W niektórych przypadkach delegacja stanowi nieodłączną część biznesu. Dla pracownika sprawa jest prosta - właściciel firmy powinien pokryć koszty wyjazdu. Rzecz komplikuje się w chwili, kiedy to sam przedsiębiorca wyjeżdża w podróż służbową. W tym wypadku delegacja musi zostać umiejętnie rozliczona, aby móc ją zaklasyfikować jako koszt podatkowy.

DELEGACJA PRZEDSIĘBIORCY - WYDATEK TRZEBA UDOKUMENTOWAĆ


Najistotniejszą sprawą jest to, że aby delegacja mogła się znaleźć w kosztach firmowych musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co za tym idzie może pojawić się konieczność udowodnienia takiego związku. Wynika to z faktu, że zgodnie przepisami koszt podatkowy stanowią wydatki mające na celu uzyskanie lub podtrzymanie źródła dochodu. Zatrzymać trzeba zatem np.:
  • wszelkie notatki ze spotkań,
  • plany wyjazdu,
  • protokoły,
  • ustalenia i porozumienia handlowe.
Innymi słowy wszelkie dokumenty, które mogą potwierdzić, że delegacja miała przełożenie na dochody firmy. Uwaga! W przypadku przedsiębiorców, których działalność obejmuje teren całego kraju (np. firmy transportowe, doradcy, przedstawiciele handlowi) organy podatkowe często odmawiają prawa do diet.

Nie wiesz jak powinna zostać rozliczona Twoja delegacja? Wypróbuj za darmo inFakt.pl i bez żadnych limitów kontaktuj się z księgowymi, którzy Ci w tym pomogą!

 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

KOSZTY WYŻYWIENIA TYLKO DO WYSOKOŚCI DIETY


Kosztami z jakimi wiąże się delegacja mogą być, rzecz jasna, wydatki na transport, noclegi a także jedzenie. Wyżywienia nie można jednak zaliczyć do kosztów bezpośrednio. Rozliczanie kosztów wyżywienia następuje w tym wypadku poprzez tzw. dietę (jej pełna wysokość to 30 zł), a więc podobnie jak ma to miejsce w przypadku delegacji pracowników. 

Osoba prowadząca działalność gospodarczą włącza odpowiednią kwotę diet do kosztów działalności. To znaczy, że wszelkie usługi gastronomiczne czy zakupy żywności nie są rozliczane na podstawie faktur czy rachunków. Delegacja wymaga jednak, aby rozliczyć te koszty. Trzeba w tym celu sporządzić tzw. dowód wewnętrzny zawierający dane firmy oraz imię i nazwisko osoby oraz nazwę miejscowości docelowej, przyczynę podróży, długość trwania, czyli dokładny termin wyjazdu i powrotu (godzina i data), a także wartość i stawkę diety. 

Dokument ten można stworzyć samodzielnie, pamiętając że rozliczenie delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni licząc od dnia powrotu. Wydatków na wyżywienie przekraczających wysokość diet nie można doliczać do kosztów. Ponadto trzeba zwrócić uwagę na fakt, iż należność z tytułu diety ma różną wysokość w przypadku delegacji krajowych i zagranicznych.

JAK NALEŻY ROZLICZYĆ NOCLEG I WYDATKI ZWIĄZANE Z PRZEJAZDEM?


O ile koszty wyżywienia w delegacji w przypadku przedsiębiorcy są rozliczane ryczałtowo, o tyle z noclegami sprawa ma się inaczej. Otóż tutaj przedsiębiorca musi przedstawić rachunek lub fakturę potwierdzającą koszt noclegu. 

Zwrot naliczany jest w wysokości kwoty brutto, co oczywiście oznacza że w tej sytuacji nie przysługuje zwrot VAT-u. Tak więc będąc w delegacji nie trzeba martwić się potwierdzeniami za usługi gastronomiczne, natomiast o rachunkach za noclegi koniecznie trzeba pamiętać. W innym wypadku nie będzie możliwości doliczenia noclegu do kosztów działalności.

Jak delegacja wygląda w kontekście rozliczenia kosztów związanych z przejazdem? Rozliczenie wyjazdu służbowego w przypadku korzystania z publicznych środków transportu jest proste. Bez względu na to czy podróż odbywała się samolotem, autobusem, pociągiem czy taksówką, potrzebny jest zwykle rachunek lub faktura. 

CZASEM DO ROZLICZENIA DELEGACJI WYSTARCZA BILET


Chociaż w przypadku dłuższych tras (powyżej 50 km) wystarczającym dokumentem potwierdzającym wydatek może być sam bilet pod warunkiem, że zawiera dane niezbędne do rozliczenia VAT-u. Tak więc na bilecie muszą znajdować się: pełne dane firmy przewozowej łącznie z jej numerem NIP, długość kursu, a także wysokość podatku zawartego w cenie biletu.

W sytuacji, gdy delegacja odbywa się samochodem, rozliczenie kosztów uzależnione jest od tego, na kogo zarejestrowane jest auto. Jeśli samochód nie stanowi własności firmy, koszty rozlicza się do wysokości tzw. kilometrówki. Jednak w przypadku, gdy auto stanowi własność firmy, rozliczenie jest prostsze i następuje na podstawie faktur. Do kosztów działalności w takiej sytuacji zaliczyć można wszelkie opłaty za autostrady, parkingi, wydatki na paliwo, a nawet olej silnikowy.

ROZLICZAJ KOSZTY W INFAKCIE


Chcesz szybko i wygodnie dodawać firmowe koszty, jakie przyniosła delegacja? Wypróbuj możliwości jakie daje inFakt.pl. Aby dodać koszt w Programie do Księgowości wystarczy, że wypełnisz prosty formularz, a także załączysz jego skan. Aplikacja automatycznie wykona wszelkie konieczne obliczenia, w tym:
  • zapisze wydatek w KPiR,
  • zapisze wydatek w rejestrze VAT zakupów,
  • ujmie właściwe kwoty w VAT-7 i PIT-5.
Użytkownik po dodaniu kosztu ma do niego stały dostęp. Dzięki temu w każdej chwili może sprawdzić koszty analizując firmowe finanse, czy też pobrać skany faktur kosztowych. Dodawanie kosztów w inFakt.pl jest niezwykle szybkie i wygodne. Jak się o tym przekonać?

W tym celu załóż konto, wypełnij dane księgowe i przetestuj Program do Księgowości. Każdy użytkownik dostaje możliwość wypróbowania tej usługi przez 30 dni zupełnie za darmo. W tym czasie przekonasz się, że inFakt jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. 

Firmowa delegacja wymaga rozliczenia kosztów. Najlepiej w programie do księgowości dopasowanym do Twoich potrzeb. Dołącz do przeszło 320 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl. 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości