Wysokie koszty uzyskania przychodu to niski podatek dochodowy – tę zasadę zna każdy przedsiębiorca rozliczający podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub liniowo. Czym są koszty uzyskania przychodu i jak je dokumentować? Które wydatki można bez obaw ujmować w kosztach?

CZYM JEST KOSZT UZYSKANIA PRZYCHODÓW?


Jako koszty uzyskania przychodów zalicza się wydatki służące do uzyskania przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Mogą być to tylko i wyłącznie wydatki, których poniesienie ma lub będzie miało wpływ na wygenerowanie określonego przychodu.

To przedsiębiorca musi umieć wykazać, że każdy poniesiony i zaksięgowany koszt spełnia powyższe kryterium. Urzędnicy mogą się z argumentacją nie zgodzić, ale zwykle wystarczy posłużyć się w tym celu zdrowym rozsądkiem, a ujęte koszty nie powinny wzbudzić wątpliwości. 

Należy jednak zwrócić uwagę na to, czy dany zakup nie figuruje w spisie wydatków, które w zapisach ustawy nie mogą być zaliczone do kosztów działalności gospodarczej.

Nie wiesz jak rozliczać firmowe koszty? Wypróbuj za darmo inFakt.pl i bez żadnych limitów kontaktuj się z księgowymi, którzy Ci w tym pomogą! 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

JAK DOKUMENTOWAĆ KOSZT?


Wydatek ujęty w kosztach firmowych musi być należycie udokumentowany – zwykle za pomocą rachunku lub faktury. Ponadto, w określonych przypadkach jako dokumenty potwierdzające koszty mogą służyć dowody zapłaty, wyciągi bankowe, paragony, czy bilety na trasy powyżej 50 km, zawierające określone dane (m.in. informacje o trasie, nazwę i NIP sprzedawcy, kwoty netto i brutto).

Poniżej najpowszechniejsze koszty uzyskania przychodu, podzielone na popularne kategorie.
  • 1. Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
Kosztem uzyskania przychodu mogą być wydatki na wynajem biura, sklepu, czy magazynu oraz media (prąd, ogrzewanie), o ile przedsiębiorca posiada faktury. Jeśli zaś przedsiębiorca prowadzi firmę w miejscu, w którym jednocześnie mieszka, także może rozliczyć koszty.

W tym wypadku należy oszacować jaki procent mieszkania służy do potrzeb działalności gospodarczej i rozliczać tylko taki procent wydatków. Pamiętajmy jednak, że w tym przypadku nie odliczymy podatku VAT z faktur za media gdyż nabywcą usługi na tych fakturach jest osoba prywatna.
  • 2. Sprzęt komputerowy i wyposażenie
Najbardziej typowe koszty związane z wyposażeniem biura, to:
  • komputer, monitor, laptop,
  • drukarka, skaner i akcesoria,
  • programy komputerowe (np. pakiet Office, Photoshop, itp.),
  • meble biurowe, w tym biurko, fotel, stół, szafa.
Kupowane narzędzia pracy muszą znaleźć zastosowanie w prowadzonej działalności. Przykładowo jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę spedycyjną trudno będzie przekonać urzędników w trakcie kontroli o konieczności i posiadania oprogramowania do aranżacji wnętrz. Trudno też będzie wytłumaczyć zasadność kupna telewizora dla potrzeb firmowych.
  • 3. Telefon i Internet
Również podstawowymi wydatkami, które można ująć w kosztach, są faktury lub rachunki za telefon i Internet. Jeśli chodzi o telefon, to kosztem może być zarówno zakup samego urządzenia (także np. na Allegro, dokumentowany fakturą marża), jak i abonament. Identycznie jest z opłatami za Internet.
  • 4. Samochód 
W kosztach uzyskania przychodu większości firm bez problemu mogą znaleźć się zakupy związane z samochodem. Chodzi tutaj o wydatki na paliwo, części zamienne (w tym opony), serwis, czy też ubezpieczenie.

Koszty te można rozliczać w całości, jeśli samochód został wprowadzony do majątku firmowego (do środków trwałych). Można także wykorzystywać prywatny samochód do celów firmowych, ale wówczas wydatki, które można rozliczyć ograniczone są tzw. kilometrówką (inaczej ewidencją przebiegu pojazdu).
  • 5. Obsługa księgowa
Oczywiście, w kosztach firmowych mogą także znaleźć się wydatki na obsługę księgową. Może to być usługa biura rachunkowego, czy aplikacja do fakturowania. Wystarczy faktura uzyskana od dostawcy tej usługi.

ROZLICZAJ KOSZTY FIRMOWE W INFAKT.PL


Program do Księgowości inFakt.pl sprawia, że rozliczanie kosztów jest bardzo proste i szybkie. Aby dodać koszt wystarczy wypełnić prosty formularz i załączyć jego skan. Aplikacja wykona wszystkie potrzebne obliczenia za Ciebie, w tym:
  • zapisze wydatek w KPiR,
  • zapisze wydatek w rejestrze VAT zakupów,
  • ujmie właściwe kwoty w VAT-7 i PIT-5.
Po dodaniu kosztów masz do nich stały dostęp. W każdej chwili możesz sprawdzać koszty w celu analizowania finansów firmowych, a także aby pobierać skany faktur kosztowych. Z inFaktem masz wszystko pod kontrolą dostępne na dowolnym komputerze podłączonym do Internetu.

Już dziś załóż konto i wypełnij dane księgowe, aby przetestować Program do Księgowości. W ciągu 30 dni przekonasz się, że to szybka, wygodna i intuicyjna usługa online. 

Chcesz wygodnie rozliczać koszty w programie do księgowości? Dołącz do przeszło 320 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl. Sprawdź koniecznie! 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości