Najważniejsze obowiązki w jednoosobowej działalności gospodarczej. O czym musisz pamiętać prowadząc firmę?

Adam Pietrzak

11 lipca 2022 5 min. czytania

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiążę się ze ściśle określonymi obowiązkami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS. Przypominamy, o czym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca.

Księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Już od pierwszego dnia uruchomienia działalności gospodarczej przedsiębiorca musi pamiętać o prowadzeniu ewidencji księgowej. Jej forma zależy od formy opodatkowania wybranej dla przedsiębiorstwa.

Jeśli zdecydowaliśmy się rozliczać na ryczałcie, musimy prowadzić ewidencję przychodów, czyli zestawienie każdego przychodu osiągniętego w ramach działalności. Przy tej formie opodatkowania podatek dochodowy uzależniony jest bowiem od wartości przychodów i nie rozpoznajemy tutaj żadnych kosztów ich uzyskania.

Jaką księgowość prowadzić dla swojej firmy?

Z kolei przedsiębiorca, który wybrał skalę podatkową (do 1 lipca 2022 roku: 12% lub 32% podatku dochodowego) lub podatek liniowy (19%) musi prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Dokumentuje w niej każdy osiągnięty przychód i związane z nim koszty jego uzyskania.

Na zasadach ogólnych podatek płacony jest na podstawie dochodu, czyli różnicy między przychodami a kosztami jego uzyskania. Obowiązek obliczania i zapłacenia należnej zaliczki na podatek dochodowy też leży po stronie przedsiębiorcy. Zaliczki i inne zobowiązania podatkowe przedsiębiorca płaci zawsze na tzw. mikrorachunek podatkowy. Jest to przypisany każdemu podatnikowi specjalny rachunek bankowy, służący do opłat zobowiązań podatkowych.

box-icon

Warto wiedzieć

Szukasz profesjonalnych księgowych, którzy przeprowadzą Cię przez gąszcz zmieniających się przepisów i rozliczy Twoją działalność? Skorzystaj z oferty inFakt.

Rozliczenie PIT w jednoosobowej działalności gospodarczej

Odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy nie zwalnia właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej z wysłania do Urzędu Skarbowego rozliczenia rocznego. W zależności od wybranej formy opodatkowania dokonuje się tego na formularzach PIT-28 (ryczałtowcy), PIT-36 (przedsiębiorcy, którzy wybrali skalę podatkową) lub PIT-36L (podatek liniowy).

VAT w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednak ewidencji, które muszą prowadzić przedsiębiorcy, jest więcej. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT ze względu na nieprzekraczanie 200 tys. zł sprzedaży rocznie (tzw. zwolnienie podmiotowe), muszą prowadzić uproszczony rejestr sprzedaży. W przypadku przekroczenia kwoty zwolnienia, zobowiązani są do rejestracji jako czynni podatnicy VAT.

Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, musi pamiętać o konieczności wysyłania do Urzędu Skarbowego pliku JPK_VAT-7. Skrót JPK oznacza Jednolity Plik Kontrolny. JPK_VAT-7 składa się z części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Dzięki obowiązkowi składania JPK_VAT-7 Urząd Skarbowy wie, ile podatku powinniśmy zapłacić w danym okresie rozliczeniowym. Ma  także wgląd w to, jakie faktury sprzedażowe i kosztowe uwzględniliśmy w ewidencji.

Kolejny obowiązek, który może spoczywać na przedsiębiorcy, wiąże się ze współpracą z unijnymi firmami. Dokonując transakcji wewnątrzwspólnotowych powinniśmy wcześniej zarejestrować się do tzw. VAT-UE. Jeśli więc np. Przedsiębiorca kupuje towar od niemieckiej firmy, to informację o takim nabyciu powinien wykazać w tzw. deklaracji podsumowującej, nazywanej powszechnie VAT-UE. W pewnych okolicznościach, obowiązek rejestracji do VAT-UE, spoczywa także na podatnikach, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku od towarów i usług.

Ewidencja środków trwałych w jednoosobowej działalności gospodarczej

Ale to nie wszystko. Jeśli majątek firmy stanowi np. samochód osobowy, to musimy prowadzić ewidencję środków trwałych. Niektóre rodzaje działalności gospodarczej wymuszają prowadzenie specjalistycznych ewidencji. Przykładem jest tutaj działalność kantorowa – przedsiębiorca, który świadczy takie usługi musi prowadzić ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Z tym wszystkim wiąże się też oczywiście obowiązek przechowywania dowodów księgowych, czyli przede wszystkim faktur, na podstawie których wykazaliśmy nasze przychody i koszty ich uzyskania. Dokumentację tę należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku dochodowego, związanego z tymi dokumentami.

Jak i kiedy płacić składki ZUS?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą musi pamiętać o zobowiązaniach wobec ZUS. Wprowadzone w tym roku zmiany podatkowe nałożyły na przedsiębiorców (także tych, którzy nie zatrudniają pracowników) obowiązek składania co miesiąc deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Przedsiębiorca ma również obowiązek zarejestrowania i wyrejestrowania z ZUS z odpowiednim kodem. Jeżeli korzysta z tzw. ulgi na start (przez 6 lub 7 miesięcy płaci tylko składkę zdrowotną), to po okresie ustania tej ulgi musi samodzielnie dokonać przerejestrowania do tzw. ZUS preferencyjnego. Gdy po 24 miesiącach kończy się ZUS preferencyjny, należy pamiętać o przerejestrowaniu do „dużego ZUS”.

To nie koniec obowiązków, o których musi pamiętać właściciel jednoosobowej działalności. Warto zdawać sobie sprawę, że w przypadku ważnych zmian w firmie lub w danych jej właściciela, np. zmiany miejsca zamieszkania, należy zaktualizować swój wpis w CEiDG.

Jeśli zmiana miejsca zamieszkania powoduje zmianę Urzędu Skarbowego, pod który podlegamy i jesteśmy czynnym podatnikiem VAT, to dodatkowo musimy zaktualizować swoje dane na formularzu VAT-R. Na aktualizację tych danych mamy 7 dni od momentu ich zaistnienia.

Podatek od nieruchomości i inne opłaty

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą musi także pamiętać o podatkach i opłatach lokalnych (m.in. podatek od nieruchomości). W niektórych sytuacjach konieczne jest także odprowadzenie tzw. podatku u źródła i złożenia rocznej deklaracji związanej z tym podatkiem.

Jak więc widać obowiązków, o których musi pamiętać właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, jest mnóstwo. Dlatego warto przekazać prowadzenie księgowości i czuwanie nad tymi obowiązkami w ręce profesjonalistów.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu