Przedsiębiorca prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu ma często do czynienia z sytuacją, w której występuje nadwyżka poniesionych wydatków nad liczbą przejechanych kilometrów. Jak poradzić sobie z rozliczeniem faktur tak, by nie stracić na kosztach? Kilometrówka w liczbach – zapraszamy!

Kilometrówka dla prywatnego samochodu osobowego w firmie

Najbardziej rozpowszechnioną formą korzystania w firmie z auta jest wprowadzenie go do majątku firmowego i zaliczanie wszystkich wydatków do kosztów firmy, a dodatkowo księgowanie amortyzacji.

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na używanie w firmie samochodu osobowego prywatnego, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę.

Kto musi prowadzić kilometrówkę?

Jest to zapis przejechanych tras wraz z datami, celem oraz liczbą faktycznie przejechanych kilometrów. Służy jednemu – obliczeniu wysokości kosztów, jakie można w danym miesiącu zaksięgować.

Jakie trasy wpisujemy do kilometrówki? Może to być np. wyjazd po towar lub wyposażenie, spotkanie z klientem, wyjazd na konferencję, dojazd do biura lub miejsca wykonywania usługi.

Stawka za kilometr zależy od pojemności silnika

Żeby wyliczyć koszty, które można zaksięgować w danym miesiącu, należy ustalić właściwą stawkę dla samochodu:

  • o pojemności silnika do 900 cm3: 0,5214 zł,
  • o pojemności silnika powyżej 900 cm3: 0,8358 zł.

Kwotę przejechanych w danym miesiącu kilometrów mnożymy przez jedną z powyższych stawek. Uzyskany wynik to maksymalna kwota kosztów samochodu, którą można rozliczyć. Pod warunkiem, że posiadamy faktury na dane przedsiębiorcy.

Przykład:

STYCZEŃ

  • przejechane kilometry – 100 km
  • kwota z faktur – 400 zł
  • księgujemy 83,58 zł (100 km x 0,8358 zł)

Do przeniesienia zostaje kwota z faktur 316,42 zł (400 – 83,58)

LUTY

  • przejechane kilometry – 50 km
  • kwota z faktur – 1000 zł 
  • księgujemy 41,79 zł (50 km x 0,8358 zł)

Do przeniesienia pozostaje kwota z faktur 1274,63 zł (316,42 + 1000 – 41,79)

Podsumowując: kilometrówkę rozliczamy narastająco (zarówno kilometry, jak i koszty) do końca danego roku podatkowego, co można szybko sprawdzić sumując kwoty:

  • przejechane kilometry – 150 km, co daje możliwość zaksięgowania faktur do wys. 150 x 0,8358 = 125,37 zł
  • faktury kosztowe – 1400 zł
  • faktycznie zaksięgowana kwota – 125,37 zł
  • kwota z faktur do zaksięgowania w kolejnych miesiącach – 1274,63 zł.

Podobnie rzecz ma się z kilometrami – jeśli okaże się, że jest ich więcej niż kwot z faktur, można je przenosić na kolejne miesiące.

Przykład księgowania

VAT rozliczamy od razu

Kilometrówka jest prowadzona na potrzeby podatku dochodowego i nie ma związku z podatkiem VAT. Oznacza to, że w danym miesiącu można odliczyć VAT od wydatków związanych z samochodem (w przypadku samochodu osobowego jest to 50%) niezależnie od obliczeń w kilometrówce.

Pozostałe 50% VAT z faktur jest księgowane w koszty firmy – a więc podlega już limitowi wynikającemu z ewidencji.

Poniesione wydatki przepadają z końcem roku

Jeśli przedsiębiorcy nie uda się rozliczyć wszystkich poniesionych wydatków do końca danego roku podatkowego – traci tę możliwość w kolejnym. Wydatków tych nie można bowiem przenieść na kolejny rok.

Chcesz rozliczać koszty pojazdu w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.