Faktura zagraniczna z UE a zwrot VAT w Polsce. Jak ją rozliczyć?


17 listopada 2021 3 min. czytania

W czasie podróży służbowych do innych krajów Unii Europejskiej przedsiębiorcy często ponoszą wydatki m.in. na paliwo, przejazdy autostradą czy wstęp na targi. Czy od tego rodzaju zakupów można odzyskać zapłacony za granicą podatek VAT? 

Zasady zwrotu zagranicznego podatku VAT

Przedsiębiorca, który dokonał zakupu w krajach Unii Europejskiej ma prawo wystąpić o zwrot zagranicznego podatku VAT. O zwrot występuje się w Polsce według szczególnej procedury VAT-REFUND.

O zwrot zagranicznego podatku VAT mogą się ubiegać osoby, które:

  • nie mają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonały nabycia,
  • czynnymi podatnikami podatku VAT,
  • nie dokonują wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego VAT.

Zwrot zagranicznego VAT nie jest możliwy dla osób, które prowadzą wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, niezależnie od przyczyny zwolnienia. 

Zakres towarów i usług objętych zwrotem 

O zwrot VAT z innego państwa UE można starać się w przypadku:

  • nabycia paliwa,
  • wynajmu środków transportu,
  • innych wydatków związanych ze środkami transportu,
  • opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg,
  • kosztów transportu (np. opłaty za taksówki),
  • opłat noclegowych,
  • kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych,
  • opłat za wstęp na targi i wystawy,
  • wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne,
  • inne (np. naprawy, artykuły biurowe).

Każdy zakup musi być udokumentowany fakturą (lub dokumentem importowym), które zazwyczaj trzeba dołączyć do wniosku o VAT-REF.

Procedura zwrotu krok po kroku

  1. Aby odzyskać podatek VAT zapłacony w innym kraju Unii Europejskiej należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego formularz VAT-REF. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą – wniosek złóż do urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie poprzez system e-Deklaracje
  2. Następnie wniosek zostaje przekazany do systemu VAT-REFUND. 
  3. Jeśli państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku VAT-REF dołączyć faktury potwierdzające poniesione wydatki, to należy je dołączyć w formie elektronicznej.
  4. Po przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu, wnioskodawca otrzyma potwierdzenie na adres e-mail.
  5. Jeżeli urząd skarbowy stwierdzi, że nie ma podstaw do ubiegania się o zwrot, wówczas naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. Postanowienie wnioskodawca otrzyma pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku oraz na adres e-mail podany we wniosku.
  6. Termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny – nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.
  7. Państwo członkowskie powiadomi wnioskodawcę o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku. Termin powiadomienia wynosi od 4 do 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy będzie konieczne podanie dodatkowych informacji.

Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. Za opóźnienia należą się odsetki.

Kwestią, na którą należy zwrócić szczególną uwagę przy wypełnianiu formularza VAT-REF, jest podanie prawidłowego adresu poczty elektronicznej.