Samochód firmowy to dla przedsiębiorcy często spory wydatek. Obciążenie budżetu związane z jego zakupem rekompensuje jednak brak ograniczeń w kwestii kilometrówki i możliwość jego amortyzacji. Warto przemyśleć zakup pojazdu i wprowadzenie go do majątku firmy, ponieważ oszczędność związana z niższymi podatkami może być znacząca.

Trzy sposoby na używanie samochodu w działalności


Wyjazd na szkolenie czy konferencję, dotarcie do klienta na umówione spotkanie, przywiezienie towaru i wiele innych – czasami auto bywa dla przedsiębiorcy po prostu koniecznością. Jest także bardzo popularnym kosztem w wielu firmach. 

Przy korzystaniu z samochodu na potrzeby firmy przedsiębiorcy mają trzy opcje:
  1. samochód prywatny wykorzystywany do celów firmy,

  2. samochód użyczony (na podstawie umowy),

  3. samochód firmowy, czyli wprowadzony do majątku przedsiębiorstwa.
Wydatki dotyczące wykorzystywania pojazdu można rozliczyć w każdym z wymienionych przypadku. Jednak tylko w ostatnim nie jest to ograniczone limitem kilometrówki. 

Nie wiesz jak księgować zakup samochodu? Wypróbuj za darmo inFakt.pl i bez żadnych limitów kontaktuj się z księgowymi, którzy Ci w tym pomogą! 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości

Czym jest kilometrówka?


W przypadku, gdy przedsiębiorca wykorzystuje samochód prywatny na cele prowadzonej działalności musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów. W niej wpisuje każdą przejechaną trasę. Liczbę faktycznie przebytych kilometrów należy pomnożyć przez stawkę, którą ściśle określają przepisy. W przypadku samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm3, wynosi ona 0,8358 zł.

Wynik tego mnożenia to tzw. kilometrówka, będąca limitem kosztów związanych z pojazdem i możliwych do rozliczenia w danym okresie. Nadwyżkę kosztów lub kwoty z kilometrówki można rozliczyć w kolejnym okresie. To ograniczenie nie istnieje, kiedy przedsiębiorca wprowadzi auto do majątku firmy. Przyjmuje się wtedy, że pojazd używany jest tylko do celów związanych z prowadzeniem działalności i prowadzenie kilometrówki nie jest konieczne.

W jaki sposób udokumentować kupno samochodu?


Samochód dobrze jest nabyć od sprzedawcy, który może wystawić fakturę VAT 23 proc., bowiem tylko taki dokument pozwala odliczyć VAT w związku z zakupem. Taką fakturę najczęściej wystawiają dealerzy nowych pojazdów. Może się jednak zdarzyć, że faktura 23 proc. dotyczy używanego auta. Dzieje się tak w sytuacji, w której przedsiębiorca jest zmuszony, żeby do sprzedawanego samochodu doliczyć VAT.

Często spotykanym sposobem dokumentowania sprzedaży używanego pojazdu jest faktura marża. To dokument zazwyczaj spotykany w komisach samochodowych. W tej fakturze podstawą opodatkowania nie jest cała wartość netto, a jedynie marża czyli różnica pomiędzy ceną jaką za produkt musi zapłacić kupujący, a ceną, jaką zapłacił za niego wcześniej sprzedawca. 

Faktura marża charakteryzuje się tym, że na dokumencie nie ma kwoty VAT. Dla nabywcy oznacza to, że kupując choćby samochód na jej podstawie nie może odliczyć VAT-u, mimo że sprzedawca wpłaca go do urzędu skarbowego. Pozytywem jest fakt, że dla kupującego całkowita kwota (brutto) z faktury marża stanowi koszt.

Zakup na umowę kupna-sprzedaży


Istnieje jeszcze oczywiście możliwość zakupu pojazdu od osoby prywatnej, którą dokumentuje umowa kupna-sprzedaży. Nabywca pojazdu ma możliwość wpisania na fakturze swoich danych, jako osoby prywatnej, a później może wprowadzić auto do majątku firmowego odpowiednim oświadczeniem. Sporządza się je na piśmie, w którym przedsiębiorca określa jakie składniki majątku, o jakiej wartości oraz z jaką datą zostaną przekazane na potrzeby działalności, a tym samym ujęte w ewidencji środków trwałych. 

Wprowadzenie samochodu do firmy wiąże się z koniecznością oszacowania jego wartości początkowej. Może ona zostać powiększona o koszty dodatkowe związane choćby z jego rejestracją. W przypadku, gdy przedsiębiorca posiada dowód zakupu pojazdu (np. faktura, umowa kupna-sprzedaży) to podstawą ustalenia jego wartości jest cena kupna. Jeśli jednak nie dysponuje on odpowiednim dokumentem to wartość samochodu musi wyliczyć sam. Wyceny dokonuje się w oparciu o ceny porównywalnych aut dostępnych na rynku.

Amortyzacja samochodu firmowego


Zakup samochodu firmowego lub wprowadzenie go do majątku firmy sprawia, że można rozliczać amortyzację, czyli stopniowo „wrzucać w koszty” określony procent wartości początkowej samochodu. Roczna stawka amortyzacyjna wynosi 20 proc. wartości początkowej pojazdu. Oznacza to, że pojazd będzie amortyzowany przez pięć lat. 

Możliwe jest jednak ustalenie stawki indywidualnej (maksymalnie 40 proc.), co umożliwi zamortyzowanie auta w ciągu 2,5 roku. Dotyczy to samochodów używanych, które przed ich zakupem przez przedsiębiorcę były wykorzystywane co najmniej przez sześć miesięcy. Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać systemem miesięcznym, kwartalnym bądź rocznym

W przypadku samochodu nie ma możliwości zastosowania amortyzacji jednorazowej.

W inFakcie wygodnie rozliczysz samochód firmowy


Wszystkie kwestie związane z prowadzeniem ewidencji środków trwałych czy amortyzacją ułatwia inFakt.pl. Z jego pomocą rozliczenie samochodu w firmie nie stanowi żadnego problemu. Wystarczy dodać pojazd w inFakcie, a program sam rozliczy amortyzację, a także odpowiednią kwotę VAT. 

Następnie w prosty sposób można dodawać wydatki na:
  • paliwo,
  • części zamienne, usługi serwisowe, ubezpieczenie,
  • faktury leasingowe.
Dzięki Programowi do Księgowości bez problemu także rozliczysz kilometrówkę. Po prostu podajesz trasy i ich odległości oraz dodajesz koszty samochodu prywatnego, a inFakt automatycznie rozlicza tylko tyle, ile wynika z kilometrówki. Ewentualna nadwyżka zostanie przeniesiona na kolejny okres. To naprawdę proste. 

Wystarczy założyć darmowe konto, by otrzymać 30-dniowy okres próbny, w czasie którego istnieje możliwość wypróbowania aplikacji. Przekonasz się, że księgowość może być naprawdę wygodna. 

Jak księgować zakup samochodu? Skorzystaj z programu do księgowości idealnie dopasowanego do potrzeb Twojej firmy. Dołącz do przeszło 320 tys. przedsiębiorców, którzy już wybrali inFakt.pl. 

Program do księgowości

Prowadź samodzielnie księgowość swojej firmy!

lub dowiedz się więcej o Programie do Księgowości