Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR). Do czego służy? Jak z niej korzystać?

Każdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, który rozlicza podatek dochodowy według skali lub podatku liniowego, musi prowadzić Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów. Jednak KPiR może być czymś więcej niż tylko przymusową ewidencją dla celów podatkowych. To również przydatne narzędzie w procesie zarządzania firmą. 

Otwarcie Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów

Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne, które rozliczają podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub liniowo. Prowadzą ją również spółki cywilne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne. Warunkiem prowadzenia KPiR jest, aby przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły 2 mln złotych.

KPiR należy otworzyć na moment powstania działalności gospodarczej oraz z początkiem każdego nowego roku podatkowego. Pierwszym zapisem, jakiego przedsiębiorca dokonuje, jest wpis dotyczący inwentaryzacji materiałów i towarów. Co ważne, dla działalności usługowej będzie to wpis o wartości zerowej. 

Podstawowe zasady dokonywania wpisów w KPiR

Dla poprawnego odczytania danych zgromadzonych w KPiR konieczne jest poznanie najważniejszy zasad jej prowadzenia.

  1. Zapisów dokonujemy chronologicznie – w sposób ciągły według daty zdarzenia gospodarczego.
  2. Ewidencja musi być prowadzona w języku i walucie polskiej – wszystkie transakcje, które są wyrażone w walucie obcej, przed dokonaniem wpisu powinny być w odpowiedni sposób przeliczone na złotówki.
  3. Ewidencja powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy, a wszelkiego rodzaju błędy odpowiednio skorygowane.

Warto pamiętać również, że dla osób fizycznych, które są jednocześnie czynnym podatnikiem VAT, zapisów należy dokonywać w kwocie netto wynikającej z dokumentu. Natomiast dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT zapisów dokonujemy w kwocie brutto.

Opis kolumn Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów

Wzór podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów z góry określa rozporządzenie. Dzięki temu wszyscy podatnicy prowadzą jednolitą ewidencję. Cały dokument ma kształt w postaci tabeli z podziałem na kolumny: 

1. Liczba porządkowa – to ważna kolumna, która porządkuje zapisy. Na podstawie numeru można powiązać dokument z konkretnym zapisem w KPiR;

2. Data zdarzenia gospodarczego – dla faktur sprzedaży będzie to dzień uzyskania przychodu, dla dokumentów kosztowych to data wystawienia dokumentu;

3. Numer dowodu księgowego – numer faktury lub rachunku, ale także numer dokumentu wewnętrznego;

4 i 5. Dane identyfikujące drugą stronę transakcji;

6. Opis zdarzenia gospodarczego – zapis w tej kolumnie powinien w czytelny sposób charakteryzować konkretne zdarzenie gospodarcze, czyli np. zakup paliwa do samochodu osobowego, zakup towarów czy przychody z sprzedaży usług;

7. Przychody z sprzedaży towarów i usług – wartość sprzedaży z działalności podstawowej. Warto pamiętać, że przychodami są również środki należne, niekoniecznie rzeczywiście otrzymane;

8. Pozostałe przychody – w kolumnie wpisuje się przychody, które nie są związane z działalnością zasadniczą np. dodatnie różnice kursowe, nagrody otrzymane z banku, wartość sprzedaży środka trwałego, czy otrzymane odszkodowanie;

9. Suma kolumny 7 i 8;

10. Zakup towarów handlowych i materiałów – zapisy w tej kolumnie wynikają z charakteru prowadzonej działalności gospodarczej. Dokona ich np. firma handlowa czy produkcyjna. W działalności usługowej, takiej jak usługi programistyczne, zapisów w kolumnie 10 nie będzie. Jednak jeśli programista świadczy również usługi serwisowe komputerów, wówczas wprowadzi tu np. części zakupione na potrzeby naprawy;

11. Koszty zakupu – ewidencjonujemy tu koszty takie jak np. koszty przewozu towarów czy ich ubezpieczenia;

12. Wynagrodzenia – zapisy pojawią się tu, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracownika na umowę o pracę, dzieło czy zlecenie. Wówczas przedsiębiorca wpisuje kwotę brutto z umowy oraz koszty składek ZUS, które finansuje pracodawca;

13. Pozostałe wydatki – koszty, których przedsiębiorca nie ujął w poprzednich kolumnach np.: raty leasingowe za samochód, opłata za telefon czy składki społeczne ZUS przedsiębiorcy.

14. Razem wydatki – jest to suma kolumny 12 i 13;

15. Kolumna wolna – przedsiębiorca może wpisać tu inne zdarzenia gospodarcze;

16. Koszty badawczo-rozwojowe – przeznaczona do wykazywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej;

17. Uwagi – informacje dodatkowe dla danego zdarzenia gospodarczego.

Aby prawidłowo odczytać zapisy w KPiR, należy zwrócić uwagę, że jeden wiersz służy do ewidencji jednego zdarzenia gospodarczego. 

Zamknięcie Książki Przychodów i Rozchodów 

Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów zamykamy na koniec roku podatkowego lub na moment zakończenia działalności gospodarczej. Ostatnim wpisem jest zapis dotyczący inwentaryzacji nawet, jeśli miałby być zerowy.

Jak można wykorzystać dane zgromadzone w KPiR? 

KPiR jest uproszczoną formą prowadzenia księgowości, której głównym celem jest określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Jednak na jej podstawie można podsumować również rezultat prowadzonej działalności gospodarczej.

Należy pamiętać, że w KPiR każdy miesiąc kończy się podsumowaniem poszczególnych kolumn z danego okresu. Dodatkowo kolumny podsumowuje się narastająco od początku roku. Dzięki temu przedsiębiorca może w łatwy sposób określić wartość osiąganych w danym okresie przychodów i ponoszonych kosztów. Może także sprawdzić relację między przychodami a kosztami, czyli określić rentowność prowadzonej firmy.

Sięgając po dane z poszczególnych kolumn można zweryfikować wiele informacji, np.:

  • z podsumowania kolumny 7 – wartość osiąganych przychodów z działalności podstawowej;
  • z kolumny 12 – ile kosztuje zatrudnienie pracowników;
  • zestawiając dane z kolumny 7 i 10 – wartość narzutu, z jakim sprzedawane są towary.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu