Już od kilku lat przedsiębiorcy mogą przesyłać faktury w formie elektronicznej. To możliwe pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Jak w szczegółach wygląda faktura w formie elektronicznej?

KIEDY FAKTURA W FORMIE ELEKTRONICZNEJ ZOSTANIE UZNANA ZA PRAWIDŁOWĄ?

O podstawowych plusach rezygnacji z papierowych dokumentów na rzecz faktur elektronicznych, poniżej. Żeby jednak faktura w ogóle została uznana za wystawioną prawidłowo konieczne jest zapewnienie:

  • autentyczności pochodzenia – gwarancja, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione do jego wystawienia i odbioru, a wszelkie dane są poprawne,
  • integralności – faktura musi mieć integralny charakter oznaczający brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian,
  • czytelności – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.
  • Trzeba przy tym pamiętać, że to wyszczególnienie odnosi się tak samo do faktur w postaci elektronicznej, jak i papierowej.

Faktura w formie elektronicznej? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu. Poznaj możliwości!

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania

JAKIE ZALETY MAJĄ FAKTURY ELEKTRONICZNE?

Wystawianie faktur online ma szereg zalet, z których istnienia powinien zdawać sobie sprawę każdy przedsiębiorca. Przede wszystkim dokument przesłany w tej formie szybko dociera do adresata. Nie trzeba przy tym korzystać z poczty czy kuriera i opłacać ich usług.

Faktury elektroniczne poza pieniędzmi pozwalają również oszczędzić czas. Nie trzeba w końcu z mozołem uzupełniać wszystkich danych na dokumencie, ani zawozić go do klienta osobiście lub na pocztę.

Sporządzanie faktur online to także świetne rozwiązanie pod kątem ekologii oraz wygodnego przechowywania.

ELEMENTY KONIECZNE NA E-FAKTURZE

Pod względem danych, jakie powinna zawierać faktura w formie elektronicznej nie różni się ona od papierowych odpowiedników. Co za tym idzie należy zamieścić na niej m.in.:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.
Zgodnie z przepisami, żeby faktura została uznana za elektroniczną powinna być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, który jest w stanie odczytać odbiorca. Co więcej format ten powinien utrudniać modyfikację pliku.

OPŁACENIE E-FAKTURY OZNACZA AKCEPTACJĘ FORMY ELEKTRONICZNEJ

Jeszcze do końca 2012 r. właściciel firmy musiał uzyskać od odbiorcy potwierdzenie akceptacji na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną przed wysłanie pierwszej faktury w ten sposób.

Co prawda forma pisemna akceptacji nie była konieczna (wystarczał np. e-mail), ale nie można było zakładać, że nabywca wyraża zgodę na e-faktury. Od początku 2013 r. przedsiębiorca może przesłać klientowi fakturę elektroniczną nie pytając go wcześniej o zgodę.

Jeżeli e-faktura zostanie opłacona to oznacza, że nabywca nie ma nic przeciwko otrzymywaniu dokumentów w takiej formie. To tzw. zgoda domniemana. Co więcej aprobata wyrażona podczas rozmowy również może być uznana za wiążącą.

Istotny jest również fakt, że właściciel firmy nie musi posiadać w dokumentacji potwierdzenia aprobaty. Oczywiście, klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej.

FAKTURA W FORMIE ELEKTRONICZNEJ? TYLKO W INFAKT.PL

Nie musisz dłużej szukać aplikacji pozwalającej na wystawianie w pełni zgodny z przepisami e-faktur. Już dziś skorzystaj z możliwości, jakie daje inFakt.pl. Wystawianie faktur w Programie do Fakturowania jest niezwykle proste i zajmuje dosłownie kilka chwil.

Aby sporządzić taki dokument w inFakcie należy wykonać następujące kroki:

  • wejdź do zakładki „Przychody”,
  • kliknij w przycisk „+Nowa faktura”,
  • podaje dane Twojej firmy,
  • podaj dane klienta – wystarczy numer NIP, reszta danych pobierze się sama,
  • uzupełnij daty,
  • uzupełnij nazwy towarów lub usług, ich ilość i ceny,
  • podaj stawkę podatku – kwoty netto/brutto i podatek wyliczą się same,
  • kliknij „Zapisz”.

Teraz można zapisać fakturę jako PDF lub wysłać prosto do nabywcy z poziomu aplikacji. Prawda, że proste?

Jeśli chcesz poznać inne możliwości jakie daje inFakt.pl załóż konto już dziś wypełniając poniższy formularz. Programu do Fakturowania można testować bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur w miesiącu zupełnie za darmo.

Dołącz do grona przeszło 390 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFakt.pl i przekonaj się, że fakturowanie nie musi nastręczać problemów.

Szybko i sprawnie wystawiona faktura w formie elektronicznej? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. Przetestuj koniecznie!

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania