Zapewne wielu czytelników bloga inFaktu prowadzi księgowość na własną rękę, a tym samym są narażeni na błędy. Z błędów mogą wynikać różne konsekwencje, z których najprostsza to zbyt niska kwota podatku dochodowego, a tym samym konieczność zapłaty odsetek.

Co za tym idzie, błędy w KPiR warto szybko poprawiać. Tylko jak?

Kiedy urzędnicy mogą zakwestionować KPiR?

Aby to stwierdzić, warto zajrzeć do przepisów. W rozporządzeniu o prowadzeniu KPiR interesuje nas zwłaszcza par. 11, art. 1, który mówi, że księgę trzeba prowadzić w sposób „rzetelny” i „niewadliwy”. Chodzi o to, by księgę prowadzić zgodnie z rozporządzeniem i w sposób, który odzwierciedla rzeczywistość. Oprócz tego, ten paragraf zaznacza, że księga jest rzetelna także wówczas, gdy kwota pominiętych przychodów nie przekracza 0,5% całości przychodu w danym roku oraz gdy błędy:

  • wynikają ze zdarzeń losowych lub pomyłek,
  • spowodowały zwiększenie podstawy opodatkowania,
  • zostały poprawione przed rozpoczęciem kontroli.

Co za tym idzie, błędy nie są problemem, o ile zostaną poprawione. A zatem, gdy mamy podejrzenie, że mogły się pojawić, warto sprawdzić i zabrać się za nie możliwie szybko.

Jakie są rodzaje błędów i kiedy występują?

Jak stwierdzić, czy w KPiR nie ma błędów? Cóż, księgę trzeba po prostu przeglądać :) Przykładowe błędy, które mogą się zdarzyć, to:

  • niewłaściwa kwota przychodu lub kosztu sprawiająca, że zapłacony podatek jest za niski lub za wysoki,
  • ujęcie w kosztach wydatku, który nie może stanowić kosztu (np. nie ma związku z prowadzoną działalnością),
  • niewłaściwa data, sprawiająca, że zaliczka na podatek dochodowy w danym okresie była zapłacona zbyt niska lub zbyt wysoka,
  • niewłaściwy opis kosztu.

Ogólnie, gdy wadliwy jest dowód księgowy (zwykle faktura lub rachunek, czyli podstawa zapisu w KPiR), to należy go poprawić. Np. gdy wadliwa jest faktura, to wystawia się fakturę korygującą (sprzedawca) lub notę korygującą (nabywca). Jednak poprawienie samego „dowodu” nie wystarcza, gdyż zapisy w KPiR nadal będą błędne. Co z nimi zrobić?

Jak poprawiać błędy w KPiR?

Programy takie jak inFakt sprawiają, że ryzyko błędów w KPiR jest zminimalizowane. Np. nie ma obaw ani o umieszczenie danych w odpowiednich kolumnach, ani jeśli chodzi o matematykę – program na pewno właściwie wszystko podliczy.

Mimo tego jednak, niewłaściwe zapisy mogą się zdarzyć. Działania, które trzeba wówczas podjąć, zależą od tego, jak dużo czasu upłynęło od momentu, w którym w księdze pojawił się niewłaściwy zapis oraz jakie ma on konsekwencje. Można tutaj wyróżnić kilka sytuacji:

1. Błędy, które nie zaniżają kwoty podatku lub zaniżają go, ale termin płatności podatku nie minął

Chodzi tutaj np. o pomyłki w opisach kosztów lub źle nazwany przedmiot transakcji na fakturze. Jak z powyższego rozporządzenia wynika, takie błędy nie są problemem, o ile urzędnik uwierzy, że są wynikiem pomyłki.

A jeśli nie uwierzy? W końcu nie zawsze jest to oczywiste. Np. jeśli koszt jest źle opisany, to urzędnik może uznać, że jest wadliwy, a tym samym kwota podatku jest za niska. Warto więc dokonać niezbędnych poprawek również tych błędów, które nie zaniżają podatku.

Oprócz tego, nie błędy w KPiR zaniżające podatek nie są dużym problem, o ile termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy jeszcze nie minął. Wtedy po prostu trzeba KPiR poprawić, a w przypadającym terminie wpłacić właściwą kwotę zaliczki.

2. Błędy, które zaniżają kwotę podatku, a termin płatności podatku minął

Nieco trudniejsza sytuacja następuje wówczas, gdy w KPiR były błędy zaniżające podatek, ale termin zapłaty zaliczki już minął. Wtedy błędy trzeba oczywiście poprawić, ale niezwłocznie trzeba też dopłacić brakującą kwotę wraz z ewentualnymi odsetkami. Jak to wygląda w praktyce?

Załóżmy, że za I kwartał 2013 r. przedsiębiorca zapłacił 200 zł zaliczki na podatek dochodowy, a po poprawieniu błędów w KPiR wyszło, że za ten okres powinien zapłacić 2200 zł. O tym fakcie przypomniał sobie 1 lipca, czyli po 70 dniach roboczych od terminu zapłaty przypadającego na 22 kwietnia. A zatem musi teraz przelać do skarbówki:

  • 2000 zł – zaległa kwota
  • 42 zł – odsetki po zaokrągleniu (kwotę odsetek najlepiej obliczyć kalkulatorem)

Przelew tej zaległej kwoty opisujemy tak samo, jak pierwotny przelew za ten okres.

3. Błędy, które zawyżają kwotę podatku

Tego typu błędy są szczególnie nieprzyjemne, ale nie mają konsekwencji w razie kontroli. Jeśli zapłaciliśmy za dużo podatku z uwagi na pomięcie kosztu, to pominięty koszt można ująć później, o ile tylko nie skończył się rok podatkowy. Natomiast jeśli skończył się i deklaracja została złożona, można ją skorygować, co jest opisane poniżej.

Co zrobić, gdy rok podatkowy skończył się?

Może się zdarzyć, że błąd w KPiR wpływa na kwotę podatku w roku podatkowym, który już został rozliczony. Jeśli podatek jest za niski, trzeba obliczyć zaległą kwotę i odsetki, a całość wpłacić do urzędu możliwie szybko, wraz ze złożeniem korekty deklaracji rocznej. Jeśli zaś podatek w danym roku zapłaciliśmy za wysoki, również można złożyć korektę deklaracji rocznej, a wówczas otrzymamy zwrot nadpłaconej kwoty.

Poprawianie błędów w inFakcie

A w jaki sposób te działania przenieść na prowadzenie księgowości w inFakcie? To nic trudnego. Przede wszystkim trzeba uważnie przeglądać zapisy w KPiR (którą – przypominamy – trzeba regularnie drukować). Jeśli stwierdzimy pomyłkę, trzeba zajrzeć do zakładki Przychody lub Koszty i zedytować niewłaściwy zapis. Gdy jest to faktura, konieczne może być sporządzenie korekty.

Po poprawce, KPiR w inFakcie zaktualizuje się automatycznie. Wtedy księgę trzeba ponownie zapisać jako PDF, a potem ją wydrukować i zachować w dokumentacji zamiast tej błędnej.

Jeśli zmiana dotyczy również kwot podatków, inFakt zaproponuje wygenerowanie korekty PIT-5 i/lub deklaracji VAT. Korektę trzeba wybrać, jeśli:

  • zaliczka na podatek dochodowy za poprawiany okres została już zapłacona,
  • VAT za poprawiany okres został zapłacony i deklaracja VAT została złożona.

W przeciwnym razie nie trzeba dokonywać korekt tych dokumentów. Wystarczy sprawdzić w zakładce Księgowość na nowo obliczoną kwotę i wpłacić ją do urzędu.

Jakie macie pytania związane z poprawianiem KPiR? Zostawcie je w komentarzach!