Czy pracując w Polsce, można świadczyć usługi za granicą? O czym pamiętać?


20 maja 2022 5 min. czytania

Wchodząc do Unii Europejskiej staliśmy się częścią rynku wewnętrznego. Co za tym idzie – zyskaliśmy prawo do swobodnego świadczenia usług na terenie całej wspólnoty. Tak więc posiadając firmę w Polsce, możesz samodzielnie bądź za pośrednictwem swoich pracowników wykonywać usługi na terenie innych krajów wspólnoty europejskiej. 

Swoboda świadczenia usług oznacza prawo wykonywania usług przez firmę, który ma swoją siedzibę w jednym z krajów Unii Europejskiej, na rzecz podmiotów z innych krajów członkowskich, bez potrzeby posiadania w tych krajach siedziby firmy czy filii. Posiadając przedsiębiorstwo założone w jednym z państw UE, możesz okresowo świadczyć usługi w innym kraju wspólnoty. W tej sytuacji ani usługodawcy, ani pracownicy nie zatrudniają się na nowo w kraju UE, ich miejsce zatrudnienia pozostaje w Polsce.

W jaki sposób można świadczyć usługi w krajach UE?

Pierwsza opcja to samozatrudnienie, masz założoną w Polsce firmę i jesteś usługodawcą. Swoje usługi np. remontowe świadczysz na terenie sąsiednich Niemiec. Za zachodnią granicą pracujesz sam na zasadzie kontraktu, który zawierasz z niemiecką firmą lub osobą fizyczną.

Druga opcja to świadczenie usług poprzez delegowanie pracowników. Masz zarejestrowaną w Polsce firmę i zatrudniasz ekipę na podstawie umowy o pracę. Możesz więc, w ramach swobody świadczenia usług, wysłać ich, by wykonali daną usługę w innym państwie członkowskim. W tej sytuacji również podstawą jest zawarcie kontraktu z zagranicznym kontrahentem (z tegoż państwa) lub osobą fizyczną. Dodatkowo jesteś zobowiązany do sporządzenia imiennej listy pracowników i uzyskania dla nich zgody na pobyt. Pracownicy ci, wykonując usługę zagranicą, opłacani są przez ciebie i podlegają wyłącznie twoim, bądź delegowanej przez ciebie osoby, poleceniom.

Nie może dojść natomiast do sytuacji, w której między polskim usługodawcą a zagranicznym usługobiorcą dochodzi do sytuacji podległości. Najlepiej razem z pracownikami wysłać zatrudnionego przez siebie kierownika, który będzie pośrednikiem w kontakcie z kontrahentem. Zagraniczny usługobiorca powinien po wykonaniu usługi zapłacić ci całą uzgodnioną kwotę, a następnie to ty wypłacasz swojej ekipie wynagrodzenie. Zanim podejmiesz decyzję o delegowaniu swoich pracowników, dobrze byś zapoznał się z Dyrektywą 96/71 WE, która mówi ściśle o regulacjach dotyczących tego typu działań.

Zawarcie umowy z zagranicznym kontrahentem

Świadczenie usług poza granicami jest oczywiście obarczone pewnymi obowiązkami. Pierwszym z nich jest, nie inaczej jak na terenie Polski, spisanie kontraktu z usługobiorcą. Jest to jednak o tyle ważne, bo dobrze skonstruowana umowa jest podstawą transgranicznego świadczenia usług z zagranicznym kontrahentem. W kontrakcie zawieramy dokładny opis usługi, zakres prac, warunki, miejsce i termin realizacji. Taka formuła pozwala uniknąć zakwalifikowania działalności usługowej jako tzw. ukrytego zakładania przedsiębiorstw. Co to znaczy? Chodzi o sytuacje, gdy przedsiębiorca wykorzystuje przepisy o swobodzie świadczenia usług, żeby uniknąć wymogów stawianych przez prawo krajowe wobec osób zakładających przedsiębiorstwo w danym państwie. 

Rozliczenie na podstawie faktury i kwestie VATu

Świadczenie usług na terenie innego kraju członkowskiego musisz udokumentować fakturą, na której powinien widnieć europejski NIP (NIP-UE) usługodawcy i usługobiorcy. Wygląda on tak jak NIP nadawany podczas zakładania działalności gospodarczej, z tą różnicą, że poprzedzony jest przedrostkiem PL, co pozwala zidentyfikować kraj, z którego pochodzi przedsiębiorca. Aby uzyskać europejski NIP musisz złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o nadanie numeru NIP EU. Właściwym urzędem jest urząd ze względu na miejsce rejestracji podatnika VAT.

Kolejnym obowiązkiem wynikającym z zamiaru świadczeń na rzecz kontrahentów zagranicznych z innego kraju UE jest rejestracja do celów VAT-UE. Obowiązek ten dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT. Rejestrując się, musisz wypełnić część C.3. formularza VAT-R. Po spełnieniu wymagań otrzymasz tzw. europejski NIP. W praktyce, analogicznie do NIPu-UE, jest to polski NIP poprzedzony prefiksem kraju (dla nas jest to PL). W sytuacji, gdy usługa jest opodatkowana w kraju nabywcy, polski przedsiębiorca nie musi wykazywać VAT w Polsce. Oznacza to, że faktura dokumentująca taką usługę może pomijać informacje związane z podatkiem od towarów i usług (jak np. stawka czy kwota podatku).

To ty jesteś odpowiedzialny za poprawne wypełnienie wszelkich deklaracji i ich odesłanie. Od 2017 roku podatnicy zobowiązani do rejestracji na potrzeby VAT-UE mają obowiązek przesyłać do urzędu deklarację VAT oraz informację podsumowującą VAT-UE (te można składać do 25-go po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego) drogą elektroniczną. Wyjątkiem są okresy, w których nie zawierasz żadnych transakcji  – nie ma więc obowiązku składania pustych deklaracji.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub otrzymania całości lub części zapłaty (jeśli tę otrzymano przed wykonaniem usługi). Zasada ta wynika bezpośrednio z ustawy o VAT. Jako przedsiębiorca musisz wykazać transakcje w deklaracji VAT oraz informacji podsumowującej, nawet jeśli nie odprowadza od nich VAT w Polsce. Zagraniczne usługi, które opodatkowujesz w Polsce, powinny zostać ujęte wyłącznie w deklaracji VAT na takich samych zasadach co transakcje krajowe. Te, które nie są opodatkowane w Polsce wskazujesz w deklaracji VAT na pozycji “dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju”.

Warto znać przepisy

Jako przedsiębiorca musisz dokładnie znać przepisy, które regulują kwestie podatkowe zawarcia współpracy z zagranicznym kontrahentem-firmą:

  • miejsce opodatkowania,
  • termin powstania obowiązku podatkowego,
  • sposób rozliczania podatków.

Kluczowe jest oczywiście miejsce, w którym wykonujesz usługę. Usługi, które świadczone są na rzecz podatników opodatkowane są tam, gdzie usługobiorca ma siedzibę swojej działalności, ale prawodawca przewiduje również wyjątki dla usług:

  • transportowych (również transport morski i lotniczy),
  • kulturalnych,
  • sportowych i edukacyjnych,
  • związanych z nieruchomościami,
  • turystycznych,
  • restauracyjnych i cateringowych.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu