zgłoszeniowa spółki do podatku od towarów i usług. Składają ją tylko te spółki, które chcą lub są zmuszone do bycia czynnymi podatnikami VAT. Przy złożeniu deklaracji VAT R na tym samym druku istnieje możliwość zgłoszenia się także do VAT-UE dla przedsiębiorców chcących dokonywać transakcji wewnątrz wspólnoty Unii Europejskiej.

Sam proces rejestracji do VAT możemy podzielić na rejestrację dobrowolną lub obligatoryjną, czyli taką która wynika ze świadczenia usług lub sprzedaży towarów przy których niemożliwe jest zastosowanie zwolnienia z VAT.

Deklarację VAT R można złożyć w urzędzie skarbowym osobiście, pocztą, elektronicznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Poza złożeniem dokumentu VAT R urząd wezwie spółkę do przedstawienia tytułu prawnego do lokalu oraz różnego rodzaju oświadczeń pozwalających na rejestrację do VAT. Proces rejestracji może trwać od kilku dni do kilku miesięcy, w zależności od tego jak szybko urząd otrzyma komplet dokumentów.

W przypadku podatników zwolnionych z VAT, są oni zobowiązani do aktualizacji zgłoszenia VAT R przed dniem pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, które nie podlegają zwolnieniu oraz przed dniem utraty prawa do zwolnienia podmiotowego. Aktualizacji należy dokonać także przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego oraz przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego.

Składki ZUS w spółce z o.o.

Jeżeli spółka zamierza opłacać składki ZUS, jest zobowiązana do złożenia druku zgłoszeniowego płatnika składek. Zgłoszenie to powinno odbyć się w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby.

Jeżeli takiego zgłoszenia dokonała spółka w stanie organizacji, to w terminie 14 dni od powstania zmian należy dokonać aktualizacji danych.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych w spółce z o.o.

Rejestracja w CRBR jest obowiązkiem, który należy wypełnić zaraz po rejestracji spółki. Do rejestru wpisuje się osoby sprawujące bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką. Można do nich zaliczyć udziałowców posiadających ponad 25% udziałów lub głosów, a także reprezentantów, czyli przede wszystkim członków zarządu.

Wpisu należy dokonać elektronicznie na przeznaczonej do tego stronie rządowej w terminie 7 dni od dnia rejestracji spółki w KRS. Zgłoszenia do Rejestru dokonuje zwykle wspólnik w spółce osobowej lub zarząd w spółce kapitałowej. Za niewywiązanie się z obowiązku grożą kary dochodzące nawet do miliona złotych.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

Na zakończenie każdego roku obrotowego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządza sprawozdanie finansowe oraz coroczną deklarację CIT 8 wraz z załącznikami. Sprawozdanie finansowe niektórych spółek może podlegać badaniu przez biegłego rewidenta.

Standardowe sprawozdanie finansowe spółki składa się z następujących elementów:

  • Wprowadzenie do sprawozdania,
  • Bilans spółki,
  • Rachunek zysków i strat,
  • Sprawozdanie zarządu z działalności spółki,
  • Protokół zgromadzenia wspólników zawierający uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie oraz uchwałę o podziale zysków.

Ponadto obowiązkami związanymi z założeniem spółki z o.o. mogą być te w zakresie m.in. podatku od nieruchomości czy ochrony środowiska.

Jak widać sam pomyślny proces rejestracji spółki z o.o. to jedynie początek listy obowiązków przedsiębiorców. Ciężar wypełnienia tych obowiązków można z siebie zdjąć zlecając założenie i prowadzenie księgowości spółki wyspecjalizowanym do tego księgowym. Listę takich osób znajdziesz w ofercie inFakt dla spółek.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu