Sporo polskich przedsiębiorców wysyła faktury papierowe, mimo że ich elektroniczne odpowiedniki są tańsze, wygodniejsze i docierają do klientów dużo szybciej. Warto więc zmienić przyzwyczajenie. E-faktura to wygodne i zgodne z prawem rozwiązanie, które pozwala przesłać kontrahentowi fakturę bez wychodzenia z domu.

OBRÓT E-FAKTURAMI NA NOWYCH ZASADACH

Szacuje się, że tylko jeden na 10 polskich przedsiębiorców wystawia e-faktury. Niechęć do korzystania z elektronicznej dokumentacji może wynikać z niejasno sformułowanych przepisów. Jednak na początku 2013 roku wprowadzono nowelizację, która uprościła obrót elektronicznymi fakturami. Najważniejsza zmiana zaszła w obrębie zgody odbiorcy na otrzymywanie takich dokumentów.

Do końca 2012 roku przed otrzymaniem e-faktury klient musiał najpierw wyrazić na to zgodę, a sprzedawca musiał mieć tego potwierdzenie. Po nowelizacji przepisów, od początku 2013 roku przedsiębiorca może przesłać kontrahentowi e-fakturę bez pytania go wcześniej o pozwolenie.

Zgoda jest domniemana, co oznacza, że jeśli e-faktura zostanie opłacona przez kontrahenta to uznaje się, że wyraża zgodę na otrzymywanie dokumentów w takiej formie (zgoda ustna także wystarczy). Jednak klient może się wycofać z otrzymywania elektronicznych faktur, a wtedy przedsiębiorca ma obowiązek przesyłać mu papierowe dokumenty.

E-faktura w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu. Przetestuj!

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania

E-FAKTURA – WARUNKI ZGODNOŚCI Z PRAWEM

Pod kątem zawartości e-faktura niczym się nie różni się od papierowej. Każdy elektroniczny dokument powinien zawierać określony zestaw obowiązkowych elementów. Ponadto, e-faktura musi spełniać pewne kryteria:

  • autentyczność pochodzenia - przedsiębiorca gwarantuje, że dane kontrahenta na dokumencie są prawdziwe i zgodne z faktycznym stanem,
  • integralność treści – brak możliwości dokonywania żadnych zmian w obrębie treści,
  • czytelność dokumentu.
W powyższym rozporządzeniu jest również zapis o tym, że e-faktura może być przesyłana w dowolnym formacie. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej sięgają po PDF.

Zaletami tego formatu jest bardzo utrudniona możliwość dokonywania zmian i łatwa do osiągnięcia czytelność. Aby spełnić powyższe kryteria zgodności e-faktury z prawem, przedsiębiorca może skorzystać z:

  • podpisu elektronicznego,
  • systemu Elektronicznej Wymiany Danych (EDI),
  • dowolnej kontroli biznesowej.

Dwa pierwsze rozwiązania to spory wydatek, szczególnie dla niewielkich firm. Ze względu na cenę trzeci pomysł jest najbardziej atrakcyjny.

CZYM JEST DOWOLNA KONTROLA BIZNESOWA W KONTEKŚCIE E-FAKTURY?

Dowolna kontrola biznesowa to rozwiązanie, które weszło w życie razem ze zmianą przepisów o obrocie e-fakturami na początku 2013 roku. Kontrole biznesowe mają zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towaru lub wyświadczeniem usługi.

Ich celem jest więc potwierdzenie, że informacje jakie zawiera e-faktura wystawiana przez przedsiębiorcę dokładnie odzwierciedla faktyczną dostawę towarów lub świadczone usługi oraz warunki, na jakich zostały one dokonane.

Przykładem kontroli biznesowej jest dopasowywanie do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Kontrole biznesowe dotyczą nie tylko firm korzystających z e-faktur, ale również użytkowników papierowych dokumentów.

E-FAKTURY – SZYBKO I WYGODNIE W APLIKACJI INFAKT

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz sprawnie wystawiać e-faktury? Sięgnij po program online, w którym wystawienie takiego dokumentu jest banalnie proste i trwa ok. 30 sekund. Maksymalnie uprościliśmy etap uzupełniania danych - wystarczy podać NIP, a reszta danych dowolnej firmy pobierze się z bazy GUS.

Automatycznie obliczają się również kwoty netto i brutto, a także VAT. Gotowa e-faktura możliwa jest do zapisania w wygodnym formacie PDF, można ją również od razu wysłać e-mailem do kontrahenta z poziomu aplikacji.

Załóż darmowe konto i przekonaj się sam jakie korzyści daje przedsiębiorcy Program do Fakturowania. Każdy użytkownik ma możliwość wystawiania do 3 faktur w miesiącu zupełnie bez opłat. To świetny sposób, aby sprawdzić, czy inFakt jest dla Ciebie.

E-faktura wystawiona szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. Sprawdź koniecznie!

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania