Do numerowania faktur początkujący przedsiębiorca nie przywiązuje dużej wagi. Do momentu, w którym okazuje się, że kontynuowanie wybranego sposobu oznaczania jest uciążliwe i nieczytelne. Początek roku to najlepszy czas na dokonanie zmian.

Jak poprawnie numerować faktury

Przedsiębiorca ma bardzo dużą swobodę w sposobie numerowania wystawianych faktur. Jedyna zasada, której musi przestrzegać, to numerowanie dokumentów w kolejności rosnącej, z zachowaniem jej ciągłości.

Faktury numerujemy wg daty wystawienia.

Faktura czy rachunek?

Sposoby numerowania faktur

Przedsiębiorca może wybrać m.in. numerację:

  • miesięczną – w której z każdym miesiącem zaczyna numerację od początku, dodając miesiąc do kolejnej pozycji,
  • kwartalną – rozpoczyna numerację od początku z każdym kolejnym kwartałem,
  • roczną – w której numerację rozpoczyna z początkiem każdego roku,
  • ciągłą – w której numerację prowadzi przez cały okres działalności, bez rozpoczynania na nowo z kolejnym miesiącem, kwartałem lub rokiem
  • z podziałem na poszczególnych kontrahentów – poprzez dodanie znaku liczb do numeru dokumentu
  • identyfikujące poszczególne punkty sprzedaży.

Najczęściej stosowana jest numeracja miesięczna. Im więcej faktur, tym bardziej szczegółowa numeracja ułatwi klasyfikację dokumentów.

Jeśli przedsiębiorca spodziewa się, że będzie wystawiał 1 fakturę miesięcznie, numerowanie roczne będzie świetnym rozwiązaniem.

Przy numerowaniu faktury nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca zaczyna od numeru dokumentu, czy też roku lub miesiąca. Najważniejsze, aby wybraną numerację prowadzić konsekwentnie!

Rodzaj czynności a numer faktury

Jeśli w ramach prowadzonej działalności wykonujemy wiele czynności, dla zachowania porządku i ładu, możemy stosować odrębną numerację dla naszych usług.

Jeśli z kolei wystawiamy wiele faktur dla tych samych klientów, możemy wprowadzić osobną numerację właśnie pod kątem kontrahentów. W takiej sytuacji należy jednak zachować czujność, aby nie pomylić prowadzonych numeracji.

Zmiana numeracji z początkiem roku

A jeśli stosowana numeracja przestaje być wygodna lub chcemy zmienić program do wystawiania faktur, który narzuca inną metodę numeracji? Musimy pamiętać, by zachować ciągłość wybranego sposobu i potencjalną zmianę zastosować dopiero w kolejnym roku podatkowym – począwszy od pierwszej wystawionej faktury – najczęściej już w styczniu.

Wypróbuj Program do Fakturowania

I to jest właśnie powód, dla którego warto sobie o tym przypomnieć w grudniu. Przed przedsiębiorcą nowy rok, warto skorzystać ze wszystkich udogodnień i możliwości, jakie daje przełom lat.

jaką numerację faktur wybrać

Luka w numeracji faktur

Jeśli przedsiębiorcy zdarzy się błąd polegający np. na pominięciu numeru faktury i w związku z tym wystąpi luka w numeracji, nie ma możliwości dokonania korekty numeru faktury. Do dokumentu należy dołączyć krótką notatkę z informacją o przyczynie, datą i podpisem sporządzającego.

Chcesz rozliczać zagraniczne koszty w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór sprawdzonej księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.