Wystawianie faktury. O czym musisz pamiętać? Jak uniknąć błędów?

Adam Pietrzak

19 lipca 2022 3 min. czytania

Wystawianie faktury przychodowej to codzienność w życiu przedsiębiorców. Okazuje się jednak, że prawidłowe wystawienie faktury rodzi problemy. Oto jak uniknąć najczęstszych błędów w fakturowaniu.

Wystawianie faktury – data wystawienia i sprzedaży

Data sprzedaży i data wystawienia faktury nie zawsze są tożsame. Często przedsiębiorcy, którzy są na kontraktach B2B, popełniają błąd polegający na wystawieniu faktury ze złą datą sprzedaży.

Podajmy przykład. Programista na kontrakcie B2B wykonał dla partnera biznesowego usługi programistyczne w lipcu. Data sprzedaży na fakturze dotyczącej tego okresu powinna być lipcowa – zazwyczaj jest to ostatni dzień miesiąca. Jednak data wystawienia takiej faktury może być sierpniowa, bowiem przedsiębiorca na wystawienie faktury ma czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż (od tej zasady są wyjątki takie jak usługi budowlane czy druk książek). 

Tymczasem przedsiębiorcom zdarza się wystawić fakturę dotyczącą usług świadczonych w lipcu z sierpniową datą sprzedaży i sierpniową datą wystawienia. Takie działanie jest nieprawidłowe, ponieważ przychód wynikający z wystawienia tej faktury zostanie opodatkowany dopiero w sierpniu, a powinien być opodatkowany w lipcu.

Wystawianie faktury VAT dla zagranicznej firmy

Większość czynnych podatników VAT wystawia faktury przychodowe z 23-procentową stawką podatku od towarów i usług. Problem powstaje jednak, kiedy mamy do czynienia z transakcjami międzynarodowymi.

Jeśli na przykład grafik komputerowy świadczy usługi dla zagranicznej firmy, musi pamiętać, że zamiast stawki VAT na fakturze powinien się znaleźć zapis „np.”. Skrót ten oznacza: „nie podlega”. Taka adnotacja pojawia się na fakturze, ponieważ te usługi nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Dodatkowo na fakturze zawsze powinien znaleźć się dopisek: „odwrotne obciążenie/reverse charge”. Oznacza on, że obowiązek naliczenia VAT spoczywa na zagranicznym kontrahencie polskiego przedsiębiorcy.

Co ważne, nawet jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem zwolnionym z VAT w Polsce, to wystawiając fakturę dla zagranicznej firmy powinien użyć skrótu „np.” zamiast skrótu „zw.”, oznaczającego zwolnienie z podatku od towaru i usług.

box-icon

Ważne

Warto odnotować, że nadal wielu przedsiębiorców, świadcząc usługi dla zagranicznych firm używa jako stawki VAT 0%. Jest to poważny błąd, ponieważ możliwość zastosowania stawki VAT 0% w transakcjach międzynarodowych dotyczy w większości przypadków dostawy towarów, a nie świadczenia usług. Możliwość zastosowania stawki 0% jest oczywiście także ściśle obwarowana przepisami.

Wystawienie faktury o złym numerze

Ciągłość numeracji faktur – o tym obowiązku również przedsiębiorcom zdarza się zapominać. Przepisy nie narzucają formatu numeracji faktur i przedsiębiorca ma w tym zakresie dowolność. Jednak w trakcie trwania roku podatkowego osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna być konsekwentna i stosować ten sam format numeracji faktur przychodowych, np. 1/01/2022; 1/02/2022; 1/03/2022 etc.

Zachowana powinna być również chronologia i ciągłość numeracji. Jeśli jednak zdarzy się przez przypadek zakłócić ciągłość numeracji, to przedsiębiorca ma obowiązek udokumentować ten fakt, sporządzając oświadczenie o pominięciu numeru faktury. Takie oświadczenie jest zabezpieczeniem dla przedsiębiorcy. W razie ewentualnej kontroli uniknie on podejrzeń, że nie wykazał faktury przychodowej w KPiR czy ewidencji przychodów.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu