W myśl przepisów do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki służące do uzyskania przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Jednak przedsiębiorca nie zaliczy wszystkich wydatków jako koszty w firmie. W tym kontekście należy wiedzieć, że to na osobie prowadzącej działalność gospodarczą spoczywa obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że konkretny wydatek łączy się z daną działalnością.

Wysokie koszty to niski podatek do zapłaty


Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, które rozliczają się z fiskusem na zasadach ogólnych płacą podatek tylko i wyłącznie w sytuacji kiedy ich działalność generuje zyski. Oznacza to, że od kwoty stanowiącej sprzedaż czyli przychód odejmuje się kwotę poniesionych kosztów i uzyskuje podstawę opodatkowania. 

Może więc zdarzyć się, że w sytuacji ponoszenia wysokich kosztów pomimo dokonywanej sprzedaży towarów lub usług firma będzie wykazywała stratę i nie będzie konieczności płacenia żadnego podatku. Oczywistym jest więc, że w interesie każdego przedsiębiorcy jest wskazywane na jak największą kwotę poniesionych kosztów. 

W związku z tym przepisy skrupulatnie normują co można, a co nie uznać za koszt związany z działalnością gospodarczą. Podczas prowadzenia firmy trzeba także pamiętać, aby gromadzić i zapisywać możliwie wiele dokumentów kosztowych – faktur i rachunków. 

Koszty w firmie można rozliczać szybko i sprawnie. Wystarczy odpowiedni program do księgowości. Wypróbuj za darmo inFakt.pl i kontaktuj się z księgowymi bez żadnych limitów!

 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

Kiedy mowa o kosztach firmowych?


Kosztem firmy może być wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu, a także zdobycia lub utrzymania źródła przychodu (np. udział w przetargu). Dodatkowo, trzeba zwrócić uwagę na to, czy dany koszt nie figuruje w ograniczonym spisie wydatków, które według ustawy nie mogą być zaliczone do kosztów działalności gospodarczej. 

Sama nazwa kosztów firmowych, które mogą obniżyć podstawę opodatkowania wskazuje, że mogą być to tylko i wyłącznie wydatki, których poniesienie wygenerowało w przyszłości określony przychód.

Mówiąc innymi słowami: każdy poniesiony i zaksięgowany koszt da się powiązać czy wytłumaczyć wskazując na określony przychód. Przedsiębiorca ma możliwości zaliczenia wydatków do kosztów firmowych, o ile:
  • są w odpowiedni sposób udokumentowane,
  • zostały faktycznie poniesione,
  • wiążą się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
  • nie zostały wyłączone (na mocy ustawy) z kosztów, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.
Tylko spełnienie powyższych warunków pozwala na zaliczenie konkretnych wydatków do kosztów prowadzenia działalności.

Co przedsiębiorca może uznać jako koszty w firmie?


Podstawowymi kosztami, które w sposób jednoznaczny mają powiązanie z przychodami firmy to zakup i użytkowanie podstawowych narzędzi pracy między innymi:
  • Komputer, drukarka, skaner, licencje do programów
Wszystkie sprzęty tzw. biurowe, które są narzędziem pracy mogą być uznane z koszty podatkowe jeśli ich wykorzystywanie jest niezbędne dla funkcjonowania naszej firmy. Zakupując licencje do potrzebnych programów, wykorzystywanych do pracy związanej z działalnością firmową należy pamiętać, że nie każdy zakupiony program uznamy za koszt firmowy.

Wydatki poniesione przy zakupie programów do np. projektowania wnętrz, do tworzenia wizualizacji 3D w sytuacji, kiedy prowadzimy firmę transportową nie da się potraktować, jako koszty związane z prowadzoną działalnością.
  • Telefon i Internet
Koszty poniesione na zakup i użytkowanie telefonu i Internetu mogą być potraktowane jako koszty firmowe tylko w zakresie w jakim odnoszą się do działalności firmy. Jeśli jednak telefon zakupiony na firmę służy tylko i wyłącznie celom działalności gospodarczej można śmiało całą kwotę wydatku potraktować jako koszt podatkowy.

W przypadku telefonów służbowych wykorzystywanych przez pracowników zatrudnionych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej warto spisać oświadczenie zobowiązujące do wykorzystywania telefonu jako narzędzia pracy tylko i wyłącznie w celach służbowych.
  • Samochód
Nie ulega wątpliwości, że w dzisiejszych czasach bardzo trudno prowadziłoby się firmę, bez względu na jej zakres działalności bez samochodu. Dlatego też przedsiębiorcy decydują się często na wykorzystywanie dla potrzeb firmowych samochodu prywatnego aby nie ponosić dodatkowych kosztów. Koszty związane z wykorzystywaniem i eksploatacją samochodu prywatnego mogą być kosztami firmowymi tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Inaczej wygląda sytuacja z samochodem zakupionym na firmę. W tym przypadku można uznać, że samochód służy wyłącznie działalności firmowej a poniesione wydatki bezpośrednio obniżają podstawę opodatkowania.

To tylko część z wydatków związanych z prowadzeniem działalności jakie przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów. Wśród innych przykładów znajdują się również choćby: usługi księgowe, usługi marketingowe, usługi transportowe i kurierskie, obsługa prawna, usługi remontowe i wykończeniowe, wyposażenie biura, reklama, odsetki od kredytów czy kary.

Rozlicz koszty firmowe w inFakcie


Szukasz sposobu na sprawne i wygodne dodawanie kosztów firmowych? Wypróbuj inFakt.pl. Aby dodać koszt w Programie do Księgowości trzeba tylko wypełnić prosty formularz. Program automatycznie wykona wszelkie konieczne obliczenia, w tym:
  • zapisze wydatek w KPiR,
  • zapisze wydatek w rejestrze VAT zakupów,
  • ujmie właściwe kwoty w VAT-7 i PIT-5.
Po dodaniu kosztu masz do niego stały dostęp. Dzięki temu w każdej chwili możesz sprawdzić koszty analizując firmowe finanse, czy też pobrać skany faktur kosztowych. Dodawanie kosztów w inFakt.pl jest niezwykle szybkie i wygodne. Jak się o tym przekonać?

W tym celu załóż konto, wypełnij dane księgowe i przetestuj Program do Księgowości. Każdy użytkownik dostaje możliwość wypróbowania tej usługi przez 30 dni zupełnie za darmo. W tym czasie przekonasz się, że inFakt jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. 

Jak rozliczać koszty w firmie? Wybierz program do księgowości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb. Dołącz do przeszło 320 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl. 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości