Rejestracja jako czynny podatnik VAT. Jak jej dokonać?

Nie każdy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem podatku VAT, czyli tzw. vatowcem. Jeśli jednak roczne obroty Twojej firmy przekraczają 200 tys. zł – wówczas musisz zgłosić się jako podatnik VAT. Vatowcem warto być również, jeśli Twoimi kontrahentami są inni podatnicy VAT oraz gdy dokonujesz wielu inwestycji i zakupów firmowych – wtedy możesz otrzymać zwrot VAT-u. Krok po kroku opisujemy, jak się zarejestrować.

Pamiętaj, że podatnicy podatku od towarów i usług rejestrują się na potrzeby VAT przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu. Czyli na przykład przed dokonaniem pierwszej dostawy towarów na rzecz swoich kontrahentów lub wykonaniem usługi, bądź przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia, czyli po przekroczeniu limitu 200 tys. zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego.

Gdzie się zarejestruję jako podatnik VAT?

Wszystko zależy od formy prowadzonej przez Ciebie działalności. Jeśli:

• prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie), złóż zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby Twojego podmiotu,
• prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą – złóż zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania, 
• nie masz w Polsce siedziby, ale masz tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – złóż zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności, 
• nie masz siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce – złóż zgłoszenie wyłącznie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Jak zarejestrować się do VAT?

Zgłoszenie możesz złożyć osobiście w urzędzie, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG bądź przez Portal Podatkowy. Możesz ustanowić w tym celu pełnomocnika. 

Najważniejszym krokiem jest złożenie rejestracyjne na formularzu VAT-R. Na formularzu tym wybierz jedną z dwóch opcji:

• rejestracja jako podatnik czynny
• rejestracja jako podatnik zwolniony (w tej sytuacji możesz, ale nie musisz składać formularza VAT-R).

Jak podaje rządowy portal biznes.gov.pl podmioty zagraniczne, oprócz zgłoszenia rejestracyjnego, mogą być poproszone przez urząd skarbowy o przedstawienie większej liczby dokumentów. Należą do nich:

• umowa spółki (akt założycielski/akt notarialny/statut), 
• aktualny odpis z Rejestru Handlowego (w kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) wraz z kopią wersji obcojęzycznej, 
• aktualne potwierdzenie rejestracji do VAT (z kraju siedziby spółki) – oryginał tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) wraz z kopią wersji obcojęzycznej, 
• umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku bankowego w Polsce, ewentualnie oświadczenie o niewystępowaniu o zwrot podatku VAT, 
• dokładny opis działalności spółki w Polsce (z podaniem kodu PKD) wraz z oświadczeniem, czy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski, czy posiada zaplecze osobowe, techniczne i biurowe niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej, 
• w przypadku spółek spoza Unii Europejskiej – akt notarialny lub umowa między przedstawicielem podatkowym a spółką, 
• w przypadku podmiotu, który nie posiada numeru NIP, konieczne jest również złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2.

W kolejnym kroku urząd zarejestruje Cię jako podatnika VAT

Urząd skarbowy zweryfikuje zgłoszenie i zarejestruje Cię jako czynnego podatnika VAT. Jeśli w zgłoszeniu zaznaczyłeś, że chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji i dokonałeś opłaty, wówczas urząd wyda Ci potwierdzenie.

Ile będziesz czekać?

Jeśli Twoje dane zgłoszone w VAT- R nie będą budzić wątpliwości, Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

W jakich przypadkach nie zostaniesz zarejestrowany?

Może się tak stać jednak, jeśli:

• podasz w zgłoszeniu rejestracyjnym nieprawdziwe dane, bądź zwyczajnie się pomylisz,
• nie można się skontaktować z Tobą, ani twoim pełnomocnikiem,
• Ty lub Twój pełnomocnik nie stawicie się w urzędzie skarbowym mimo wezwania,
• z informacji urzędu wynika, że będziesz wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych, 
• sąd orzekł wobec Ciebie zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie są koszty rejestracji jako podatnik VAT?

Co do zasady rejestracja jako vatowiec bezpłatna. Jeśli jednak w zgłoszeniu zaznaczysz, że potrzebujesz potwierdzenia rejestracji, wówczas zapłacisz 170 zł. Wpłaty dokonaj na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz zgłoszenie rejestracyjne – numer konta sprawdzisz na stronie danego urzędu miasta lub.

Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić opłatę skarbową za pełnomocnictwo – wynosi ona 17 zł. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone rodzinie: mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

O czym muszę pamiętać?

Obowiązkiem podatnika VAT jest założenie ewidencji zakupów i sprzedaży. Przedsiębiorcy objęci VAT-em co miesiąc albo – w przypadku małych podatników – raz na kwartał składają do urzędu skarbowego deklaracje i ewidencję sprzedaży (np. JPK_VAT7M albo JPK_VAT7K). Dokumenty określają, na podstawie ewidencji VAT, wysokość podatku, który należy odprowadzić na rachunek urzędu do 25. dnia każdego kolejnego miesiąca (bądź kwartału). 

Podatnicy w ciągu 7 dni od momentu zmiany danych muszą informować o niej urząd skarbowy. Może to być też np. zmiana sposobu rozliczania się: z miesięcznego na kwartalny.

Zgłoszenia zmiany danych należy dokonać, zaznaczając, że chodzi o aktualizację danych, na druku VAT-R. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zmiana adresu, zmiana nazwiska), gdyż zmiany tej dokonuje się na formularzu NIP-2. Jeśli chodzi o zmianę adresu, dokonujemy jej tylko, jeśli zmiana ta powoduje zmianę urzędu skarbowego.