Jak działa Krajowy System e-Faktur? Kiedy musisz zacząć korzystać z KSeF?
Krajowy System e-Faktur jest już dostępny dla przedsiębiorców. Jak na razie można z niego korzystać dobrowolnie. Od kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem?
ważne
Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych.
Można go zdefiniować jako bazę faktur, która pozwala na stały dostęp do zbioru wystawionych dokumentów przez internet.
Faktury elektroniczne wystawianie w systemie KSeF są ustrukturyzowane. Oznacza, że faktura dokumentująca sprzedaż usługi lub towaru, zapisana jest w formie ściśle opisanego przepisami pliku xml. Ma ona postać tylko elektroniczną i wystawiana jest według odgórnie narzuconej struktury logicznej.
Czy wiesz, że
Aplikacja inFakt jest dostosowana do wymogów KSeF. Już dziś możesz ją zintegrować z systemem. Cały proces łączenia aplikacji z Krajowym Systemem e-Faktur jest szybki i prosty – zajmuje około 5 minut. Przeprowadzamy Cię przez niego krok po kroku i na każdym etapie tłumaczymy, co należy zrobić.
Wystarczy, że w aplikacji przejdziesz do Ustawień → i w sekcji Faktury wybierzesz opcję “Integracja z KSeF”. Po połączeniu Twoje faktury od razu będą dostępne w systemie Ministerstwa Finansów.
Do czego służy System e-Faktur?
W systemie KSeF przedsiębiorca nie tylko może wystawić fakturę, nadać jej numer, przechowywać czy przesyłać innym podmiotom. System sprawdza poprawność wystawianych faktur, monitoruje datę i godzinę ich wystawienia oraz w razie błędów informuje o odrzuceniu faktury w systemie.
System daje także możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe oraz przeprowadzania zautomatyzowanych kontroli podatkowych. Ma to oszczędzić czasu i zaangażowania zarówno przedsiębiorcom, jak i urzędom. W teorii system e-Faktur ma wpłynąć na zmniejszenie wysiłku przedsiębiorców wkładanego w dokumentację transakcji i uczynienie jej przejrzystą zarówno dla kontrahentów, jak i urzędników. Ma także doprowadzić do likwidacji konieczności przesyłania do urzędów skarbowych plików JPK FA, czyli zbioru wystawionych faktur.
Kto może korzystać z systemu e-Faktur?
System jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarówno zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Integrować się z systemem mogą także podatnicy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności Polsce.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu jest już dostępna na stronach rządowych.
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić posługując się narzędziami udostępnionymi przez organy administracji podatkowej. Fakturę przesyłaną automatycznie do Krajowego Systemu e-Faktur w prosty sposób wystawisz także w aplikacji inFakt.
Ważne
Wprowadzone od 1 stycznia 2022 roku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF na dzień dzisiejszy nie jest obowiązkiem. Obowiązkowa integracja wszystkich przedsiębiorców z KSeF stanie się faktem od 1 stycznia 2025 roku.
Jak odebrać e-Fakturę w KSeF?
Aby uzyskać możliwość otrzymywania faktur przez KSeF należy wyrazić na to zgodę. Można to zrobić przy użyciu samego systemu. Przesyłanie kontrahentom faktur tą drogą nie wyklucza także jednoczesnego dostarczania ich w innej formie.
W przypadku, kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu systemu, wystawiający ją przedsiębiorca nadal może wystawić dokument poprzez KSeF. Jest jednak zobowiązany przekazać fakturę odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. drogą mailową lub w formie papierowej. Wystawiona przez KSeF, ale przesłana inną drogą faktura, nadal zachowuje miano faktury ustrukturyzowanej. Spełnia bowiem wymogi systemu i posiada numer identyfikacyjny KSeF.
Jakich faktur nie można wystawić przez KSeF?
Przede wszystkim system nie daje możliwości wystawienia dokumentu błędnego lub niekompletnego. W takim przypadku faktura zostaje odrzucona, a system nie rejestruje jej oraz nie nadaje numeru. W przypadku odrzucenia faktury na skutek błędu nie ma konieczności wystawiania korekt.
Ponadto w systemie nie ma możliwości wystawienia noty korygującej czy duplikatu faktury. Jest to konsekwencją faktu, że system uniemożliwia zniszczenie czy zagubienie dokumentu. System nie przewiduje także możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych), faktur wystawianych za pomocą kasy fiskalnej, jak i faktur pro forma.
Czy muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
W tym momencie nie ma obowiązku korzystania z systemu e-Faktur. Jeszcze do końca grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż systemu z udziałem przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku można integrować się z KSeFem dobrowolnie.
Jednak jest to rozwiązanie tymczasowe. Z czasem system stanie się obowiązkowy:
- od 1 lipca 2024 roku dla VATowców,
- od 1 stycznia 2025 roku dla wszystkich osób, które wystawiają faktury.
Dlatego warto zapoznać się z jego funkcjonowaniem już teraz, aby w przyszłości uniknąć trudności związanych z nieznajomością obsługi systemu.
Podziel się nim ze znajomymi
