Jak sprawdzić kontrahenta? Najważniejsze bazy weryfikacji


28 kwietnia 2022 5 min. czytania

Jeśli planujesz nawiązanie stałej współpracy z nowym kontrahentem, koniecznie sprawdź z kim masz do czynienia. Gdzie szukać informacji?

Rzetelny partner biznesowy na lata jest na wagę złota, dlatego dobrze jest już na początku sprawdzić, czy aby na pewno warto w ten układ wejść. W biznesie nie ma miejsca na współprace opartą wyłącznie na zaufaniu, choć to bardzo ważny aspekt. Kluczowe są natomiast: pisemne umowy i kontrola wiarygodności.

Pierwsze kroki: wiarygodne opinie

W pierwszym odruchu warto zrobić podstawowy research w internecie. Dobre pamiętać, by informacji w nim zawartych nie traktować jako główne i jedyne źródło wiedzy o przyszłym partnerze biznesowym. Pozytywne wpisy mogą bowiem podchodzić od znajomych, te negatywne zaś od konkurencji. Należy dobrze je zweryfikować.

Pamiętajmy też, że znacznie częściej wyrażamy swoje niezadowolenie niż satysfakcję – może się więc okazać, że kilku niezadowolonych klientów stanowiących niewielki ułamek wszystkich, wystawia niemiarodajną negatywną ocenę w imieniu wszystkich. Warto też zwrócić uwagę na źródło informacji (na ile jest wiarygodne), liczbę opinii (trudno sfałszować tysiące komentarzy) oraz to kto ma możliwość ich wystawiania (np. czy są to tylko osoby, które faktycznie zawarły z daną firmę transakcję). Wiele powie nam też poziom (język i forma) opinii.

Czy kontrahent na pewno istnieje?

W pierwszej kolejności sprawdź, czy firma faktycznie została zarejestrowana. W tym celu możesz posłużyć się ogólnodostępnymi rejestrami prowadzonymi przez jednostki państwowe. Jednoosobowe działalności gospodarcze sprawdzisz w bazie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – wystarczy, że znasz imię i nazwisko przedsiębiorcy; bazę można również przeszukać po nazwie firmy czy numerze NIP

W rejestrze REGON sprawdzisz spółki cywilne. Jest on dostępny na stronie Głównego Urzędu Statystycznego. W bazie Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) odnajdziesz spółki prawa handlowego (czyli spółki: jawne, partnerskie, komandytowe, akcyjne, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością). 

Dzięki powyższym bazom dowiesz się także, czy interesujący cię podmiot:

  • faktycznie jest aktywny,
  • od kiedy prowadzi działalność,
  • jaki jest sposób reprezentacji firmy,
  • czy czasem nie ma złożonego wniosku o upadłość lub likwidację, ustanowionego kuratora,
  • czy złożył sprawozdania finansowe za ostatnie lata.

Czy kontrahent jest zadłużony?

Kolejna bardzo ważna kwestia to oczywiście wypłacalność potencjalnego kontrahenta. Wiedzy tej można zasięgnąć sprawdzając, prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości, Krajowy Rejestr Zadłużonych. W bazie widoczne są informacje dotyczące toczących się postępowań restrukturyzacyjnych, egzekucyjnych czy upadłościowych.  

Wiarygodność firmy można też sprawdzić w komercyjnych rejestrach dłużników, czyli Biurach Informacji Gospodarczej. Do najpopularniejszych należą: 

  • Krajowy Rejestr Długów BIG, 
  • Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor,
  • Rejestr Dłużników ERIF, 
  • KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej, 
  • Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych. 

Każde z tych miejsc gromadzi informacje o nierzetelnych dłużnikach zgłoszone przez wierzycieli (zwykle kontrahentów), banki itp. Biura Informacji Gospodarczej działają niezależnie od siebie, stąd konkretny dłużnik może znajdować się wyłącznie w jednym z nich. Aby skorzystać z BIGu zwykle konieczne jest zarejestrowanie się, wniesienie opłaty i wpisanie danych wyszukiwanej firmy – zwykle NIP dłużnika. 

Czy dana firma ma długi, można sprawdzić w, prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy, Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Nieuczciwi kontrahenci wpisywani są do niego z urzędu na podstawie orzeczenia sądu. Aby zweryfikować stan finansowy potencjalnego partnera biznesowego należy złożyć do KRS wniosek (koszt to 15 zł) o wydanie zaświadczenia, że podmiot nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych (CDN). Jeśli znasz już numer RDN, czyli numer, pod którym dłużnik jest wpisany do rejestru, możesz bez składania żadnych wniosków, samodzielnie odnaleźć firmę.

Pomocny może się też okazać kontakt z Urzędem Skarbowym. Będąc jedną ze stron transakcji, niestety tylko odpłatnie możesz wnioskować o ujawnienie informacji o aktualnej sytuacji podatkowej kontrahenta. Uzyskasz informację czy składa deklaracje, prawidłowo rozlicza podatki oraz czy nie zalega z zapłatą. Pamiętaj też, że zanim nawiążesz współpracę, możesz poprosić, aby twój kontrahent przedstawił ci zaświadczenie o braku zaległości w rozliczeniach z fiskusem czy też w składkach z ubezpieczenia społecznego w ZUS

Jaki jest status podatkowy kontrahenta?

Informacji o statusie podatkowym szukamy na tzw. Białej liście czynnych płatników VAT. Została ona wprowadzona, by zmniejszyć ilość oszustw podatkowych. Działa od niespełna trzech lat i skupia, rozproszone dotąd informacje znajdujące się na tzw. Czarnej liście podatników. Białą listę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej, a dostęp do niej jest bezpłatny. 

Na białej liście znajdziesz dane do pięciu lat wstecz (bo taki jest okres przedawnienia zobowiązania podatkowego). Będą tam podane: nazwa firmy, siedziba, dane wspólników, dane osób będących w zarządzie spółki, datę rejestracji, podstawę prawną, a także NIP, REGON i KRS firmy.

Najważniejsza informacją znajdującą się w konkretnie tej wyszukiwarce jest jednak numer firmowego rachunku rozliczeniowego lub imiennego rachunku w kasie oszczędnościowo-kredytowej, którą kontrahent wskazał w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Co ważne, Biała lista nie bierze pod uwagę kont prywatnych czyli rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (ROR). 

Na rachunki widoczne na Białej liście możesz bezpiecznie wpłacać należności. Co ważne, wpłata kwoty powyżej 15 000 zł na numer konta nieznajdujący się na Białej liście skutkuje solidarną odpowiedzialności z kontrahentem za jego zaległości podatkowe z transakcji. 

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu