Duplikat faktury. Co musisz wiedzieć wystawiając go?

Duplikat faktury wystawia się, gdy oryginalna faktura kosztowa uległa zniszczeniu albo nigdy nie dotarła do odbiorcy. Co musisz wiedzieć wystawiając duplikat? Jak odliczyć od niego VAT?

Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury zastępuję oryginalny dokument, który uległ zniszczeniu lub zagubieniu, przez co nigdy nie dotarł do nabywcy towaru lub usługi. Duplikat musi zawierać identyczne dane jak oryginał faktury.

Są dwie różnice między duplikatem a fakturą źródłową. Po pierwsze, data wystawienia na duplikacie musi być datą wystawienia duplikatu faktury, a nie datą wystawienia faktury pierwotnej. Po drugie, na duplikacie faktury zwyczajowo umieszcza się słowo „duplikat”.

Od stycznia 2022 roku słowo „duplikat” na fakturze nie jest już obligatoryjne – może, ale nie musi pojawić się na dokumencie. Przepisy nie określają, w jakiej formie przedsiębiorca powinien wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury. Może zwrócić się do wystawcy zarówno drogą mailową lub wyrazić prośbę ustnie.

Czy można odliczyć VAT bez faktury?

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia tzw. VAT naliczonego od faktur za zakup towarów lub usług. Oczywiście zakupy te muszą służyć działalności opodatkowanej świadczonej przez podatnika. Dla przykładu programista ma prawo odliczyć VAT z faktury za zakup komputera niezbędnego do pracy.

Prawo do odliczenia VAT następuje w okresie, w którym u sprzedawcy towaru lub usługi powstał obowiązek podatkowy. A to z zastrzeżeniem, że z prawa tego można skorzystać nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury.  Innymi słowy, aby odliczyć VAT z faktury zaistnieć muszą trzy okoliczności:

  • trzeba otrzymać fakturę;
  • u sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy;
  • zakupiony towar lub usługa muszą być wykorzystywane do świadczenia usług opodatkowanych podatkiem VAT.

Duplikat faktury a odliczenie VAT

Przytoczone przepisy mają wpływ na to, jak podatnik może odliczyć VAT z duplikatu faktury. W praktyce można mieć do czynienia z trzema przypadkami.

  1. Oryginał faktury został zaksięgowany, a następnie zniszczony lub zgubiony.

W takim przypadku duplikat służy tylko udokumentowaniu transakcji, na podstawie której podatnik odliczył VAT. Duplikat dołącza się wówczas do dokumentacji rachunkowej i przechowuje przez co najmniej pięć lat.

  1. Oryginał faktury dotarł do nabywcy, ale został zniszczony czy zagubiony zanim podatnik go zaksięgował i odliczył VAT.

W takim przypadku duplikat faktury należy zaksięgować w miesiącu wpływu faktury pierwotnej lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych (to jeśli nabywca rozlicza się z VAT w okresach miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (to jeśli nabywca rozlicza się z VAT kwartalnie).

Zilustruje to przykład. 15 sierpnia podatnik otrzymał fakturę za zakup komputera. Zgubił ją jednak przed zaksięgowaniem. Wystąpił o duplikat i otrzymał go 15 października. W takiej sytuacji przedsiębiorca może zaksięgować duplikat faktury w październiku.

Sytuacja wyglądałaby inaczej, gdyby przedsiębiorca otrzymał duplikat faktury np. 15 grudnia. Wtedy, aby odliczyć VAT, podatnik musiałby zaksięgować fakturę w sierpniu i skorygować deklarację VAT za sierpień. Minął bowiem czas na ujęcie tej faktury w trzech kolejnych okresach następujących po miesiącu, w którym wystawiony został oryginał faktury.

  1. Oryginał faktury nigdy nie dotarł do jej nabywcy.

W takiej sytuacji podatnik może odliczyć VAT w miesiącu otrzymania duplikatu faktury lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych (jeśli nabywca rozlicza się z VAT w okresach miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych po otrzymaniu duplikatu faktury (jeśli nabywca rozlicza się z VAT kwartalnie).

Wyjaśni to przykład. 10 marca podatnik kupił komputer. Sprzedawca wysłał fakturę za ten zakup pocztą, ale dokument nigdy nie dotarł do nabywcy. Podatnik wystąpił o duplikat faktury, który otrzymał 15 sierpnia. W tej sytuacji podatnik może odliczyć VAT w sierpniu, a więc w miesiącu otrzymania duplikatu faktury. Może także odliczyć VAT we wrześniu, październiku lub listopadzie, czyli w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, jeśli z VAT rozlicza się miesięcznie.

Duplikat faktury i podatek dochodowy

Na gruncie podatku dochodowego sytuacja wygląda podobnie, jeśli podatnik zaksięgował pierwotną fakturę, ale zniszczył ją lub zgubił. Wówczas duplikat faktury należy jedynie dołączyć do dokumentacji rachunkowej, aby potwierdzić poniesiony koszt.

Jeśli faktura nie została zaksięgowana, ale podatnik otrzymał duplikat w tym samym roku podatkowym, wydatek można zaksięgować w dacie otrzymania duplikatu. Jeśli jednak duplikat został wystawiony w innym roku podatkowym, wówczas konieczne będzie zaksięgowanie faktury w roku podatkowym, w którym wystawiona została oryginalna faktura. Oznaczać to może także konieczność dokonania korekty zeznania rocznego.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu