Jak udokumentować i rozliczyć wyjazd służbowy?


22 września 2021 4 min. czytania

W ramach obowiązków służbowych wielu pracowników musi odbywać mniej lub bardziej regularne wyjazdy służbowe. Dotyczy to zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego. Każdy taki wyjazd wiąże się z koniecznością poniesienia opłat np. za zakwaterowanie, jedzenie i transport. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje prawo do otrzymania stosownej rekompensaty z tytułu poniesionych kosztów. W związku z tym warto wiedzieć, jakie dokumenty należy przygotować, aby odpowiednio rozliczyć się z pracodawcą lub urzędem.

Wyjazd służbowy – czym jest i co się do niego wlicza?

Polskie prawo nie definiuje terminu podróży służbowej. Nie zmienia to jednak faktu, że art. 775 kodeksu pracy reguluje należności otrzymywane z tego tytułu. Jest to wyjazd zlecony pracownikowi przez pracodawcę, który ma pomóc w realizacji zadań służbowych, a jednocześnie znajduje się poza miejscem, które w umowie zostało wskazane jako stałe miejsce pracy. Jednocześnie musi być to miejsce znajdujące się poza miejscowością siedziby pracodawcy.

Ustawa reguluje wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej związanej z pełnieniem obowiązków państwowych lub samorządowej. Z kolei pracownicy spoza strefy budżetowej wspomniane należności mają ustalone w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania bądź w układzie zbiorowym pracy. Jeśli warunki te nie zostały określone przez pracodawcę, należy stosować przepisy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 roku. 

Co do zasady pracownik ma prawo do:

Ile czasu na rozliczenie ma pracownik?

Już na samym początku należy podkreślić, że rozliczenie się z pracodawcą ma istotne ograniczenie czasowe. Rozporządzenie mówi, że pracownik ma 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej na przekazanie pracodawcy stosownego rozliczenia. Musi również dołączyć dokumenty udowadniające poniesienie wskazanych kosztów. Co więcej, pracownik musi posiadać dokumentację, w ramach której będzie udowadniać, że konkretny wyjazd miał charakter służbowy, z kolei poniesione opłaty muszą mieć odpowiedni związek z przychodami danej spółki.

Jak rozliczyć dietę oraz kilometrówkę?

Jednym z podstawowych wydatków ponoszonych w ramach wyjazdu służbowego są koszty żywieniowe. W związku z tym pracownikowi przysługuje dieta. Aby ją rozliczyć, należy przedstawić następujące informacje:

  • nazwa miejscowości oraz kraju docelowego;
  • liczba dni oraz godzin przebywania w podróży służbowej – należy przedstawić datę i godziny wyjazdu oraz powrotu.

Stawki diety są różne w zależności od tego, czy podróż jest krajowa, czy zagraniczna. W przypadku podróży zagranicznej stawki diet różnią się w zależności od państwa i są określone w rozporządzeniu. Kodeks pracy daje pracodawcy możliwość ustalenia innych stawek, choć nie może on ich ustalić poniżej kwoty przewidzianej dla pracownika budżetówki.

W przypadku tzw. kilometrówek ustala się stawki za jeden kilometr przebiegu właściwy dla pojazdu wykorzystanego do podróży. Uwzględnia się tu opłaty m.in. za:

Kilometrówka musi zawierać informacje:

  • dane spółki,
  • dane użytkownika pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,
  • cel i data wyjazdu,
  • opis trasy,
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę końcową,
  • podpis pracodawcy.

Wyjazd służbowy – rozliczenie i dokumentowanie poniesionych kosztów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami uznanie wydatków za koszty uzyskania przychodów jest możliwe jedynie przy prawidłowej dokumentacji w postaci księgowej. Ta powinna zawierać następujące informacje:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;
  • określenie stron dokonujących operacji gospodarczej – należy podać nazwy i adresy;
  • opis operacji oraz jej wartość;
  • data dokonania operacji, a także i sporządzenia dowodu.

Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura oraz rachunek, które są wystawione na podatnika. Warto przy tym pamiętać, że sam paragon może być niewystarczającym dowodem poniesienia kosztów z tytułu wyjazdu służbowego.

Jeśli nie ma możliwości uzyskania faktury, paragon fiskalny należy uzupełnić o dane takie jak opis celu poniesionego wydatków oraz spółki.

W przypadku utraty dowodu poniesienia opłaty pracownik może przedłożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o dokonaniu konkretnego wydatku wraz ze stosownym wyjaśnieniem, co stało się przyczyną braku przedstawienia dowodu księgowego. Tu jednak nie zawsze możliwe jest zaakceptowanie tego typu oświadczenia.