Jak działa Krajowy System e-Faktur? Kiedy musisz zacząć korzystać z KSeF?


12 lipca 2022 4 min. czytania

Krajowy System e-Faktur jest już dostępny dla przedsiębiorców. Jak na razie można z niego korzystać dobrowolnie. Od kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem?

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Można go zdefiniować jako centralną bazę faktur, która pozwala na stały dostęp do zbioru wystawionych dokumentów przez internet.

Natomiast faktury ustrukturyzowane, które można generować w ramach tego systemu, to istniejąca równolegle do faktur papierowych oraz innych faktur elektronicznych dostępna forma dokumentowania transakcji. Występują wyłącznie w formie elektronicznej i są tworzone w formacie xml. e-Faktury są zgodne z europejskimi normami dokumentowania transakcji handlowych. 

Co czego służy System e-Faktur?

W systemie KSeF przedsiębiorca nie tylko może wystawić fakturę, nadać jej numer, przechowywać czy przesyłać innym podmiotom. System sprawdza poprawność wystawianych faktur, monitoruje datę i godzinę ich wystawienia oraz w razie błędów informuje o odrzuceniu faktury w systemie.

System daje także możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe oraz przeprowadzania zautomatyzowanych kontroli podatkowych. Ma to oszczędzić czasu i zaangażowania zarówno przedsiębiorcom, jak i urzędom. W teorii system e-Faktur ma wpłynąć na zmniejszenie wysiłku przedsiębiorców wkładanego w dokumentację transakcji i uczynienie jej przejrzystą zarówno dla kontrahentów, jak i urzędników. Ma także doprowadzić do likwidacji konieczności przesyłania do urzędów skarbowych plików JPK.

Kto może korzystać z systemu e-Faktur?

System jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarówno zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Integrować się z systemem mogą także ​podatnicy prowadzący działalność w Polsce, którzy korzystają ze szczególnej procedury unijnej OSS oraz posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu jest już dostępna na stronach rządowych.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić posługując się narzędziami udostępnionymi przez organy administracji podatkowej. Już niebawem fakturę przesyłaną automatycznie do Krajowego Systemu e-Faktur w prosty sposób wystawisz także w aplikacji inFakt.

box-icon

Ważne

Wprowadzone od 1 stycznia 2022 roku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF na dzień dzisiejszy nie jest obowiązkiem. Obowiązkowa integracja wszystkich przedsiębiorców z KSeF stanie się faktem od 1 stycznia 2024 roku.

Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?

Aby uzyskać możliwość otrzymywania faktur przez KSeF należy wyrazić na to zgodę. Można to zrobić przy użyciu samego systemu. Przesyłanie kontrahentom faktur tą drogą nie wyklucza także jednoczesnego dostarczania ich w innej formie.

W przypadku, kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu systemu, wystawiający ją przedsiębiorca nadal może wystawić dokument poprzez KSeF. Jest jednak zobowiązany przekazać fakturę odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. drogą mailową lub w formie papierowej. Wystawiona przez KSeF, ale przesłana inną drogą faktura, nadal zachowuje miano faktury ustrukturyzowanej. Spełnia bowiem wymogi systemu i posiada numer identyfikacyjny KSeF.

Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?

Przede wszystkim system nie daje możliwości wystawienia dokumentu błędnego lub niekompletnego. W takim przypadku faktura zostaje odrzucona, a system nie rejestruje jej oraz nie nadaje numeru. W przypadku odrzucenia faktury na skutek błędu nie ma konieczności wystawiania korekt.

Ponadto w systemie nie ma możliwości wystawienia noty korygującej czy duplikatu faktury. Jest to konsekwencją faktu, że system umożliwia zniszczenie czy zagubienie dokumentu. System nie przewiduje także możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych), faktur wystawianych za pomocą kasy fiskalnej, jak i faktur pro forma.

Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

W tym momencie nie ma obowiązku korzystania z systemu e-Faktur. Jeszcze do końca grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż systemu z udziałem przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku można integrować się z KSeFem dobrowolnie.

Jednak jest to rozwiązanie tymczasowe. Konieczność integracji z systemem dla wszystkich przedsiębiorców pojawi się już od 1 stycznia 2024 roku. Dlatego warto zapoznać się z jego funkcjonowaniem już teraz, aby w przyszłości uniknąć trudności związanych z nieznajomością obsługi systemu.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu