Co się bardziej opłaca: założenie nowej spółki czy przekształcenie JDG w spółkę?


2 listopada 2021 8 min. czytania

Osoby, decydujące się na założenie firmy zwykle rejestrują jednoosobową działalność gospodarczą. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest natomiast pierwszym wyborem zaraz po niej. Wraz z rozwojem firmy, częstą decyzją jest przekształcenie JDG właśnie w spółkę z.o.o. Czy warto zdecydować się na ten krok? A może większy sens ma założenie nowej spółki?

Właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej mogą legalnie przekształcić swoją firmę w jednoosobową spółkę kapitałową. Proces ten opisany jest w art. 551. §5 Kodeksu Spółek Handlowych:

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną i prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową. W trakcie przekształcenia dochodzi do sukcesji praw i obowiązków. 

Już po przekształceniu nie ma przeszkód, aby jednoosobowa spółka stała się wieloosobową spółką.

Dlaczego decydujemy się na przekształcenie JDG w spółkę?

Twoja firma rozwija się, liczba klientów rośnie, wciąż napływają nowe zamówienia – fantastycznie! Drugą stroną medalu są jednak większe zobowiązania, konieczność podejmowania nowych inwestycji, a do ich realizacji często też zaciąganie kredytów. W jednoosobowej działalności gospodarczej za zobowiązania i długi odpowiadasz całym majątkiem, jak sama nazwa wskazuje – założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – ten problem rozwiązuje.

Drugim powodem przekształcenia było również często zakończenie okresu opłacania preferencyjnego ZUS-u. Składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Polsce są naprawdę wysokie, a prowadząc JDG ich nie unikniesz. Natomiast, wspólnicy spółki z o.o. w obecnym stanie prawnym nie płacą ZUS. Wyjątkiem jest jednoosobowa spółka z o.o. W tej sytuacji całość udziałów jest w naszych rękach i kierujemy nią jako jednoosobowy zarząd. Taka sytuacja traktowana jest na równi z JDG i wymagała opłacania składek ZUS. Żeby tego uniknąć, wystarczyło do spółki „dobrać” sobie drugiego wspólnika i dać mu odpowiedni procent udziału. Przekształcenie JDG w spółkę (ze wspólnikiem) było dotychczas jednym ze sposobów na ominięcie ZUS-u.

WAŻNE: Polski Ład wprowadza od 1 stycznia 2022 r. obowiązkowe oskładkowanie członków zarządów i wspólników spółek. Nie będzie zatem możliwe już ominięcie w ten sposób składek.

Jakie korzyści niesie za sobą przekształcenie w spółkę z o.o.?

Dla większości przedsiębiorców najistotniejszą zaletą przekształcenia jest ograniczenie ich osobistej odpowiedzialności. W odróżnieniu od przedsiębiorcy prowadzącego działalność we własnym imieniu wspólnik spółki kapitałowej nie ponosi odpowiedzialności za działania spółki. W praktyce ryzyko prowadzonej działalności zmniejsza się wyłącznie do wysokości wniesionego wkładu i – ewentualnie – innych świadczeń czynionych na rzecz spółki. Trzeba jednak pamiętać, że ograniczenie odpowiedzialności nie ma wpływu na zobowiązania zaciągnięte przez przedsiębiorcę przed przekształceniem działalności. Wobec takich zobowiązań przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie ze spółką jeszcze przez 3 lata (licząc od dnia przekształcenia). 

Przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to również, poprzez przyjęcie wspólników, nowe możliwości pozyskanie kapitału niezbędnego do rozwoju działalności. Dla wielu kontrahentów ma to też działanie PRowe – spółki kapitałowe wydają się poważniejszą formą prowadzenia firmy przez co cieszą się większym zaufaniem. Przekształcenie to też symboliczny znak, że firma się rozwija. Nieźle prosperującą spółkę z o.o można sprzedać, jest ona oddzielnym bytem. Spółka może też być dziedziczona.

Dla przedsiębiorcy planującego przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zwykle istotne jest również to, że nowo powstała spółka dalej będzie stroną wszelkich umów, które były bezpośrednio związane z jednoosobową działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do zawierania w tym celu aneksów czy też umów cesji.

Przedsiębiorca może również zachować dotychczasową nazwę firmy, które zostanie uzupełniona o dopisek: „spółka z o.o.”. Może też zdecydować się na całkiem nową nazwę przedsiębiorstwa. W tym przypadku jednak, co najmniej przez rok od dnia przekształcenia, spółka będzie zobowiązana do podawania w nawiasie dawnej nazwy firmy obok nowej.

Jakie obciążenia niesie za sobą przekształcenie JDG w spółkę?

Przekształcając JDG na spółkę z o.o. lub zakładając nową spółkę, trzeba liczyć się z wyższymi kosztami prowadzenia działalności. To także wyższe koszty obsługi księgowej i ryzyko podwójnego opodatkowania (jeżeli prawo do opodatkowania twojego dochodu mają dwa kraje). Dodatkowo proces przekształcenia niesie za sobą dodatkowe koszty, których nie ma w przypadku zakładania nowej spółki od zera i konieczność zebrania niemałej ilości dokumentów. 

Dokumenty potrzebne do przekształcenia

Plan przekształcenia musi przyjąć formę aktu notarialnego. Musisz do niego dołączyć:

  • projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy;
  • projekt statutu spółki przekształconej;
  • wycenę posiadanych składników majątku (aktywów i pasywów);
  • sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Koszty powołania rewidenta

Plan ten musi dodatkowo zbadać biegły rewident, który oceni poprawność i rzetelność przygotowanego dokumentu. Zostanie on wyznaczony przez sąd rejonowy (po złożeniu przez ciebie wniosku) i wskaże jego wynagrodzenie. Proces otrzymania opinii może trwać nawet dwa miesiące –  tyle czasu ma rewident na napisanie jej.

Finalny koszt bilansu będzie różny w zależności od wielkości majątku i rodzaju składników, jednak możemy przyjąć, że jest to ok. 1000 zł. Same koszty notarialne związane z powołaniem rewidenta to ok. 200 zł. Koszt złożenia wniosku o wyznaczenie go przez sąd to 300 zł, natomiast wysokość jego wynagrodzenia to – znów w zależności od wielkości przedsiębiorstwa – ok. 1500 zł. 

Dodatkowe koszty notarialne i podatkowe

Kolejny dokument wymagający formy aktu notarialnego to oświadczenie o przekształceniu. Dokument ten musi zawierać:

  • rodzaj nowej spółki;
  • wysokość kapitału zakładowego;
  • imiona i nazwiska członków zarządu nowej spółki.

Koszt napisania oświadczenia o zamiarze zmiany działalności gospodarczej w spółkę z o.o. to znów ok. 200 zł (może być on wyższy, jeśli mamy wysoki kapitał zakładowy).

Mając już zebrane wszelkie dokumenty i akty powołujesz władze spółki przekształconej oraz – ponownie – zawierasz w formie aktu notarialnego akt założycielski spółki z o.o. Spisanie umowy spółki przez prawnika to, biorąc pod uwagę standardową umowę, koszt ok. 500 zł. Kolejny koszt to notariusz, który musi poświadczyć notarialnie umowę spółki. Przy małych spółkach ceny rozpoczynają się od 400 zł. Do całej procedury należy jeszcze doliczyć 0,5% podatku PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych) liczonego od wartości kapitału zakładowego spółki z o.o. Ten wynosi minimum 5000 zł, stąd najmniejszy podatek wyniesie 25 zł, wraz ze wzrostem kapitału zakładowego proporcjonalnie będzie rósł.

Dalej składasz, maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od podpisania aktu założycielskiego, wniosek do KRS. Koszt złożenia wniosku to 500 zł. Do tego musisz doliczyć 100 zł opłaty za obowiązkowe opublikowanie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Z chwilą otrzymania informacji z KRS o wpisaniu do rejestru przedsiębiorców, spółka będzie mogła rozpocząć działanie. Jeśli chcesz być VATowcem, musisz jeszcze złożyć w Urzędzie Skarbowym wniosek o rejestrację. Rejestracja ta kosztuje 170 zł.

Po dopełnieniu wszelkich formalności istotne jest przekazanie informacji o zmianie formy prowadzenia działalności (i ewentualnej zmianie nazwy) wszystkim instytucjom, z którymi współpracowałeś i kontrahentom.

Podsumowując, koszty przekształcenia zaczynają się od 5000 zł. Niemniej jednak wiele zależy od indywidualnych cech spółki: jej wielkości, wysokości kapitału zakładowego itd. Ceny usług prawnych czy notariuszy uzależnione są również od miasta i mogą się znacznie od siebie różnić. Cały proces może trwać nawet pół roku, wiele kwestii niestety nie zależy od ciebie jak np. stopień opieszałości rewidenta czy urzędów, które zwykle mają określone dość szerokie „widełki”, w których muszą się zmieścić.

Lepiej założyć nową spółkę czy przekształcić JDG?

Procedura założenia nowej spółki z o.o. – od zera – jest niewątpliwie szybsza oraz tańsza. Zarówno założenie nowej spółki jak i przekształcenie jako kontynuacja dotychczasowej działalności mają swoje wady i zalety. Decyzja o przekształceniu jest korzystnym rozwiązaniem, ponieważ powstałej w wyniku przekształcenia spółce z.o.o. przysługiwać będą wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, łącznie z ulgami, zezwoleniami i koncesjami, kontynuowane będą także umowy.

Z drugiej strony przekształcenie jednoosbowej działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem formalności dotyczących zarówno przekształcenia jak i założenia nowej formy. To również liczne dodatkowe koszty, których unikniemy zakładając nową spółkę oraz zdecydowanie dłuższy czas potrzebny, aby dopełnić wszystkich wymogów i przejść procedur. Ze względów formalnych i finansowych więcej zalet ma zatem zamknięcie jednej działalności i założenie nowej w formie spółki z nazwą, która nie będzie budzić wątpliwości co do kontynuacji działań u dotychczasowych kontrahentów i klientów. Kontakty pozostają, aneksy czy  spisanie umów przeniesienia będzie tylko formalnością.