Zatrudniasz na umowę o pracę? Oto obowiązki wobec pracowników, które musisz wypełnić
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z szeregiem obowiązków dla pracodawcy. O czym musisz pamiętać, by oferować zatrudnienie zgodne z Kodeksem pracy?
Czym jest umowa o pracę?
Umowa o pracę to dokument, który potwierdza nawiązanie stosunku pracy. Jej celem jest ochrona praw zarówno pracownika, jak i pracodawcy na okoliczność niewywiązywania się stron z zapisanych postanowień.
Jak można przeczytać w Kodeksie pracy, stosunek pracy, którego dotyczy umowa, polega na zobowiązaniu pracownika do wykonywania na rzecz pracodawcy powierzonych obowiązków. Wykonywanie pracy odbywa przy tym pod nadzorem przełożonego. W myśl umowy pracodawca jest zobowiązany wypłacać pracownikowi wynagrodzenie.
Jak sporządzić umowę o pracę?
By sporządzić umowę pracodawca potrzebuje szczegółowych danych pracownika. Dane te potrzebne są również do zgłoszenia do ZUS, poprawnego rozliczenia podatków i sporządzenia PIT pracownika. Dane osobowe zatrudniający może pozyskać przez kwestionariusz osobowy lub PIT-2, czyli oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.
Zgodnie z prawem pracodawca może oczekiwać od pracownika następujących danych:
- imienia (imion) i nazwiska oraz daty urodzenia,
- numeru PESEL, jeżeli pracownik taki posiada,
- rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- adresu zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowe,
- danych dotyczących uzyskanego wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych,
- informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
- innych danych osobowych pracownika i danych osobowych członków jego najbliższej rodziny (w tym imion i nazwisk oraz daty urodzenia dzieci), jeśli dzięki tym danym pracownik będzie mógł korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik zgłosił chęć otrzymywania wynagrodzenia na konto bankowe.
Badania medycyny pracy a umowa o pracę
Pracodawca ma obowiązek dopilnować, by pracownik dostarczył zaświadczenie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Bez orzeczenia z poradni medycyny pracy pracownik nie może podjąć pracy.
Także na pracodawcy spoczywa konieczność opłacenia kosztów badań. W praktyce zdarza się, że pracownicy wykonują badania na swój koszt, a następnie pracodawca zwraca im poniesione koszty. Jest to działanie zgodne z prawem. W zależności od zajmowanego stanowiska i charakteru pracy badania medycyny pracy mogą różnić się zakresem. O zakresie badań decyduje lekarz przeprowadzający kwalifikację do pracy.
Obowiązki pracodawcy na 7 dni od zawarcia umowy
W ciągu 7 dni od podpisania umowy z pracownikiem pracodawca zobowiązany do poinformowania zatrudnionego o istotnych kwestiach dotyczących podejmowanej pracy.
Osoba zatrudniona musi otrzymać informację o szczegółowym zakresie obowiązków oraz czasie i sposobie wykonywania pracy na danym stanowisku. Konieczne jest także poinformowanie, jeśli istnieje konieczność wykonywania obowiązków pracy po godzinie 21:00 i pracy w porze nocnej. Pierwsze 7 dni od zatrudnienia to także moment, w którym pracownik musi zapoznać się z ewentualnym ryzykiem związanym z wykonywaniem powierzonych zadań lub zagrożeniem dla zdrowia i życia, jeśli takowe wiążą się z podejmowanym stanowiskiem.
Należy również poinformować zatrudnionego o uprawnieniach, które mu przysługują. Wlicza się w to między innymi informację o terminach, w których będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę (jak często oraz w jaki sposób wypłacane będzie wynagrodzenie) oraz informację o wymiarze urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia.
Ważne
Jeśli w firmie istnieje regulamin miejsca pracy, pracodawca ma obowiązek przedstawić go podwładnemu. Pracownik natomiast musi podpisać oświadczenie informujące o tym, że zapoznał się z przepisami. Jeśli natomiast regulaminu nie ma, zatrudniający musi poinformować o tym, w jaki sposób pracownik potwierdza swoje przybycie do pracy i w jakim trybie usprawiedliwia nieobecność.
Szkolenie BHP przy zatrudnieniu na umowę o pracę
Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy należy do podstawowych kursów, jakie przechodzi każdy nowo zatrudniony pracownik. Obejmuje ono szkolenie wstępne oraz szkolenia okresowe, których celem jest przypomnienie podstawowych zasad BHP w pracy.
Przy zatrudnieniu na umowę o pracę szkolenie to jest obowiązkowe, a obowiązek zorganizowania go nakłada na pracodawcę Kodeks Pracy. Szkolenie przeprowadzane jest na koszt pracodawcy i w godzinach pracy zatrudnionego. Po odbyciu kursu pracownik zobowiązany jest podpisać dokument stwierdzający, że uczestniczył w szkoleniu i zapoznał się z przepisami BHP.
Prowadzenie dokumentacji i ewidencji czasu pracy
Obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego na umowę o pracę jest również prowadzenie szczegółowej, oddzielnej dla każdego pracownika dokumentacji. Dokumentacja powinna dotyczyć stosunku pracy, akt osobowych pracownika oraz samego pracownika. Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie elektronicznej.
Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy jest także prowadzenie ewidencji czasu pracy celem ustalenia wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Ewidencja czasu pracy musi obejmować informacje o pracy w poszczególnych dobach roboczych. Przez dobę roboczą rozumie się 24 kolejne godziny, rozpoczynając od godziny, w której pracownik zaczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Co więcej w ewidencji czasu pracy należy oznaczyć również inne niż praca okoliczności powodujące nieobecność pracownika, takie jak urlopy wypoczynkowe, zwolnienia lekarskie, czy urlopy macierzyńskie.
Podziel się nim ze znajomymi
