Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS. Komu jest potrzebne i jak je zdobyć?


17 września 2021 5 min. czytania

Jako przedsiębiorcy w wielu sytuacjach potrzebujemy pozyskać zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS. Taki dokument przyda się np. w przypadku wnioskowania o kredyt, lub gdy staramy się o dotację. Niezależnie od celu, musimy dowiedzieć się, jak otrzymać taką dokumentację bez zbędnych przeszkód i dlaczego jest ona tak istotna.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS. Co to jest?

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUSie to dokument niezbędny w wielu sytuacjach, z jakimi mierzymy się jako przedsiębiorcy. Może być konieczny przede wszystkim w chwili starania się o kredyt firmowy, jako zabezpieczenie banku przed ryzykiem długów ze strony kredytobiorcy. Takie zaświadczenie przyda się także w przypadku otrzymania dotacji, wówczas musimy rozliczyć się z urzędem pracy, oraz gdy bierzemy udział w różnego rodzaju przetargach.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach ZUS obejmuje wszelkie składki na ubezpieczenie, jakie musimy płacić, gdy prowadzimy firmę. 

Są to składki na: 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyda nam taki dokument, wówczas gdy firma nie zalega w opłacaniu wyżej wymienionych składek. Dzięki temu możemy z łatwością udowodnić brak zadłużeń. 

Kto może uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek?

Zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS-ie otrzymamy wyłącznie wtedy, gdy nasza firma jest zgłoszona jako płatnik, a jej dane figurują w Kompleksowym Systemie Informatycznym w ZUS-ie (KSI ZUS). W przeciwnym przypadku możemy wnioskować jedynie o wydanie zaświadczenia świadczącego o braku wpisu do rejestru płatników KSI ZUS. 

Jak otrzymać zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS-ie?

  • przez internet (możemy złożyć wniosek elektroniczny na stronie PUE ZUS, klikając zakładkę „załatw online”). 
  • stacjonarnie (należy złożyć odpowiedni formularz w najbliższej placówce ZUS). 
  • zaświadczenie o niezaleganiu w składkach ZUS zawsze jest wydawane przez najbliższą terenową jednostkę organizacyjną, właściwą dla przedsiębiorcy.

Aby otrzymać taki dokument, musimy wypełnić wniosek ZUS-RWN, w którym wpisujemy następujące dane:

  • oddział ZUS, do którego składamy formularz;
  • imię i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • adres siedziby firmy lub płatnika składek;
  • numer NIP I REGON;
  • numer PESEL, serię i numer dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu);
  • nazwę pełną i skróconą. 

Korzystając z platformy PUE ZUS, wniosek ten uzupełniany jest automatycznie o dane powiązane z kontem płatnika.

Oprócz powyższych danych, związanych z naszą firmą, należy wprowadzić we wniosku informacje odnośnie celu wydania świadczenia. Podanie powodu, dla którego chcemy uzyskać takie zaświadczenie, jest niezbędne. Najczęściej przedsiębiorcy ubiegają się o dokument w przypadku starania się o kredyt lub dofinansowanie. Musimy wybrać formę odbioru dokumentu (osobiście w placówce, listem poleconym lub drogą elektroniczną na PUE ZUS) oraz liczbę potrzebnych egzemplarzy. 

Wniosek o niezaleganiu w opłacaniu składek przez internet. Krok po kroku

  1. Wejdź na stronę www.zus.pl.
  2. Zaloguj się na swoje konto w PUE (Platformie Usług Elektronicznych) poprzez profil zaufany, podpis elektroniczny lub bankowość online.
  3. Potwierdź swoje dane. 
  4. Wybierz „Złożenie dokumentu ZUS-RWN”.
  5. Wypełnij wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w składkach ZUS. Wpisz wszystkie niezbędne dane i wybierz formę odbioru dokumentu. 
  6. Podpisz formularz wybierając jedną spośród następujących opcji: profil zaufany ePUAP, podpis kwalifikowany, e-dowód. 
  7. Maksymalnie w ciągu 7 dni otrzymasz zaświadczenie w wybranej formie. W przypadku wyboru dokumentu online, będzie on dostępny do pobrania na platformie PUE w zakładce Dokumenty i wiadomości. 

Kiedy otrzymamy zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS-ie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wydanie zaświadczenia ma 7 dni od daty złożenia wniosku. W sytuacji, gdy nasza terminowość w opłacaniu składek nie budzi wątpliwości, istnieje duża szansa, że dokument otrzymamy szybciej.

Jeśli nie posiadamy zaległości i składamy wniosek drogą elektroniczną, możemy liczyć na pobranie zaświadczenia nawet kolejnego dnia roboczego. 

Jeśli nie masz żadnych zaległości, otrzymasz go do 7 dni. Jeśli zalegasz z niedopłatą, ZUS odmówi Ci wydania zaświadczenia do czasu uregulowania ich. Pieniądze na twoim indywidualnym koncie ZUS księgowane są codziennie, więc jeśli dziś uregulujesz brakujące odsetki lub składkę, najpewniej kolejnego dnia roboczego będziesz mógł już wnioskować o zaświadczenie. Cała usługa jest bezpłatna. Warto korzystać z PUE ZUS, żeby na bieżąco kontrolować saldo swojego konta.

ZUS odmówił wydania zaświadczenia o niezaleganiu. Co wtedy?

Zdarzają się sytuacje, gdy ZUS podejmuje decyzję odmowną odnośnie do wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Takie przypadki najczęściej mają miejsce, gdy posiadamy zaległości w opłatach lub jeśli w dokumentach rozliczeniowych pojawiły się błędy. Od takiej decyzji możemy odwołać się do sądu okręgowego, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. 

Jeśli zalegasz z niedopłatą, ZUS odmówi Ci wydania zaświadczenia do czasu uregulowania ich. Pieniądze na twoim indywidualnym koncie ZUS księgowane są codziennie, więc jeśli dziś uregulujesz brakujące odsetki lub składkę, najpewniej kolejnego dnia roboczego będziesz mógł już wnioskować o zaświadczenie. Cała usługa jest bezpłatna. Warto korzystać z PUE ZUS, żeby na bieżąco kontrolować saldo swojego konta.