Zatrudniasz na umowę o pracę? Oto obowiązki wobec pracowników, które musisz wypełnić


1 sierpnia 2022 5 min. czytania

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z szeregiem obowiązków dla pracodawcy. O czym musisz pamiętać, by oferować zatrudnienie zgodne z Kodeksem pracy?

Czym jest umowa o pracę?

Umowa o pracę to dokument, który potwierdza nawiązanie stosunku pracy. Jej celem jest ochrona praw zarówno pracownika, jak i pracodawcy na okoliczność niewywiązywania się stron z zapisanych postanowień.

Jak można przeczytać w Kodeksie pracy, stosunek pracy, którego dotyczy umowa, polega na zobowiązaniu pracownika do wykonywania na rzecz pracodawcy powierzonych obowiązków. Wykonywanie pracy odbywa przy tym pod nadzorem przełożonego. W myśl umowy pracodawca jest zobowiązany wypłacać pracownikowi wynagrodzenie.

Jak sporządzić umowę o pracę?

By sporządzić umowę pracodawca potrzebuje szczegółowych danych pracownika. Dane te potrzebne są również do zgłoszenia do ZUS, poprawnego rozliczenia podatków i sporządzenia PIT pracownika. Dane osobowe zatrudniający może pozyskać przez kwestionariusz osobowy lub PIT-2, czyli oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

Zgodnie z prawem pracodawca może oczekiwać od pracownika następujących danych:

  • imienia (imion) i nazwiska oraz daty urodzenia,
  • numeru PESEL, jeżeli pracownik taki posiada,
  • rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • adresu zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowe,
  • danych dotyczących uzyskanego wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych,
  • informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
  • innych danych osobowych pracownika i danych osobowych członków jego najbliższej rodziny (w tym imion i nazwisk oraz daty urodzenia dzieci), jeśli dzięki tym danym pracownik będzie mógł korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik zgłosił chęć otrzymywania wynagrodzenia na konto bankowe.

Badania medycyny pracy a umowa o pracę

Pracodawca ma obowiązek dopilnować, by pracownik dostarczył zaświadczenie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Bez orzeczenia z poradni medycyny pracy pracownik nie może podjąć pracy.

Także na pracodawcy spoczywa konieczność opłacenia kosztów badań. W praktyce zdarza się, że pracownicy wykonują badania na swój koszt, a następnie pracodawca zwraca im poniesione koszty. Jest to działanie zgodne z prawem. W zależności od zajmowanego stanowiska i charakteru pracy badania medycyny pracy mogą różnić się zakresem. O zakresie badań decyduje lekarz przeprowadzający kwalifikację do pracy. 

Obowiązki pracodawcy na 7 dni od zawarcia umowy

W ciągu 7 dni od podpisania umowy z pracownikiem pracodawca zobowiązany do poinformowania zatrudnionego o istotnych kwestiach dotyczących podejmowanej pracy.

Osoba zatrudniona musi otrzymać informację o szczegółowym zakresie obowiązków oraz czasie i sposobie wykonywania pracy na danym stanowisku. Konieczne jest także poinformowanie, jeśli istnieje konieczność wykonywania obowiązków pracy po godzinie 21:00 i pracy w porze nocnej. Pierwsze 7 dni od zatrudnienia to także moment, w którym pracownik musi zapoznać się z ewentualnym ryzykiem związanym z wykonywaniem powierzonych zadań lub zagrożeniem dla zdrowia i życia, jeśli takowe wiążą się z podejmowanym stanowiskiem.

Należy również poinformować zatrudnionego o uprawnieniach, które mu przysługują. Wlicza się w to między innymi informację o terminach, w których będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę (jak często oraz w jaki sposób wypłacane będzie wynagrodzenie) oraz informację o wymiarze urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia.

box-icon

Ważne

Jeśli w firmie istnieje regulamin miejsca pracy, pracodawca ma obowiązek przedstawić go podwładnemu. Pracownik natomiast musi podpisać oświadczenie informujące o tym, że zapoznał się z przepisami. Jeśli natomiast regulaminu nie ma, zatrudniający musi poinformować o tym, w jaki sposób pracownik potwierdza swoje przybycie do pracy i w jakim trybie usprawiedliwia nieobecność.

Szkolenie BHP przy zatrudnieniu na umowę o pracę

Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy należy do podstawowych kursów, jakie przechodzi każdy nowo zatrudniony pracownik. Obejmuje ono szkolenie wstępne oraz szkolenia okresowe, których celem jest przypomnienie podstawowych zasad BHP w pracy. 

Przy zatrudnieniu na umowę o pracę szkolenie to jest obowiązkowe, a obowiązek zorganizowania go nakłada na pracodawcę Kodeks Pracy. Szkolenie przeprowadzane jest na koszt pracodawcy i w godzinach pracy zatrudnionego. Po odbyciu kursu pracownik zobowiązany jest podpisać dokument stwierdzający, że uczestniczył w szkoleniu i zapoznał się z przepisami BHP.

Prowadzenie dokumentacji i ewidencji czasu pracy

Obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego na umowę o pracę jest również prowadzenie szczegółowej, oddzielnej dla każdego pracownika dokumentacji. Dokumentacja powinna dotyczyć stosunku pracy, akt osobowych pracownika oraz samego pracownika. Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie elektronicznej

Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy jest także prowadzenie ewidencji czasu pracy celem ustalenia wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Ewidencja czasu pracy musi obejmować informacje o pracy w poszczególnych dobach roboczych. Przez dobę roboczą rozumie się 24 kolejne godziny, rozpoczynając od godziny, w której pracownik zaczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Co więcej w ewidencji czasu pracy należy oznaczyć również inne niż praca okoliczności powodujące nieobecność pracownika, takie jak urlopy wypoczynkowe, zwolnienia lekarskie, czy urlopy macierzyńskie.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu