Jak złożyć sprawozdanie finansowe spółki przez internet?


19 stycznia 2022 6 min. czytania

Sprawozdanie finansowe jest najważniejszym raportem firmy. Sporządza się je na koniec każdego roku obrotowego przedsiębiorstwa w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z przepisami, sprawozdania finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego muszą złożyć wszystkie spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców. Od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przedsiębiorcy mają 15 dni na złożenie go w KRS.

Obecnie sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty, jak również oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania sporządzisz i złożysz do KRS tylko elektronicznie. Co więcej dokumenty te musisz poświadczyć podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Nie ma już opcji złożenia dokumentów w tradycyjnej drukowanej formie.

Kiedy powinieneś złożyć sprawozdanie?

Sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (dzień kończący rok obrotowy). Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy zatwierdzenie powinno nastąpić do 30 czerwca (podobnie jest z oświadczeniem o braku obowiązku składania oświadczenia), czyli sprawozdanie musisz złożyć do 15 lipca danego roku.

Jak przygotować sprawozdanie?

Poprawnie przygotowane sprawozdanie finansowe musi być:

  • zapisane w określonej strukturze i formacie pliku
  • podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych a także kierownika jednostki, jeżeli natomiast jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu

Sprawozdanie możesz złożyć przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (tzw. RDF) lub system S24. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, powinno być ono stworzone jako plik tekstowy XML. Jak informuje rządowy serwis biznes.gov.pl:

Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, znajdziesz pod hasłem Struktury e-Sprawozdań, a plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system. 

Bezpłatne sprawozdanie mogą złożyć wszyscy przedsiębiorcy wpisani do KRS, których numer PESEL widnieje w KRS.

Nowość: inFakt dla Spółek
Księgowość dla Spółek

Zamów indywidualną ofertę cenową dla Twojej spółki.

    Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe spółki?

    Kluczową sprawą jest założenie konta w portalu eKRS. By to zrobić, musisz korzystać z profilu zaufanego lub posługiwać się kwalifikowanym e-podpisem. Następnie wejdź w zakładkę: Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych. I przejdź do kolejnej: Przygotowanie i składanie zgłoszeń. System poprowadzi cię krok po kroku, w tym wskaże ci jakie dokumenty podpiąć.

    Dodawanie zgłoszenia w systemie RDF odbywa się w czterech prostych krokach:

    Krok 1 – wyszukanie podmiotu przez numer KRS

    System sprawdzi, czy istnieją osoby, które zostały uprawnione do reprezentacji firmy i czy widoczne są ich numery PESEL. Jeśli takich osób nie znajdzie, sprawozdanie możesz złożyć z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS przez system S24.

    Krok 2 – dołączenie dokumentów

    Na tym etapie musisz wskazać, za jaki okres zgłaszasz dokumenty oraz rodzaj zgłoszenia, a także podać datę sporządzenia dokumentu i jego język. Następnie zaznacz: Dodaj dokument. Te zgłasza się w oddzielnych plikach. Jak podaje serwis biznes.gov.pl, w przypadku rocznego sprawozdania finansowego jednostki należy zgłosić:

    1. roczne sprawozdanie finansowe
      • bilans;
      • rachunek zysków i strat;
      • informacja dodatkowa albo inny dokument z art. 48 ustawy o rachunkowości;
      • zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta);
      • rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta);
    2. sprawozdanie z działalności;
    3. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;
    4. uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty;
    5. uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego;
    6. opinię biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

    Dodawany plik dokumentu (zakładka Plik dokumentu) może być opatrzony podpisem kwalifikowanym. Jeśli nie jest, w ostatnim kroku podpiszesz go profilem zaufanym.

    Plik ze sprawozdaniem finansowym musi być kompletny, czyli zawierać wszystkie wymagane elementy sprawozdania. Maksymalna wielkość pliku nie może przekraczać 5 MB, a rozmiar wszystkich dokumentów 35 MB.

    Krok 3 – złożenie oświadczenia

    Na tym etapie musisz poświadczyć, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika firmy i księgowego. W przypadku braku któregoś z podpisów odznacz pole, które tego dotyczy, a następnie uzupełnij pola: Kto nie podpisał i Powód braku podpisu

    Krok 4 – weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium.

    Na tym etapie sprawdź poprawność wypełnienia zgłoszenia, podpisz zgłoszenie lub przekaż do podpisu na konto innego użytkownika, a następnie wyślij zgłoszenie do RDF.

    Przed podpisem możesz obejrzeć całe zgłoszenie (Pokaż zgłoszenie) oraz pobrać każdy dodany dokument (Pobierz treść dokumentu).

    Zgłoszenie możesz podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Jeśli do zgłoszenia został dodany chociaż jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym. System podpowie ci krok po kroku co należy zrobić, aby złożyć podpis w każdym z trybów

    Jak podpisać dokumenty i zgłoszenie?

    Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty finansowe muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Jeśli firma ma zarząd bądź wielu wspólników prowadzących sprawy spółki sprawozdanie muszą podpisać wszyscy. Nie można upoważnić np. wyłącznie jednego z członków zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym. Jeśli zgłoszenie to podpisuje kilka osób, mogą skorzystać zarówno z podpisu kwalifikowanego jak i profilu zaufanego. Wystarczy jednak, że do zgłoszenia będzie dołączony jeden niepodpisany dokument i wówczas zgłoszenie nie będzie mogło zostać podpisane tylko profilem zaufanym. W tej sytuacji niepodpisane załączniki zostaną podpisane razem z zgłoszeniem.

    System automatycznie wskaże osoby, które mogą podpisać zgłoszenie. Jeśli do rejestru nie wpisano żadnego reprezentanta z numerem PESEL, otrzymasz automatyczny komunikat, że dokonanie zgłoszenia w trybie bezpłatnym nie jest możliwe. W takim wypadku musisz skorzystać z płatnej procedury w systemie S24.

    Kto jest zwolniony ze złożenia sprawozdania finansowego do KRS?

    Co do zasady są to wspólnicy spółek jawnych i spółek partnerskich, jeśli

    • przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
    • spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

    Jeśli jesteś w takiej sytuacji, musisz złożyć drogą elektroniczną oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. Złożysz je po zalogowaniu do Bezpiecznego zgłoszenia dokumentów finansowych.

    Księgowość online bez wychodzenia z domu

    • Bez papieru
    • Bez dojazdów do księgowego
    • Bez marnowania Twojego czasu