Zatrudniając pracownika na umowę o pracę przedsiębiorca musi sobie zdawać sprawę z konieczności dopełnienia szeregu obowiązków z tym związanych. Co więcej te zobowiązania wiążą się z konkretnymi terminami, których trzeba dopilnować. Jakie są więc istotne obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika?

Kodeks pracy nakłada na przedsiębiorcę pewne obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika. Przedsiębiorca, który spisuje umowę cywilnoprawną (o dzieło lub zlecenie) nie musi dbać o wszystkie wymienione poniżej kwestie. Musi ich jednak dopilnować pracodawca zatrudniający na umowę o pracę.

1. Skierowanie na badania lekarskie

Wręczenia nowemu pracownikowi skierowania na obowiązkowe badania lekarskie należy dopilnować jeszcze przed jego dopuszczeniem do pracy. Dana osoba może bowiem rozpocząć wykonywanie swoich obowiązków dopiero po uzyskaniu potwierdzenia o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

W pisemnym skierowaniu na badania pracodawca musi wpisać m.in.:

  • dane osoby zatrudnianej,
  • rodzaj wykonywanej pracy,
  • stanowisko,
  • informację o występowaniu warunków szkodliwych dla zdrowia.

Badania lekarskie wykonywane są na koszt pracodawcy. Powinien on również przechowywać orzeczenia wydane przez lekarza w aktach osobowych pracownika.

2. Organizacja szkolenia BHP

Poza skierowaniem na badania przed dopuszczeniem pracownika do pracy wymagane jest by przeszedł obowiązkowe szkolenie BHP. W trakcie kursu osoba, która ma zostać zatrudniona zapoznaje się z regulacjami dotyczącymi BHP, a także zasadami wykonywania bezpiecznej pracy obowiązującymi w firmie. Szkolenie musi przeprowadzić osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje. Nic nie stoi na przeszkodzie, by był nią sam przedsiębiorca – oczywiście o ile posiada uprawnienia.

Takie szkolenie wlicza się do czasu pracy i jest przeprowadzane na koszt pracodawcy. Udział w nim pracownik powinien potwierdzić na piśmie. Identycznie jak w przypadku orzeczenia lekarskiego konieczne jest przechowanie tego dokumentu w aktach osobowych. Dodatkowo trzeba posiadać zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia o ukończeniu kursu przez pracownika z wynikiem pozytywnym oraz jego program.

3. Zaznajomienie z zakresem obowiązków

Pracodawca nie może zapomnieć o poinformowaniu nowo zatrudnionej osoby o zakresie obowiązków, sposobie wykonywania pracy, a także jej podstawowych prawach. Co za tym idzie konieczne jest dokładne określenie zadań jakie będzie wykonywał pracownik i zaznajomienie go z nimi.

Zakres czynności pracownika może stanowić załącznik do umowy o pracę, ale nie jest to wymagane. Ważne tylko, by dopilnować tego obowiązku jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez zatrudnionego. Nie ma konieczności sporządzenia pisma określającego zakres obowiązków. Można tu wybrać formę ustną.

4. Podpisanie umowy o pracę

Po dopełnieniu trzech powyższych kwestii konieczne jest podpisanie umowy o pracę. W praktyce taki dokument można sporządzić i podpisać wcześniej. Należy jednak pamiętać, że data rozpoczęcia zatrudnienia nie może być wcześniejsza niż termin przeprowadzenia badań wstępnych, szkolenia BHP i zaznajomienia z zakresem obowiązków.

Umowę o pracę najlepiej zawrzeć na piśmie. Taki dokument powinien określać:

  • strony umowy,
  • rodzaj umowy – na czas określony lub nieokreślony,
  • datę zawarcia,
  • rodzaj pracy,
  • warunki pracy i płacy,
  • wymiar czasu pracy – pełny czy też część etatu,
  • termin rozpoczęcia pracy,
  • miejsce wykonywania pracy.

W przypadku późniejszych zmian warunków zatrudnienia pracodawca powinien poinformować o tym pracownika na piśmie.

5. Poinformowanie o podstawowych warunkach pracy

Obowiązki pracodawcy nie kończą się na dopełnieniu wymienionych już aspektów. Do 7 dni od momentu zawarcia umowy pracodawca zobligowany jest do przekazania pracownikowi informacji na temat warunków wykonywania pracy. Dokument należy sporządzić w formie pisemnej. Powinien zawierać informacje dotyczące:

  • obowiązującej normy czasu pracy (dobowej oraz tygodniowej),
  • terminu i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia,
  • wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego,
  • okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Jeżeli pracodawca nie musi ustalić regulaminu pracy (dotyczy to zakładów zatrudniających przynajmniej 20 osób) ma obowiązek poinformować pracowników również o porze nocnej obowiązującej w firmie, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, a także sposobie potwierdzania obecności w pracy (np. przez podpisanie listy).

6. Obowiązki pracodawcy związane z aktami osobowymi

Pracodawca musi każdemu pracownikowi założyć akta osobowe. Składa się na nie dokumenty związane z:

  • ubieganiem się o zatrudnienie,
  • przebiegiem pracy,
  • rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy.

Powinny się w nich znaleźć choćby wymienione już zaświadczenie o odbyciu szkolenia BHP czy orzeczenie lekarskie o możliwości podjęcia pracy. Co istotne w aktach osobowych mogą się znaleźć tylko kopie lub odpisy.

Akta pracownicze należy przechowywać do 50 lat od dnia zakończenia pracy. Z kolei dokumentację pomocniczą i obliczeniową służącą do sporządzenia list płac trzeba przechowywać przez 5 lat.

7. Zgłoszenie do ZUS

Ostatnim (choć z pewnością bardzo ważnym obowiązkiem) jest zgłoszenie pracownika do ZUS. Zatrudniony podlega wszystkim ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, przez cały czas trwania umowy. Odpowiedniego zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZUS ZUA.

Trzeba tego dopilnować do 7 dni od rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego. Chociaż ZUS nie przewiduje żadnych konsekwencji za nieterminowe złożenie formularza to lepiej dopilnować tego w wyznaczonym terminie. Może się to okazać szczególnie istotne jeśli pracownik zachoruje lub będzie miał wypadek przy pracy.

Brak zgłoszenia do ZUS oznaczałby bowiem, że nie przysługiwałyby mu żadne świadczenia z tytułu ubezpieczenia. Dodatkowo można się narazić na zastrzeżenia ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Masz pytania związane z prowadzeniem firmy? Załóż konto w inFakt

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuje regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!