Pełna księgowość. Jak ją prowadzić i co warto wiedzieć?


2 czerwca 2022 4 min. czytania

Kiedy prowadzisz działalność gospodarczą z małą księgowością, wypełniasz szereg obowiązkowych formalności oraz opłacasz składki na ubezpieczania i fundusze. Jak to wygląda, gdy przechodzisz na pełną księgowość?

Księgowość uproszczona – zasady i warunki

Prowadząc księgowość uproszczoną, czyli tak zwaną małą księgowość, ewidencjonujesz dokonywane operacje gospodarcze na podstawie karty podatkowej, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR). To, jaką formę opodatkowania wybierzesz, zależy od ciebie. Chyba że wybrana przez ciebie forma prowadzonej działalności gospodarczej wprowadza w tej kwestii ograniczenia. 

Księgowość uproszczona przeznaczona jest dla małych i mikro przedsiębiorców. Jest to rozwiązanie oparte na stosunkowo prostych zasadach i nie wymaga zaawansowanych umiejętności rachunkowych. Z uproszczonej księgowości mogą skorzystać osoby fizyczne oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie, a także spółdzielnie socjalne.

Podmioty te muszą jednak spełnić jeden warunek. Przychody tych jednostek z poprzedniego roku nie mogą przekroczyć kwoty 2 mln euro przeliczanych na złotówki. Za przelicznik uznaje się jest kurs złotego z 1 października poprzedniego roku. W 2021 kurs ten wynosił 4,59 zł za 1 euro. Tak więc limit ten na rok 2022 wynosi 9 188 200 zł. Jeśli przedsiębiorąca przekroczy ten próg, musi zacząć prowadzić pełną księgowość. W takim przypadku zamiast księgi przychodów i rozchodów obowiązują go księgi rachunkowe.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość dotyczy dużych i dochodowych przedsiębiorstw. To od nich państwo wymaga pełnej transparentności. Pełna księgowość zapewnia przejrzysty obraz sytuacji finansowej. Korzystają na tym organy państwowe sprawujące nadzór nad praworządnością firm. Ma to znaczenie także dla podmiotów związanym z firmą – kontrahentów, udziałowców czy inwestorów. W powszechnej opinii zwiększa to także zaufanie względem zainteresowanych marką. Samemu przedsiębiorcy daje to pełen wgląd w obroty firmy. 

Pełna księgowość obliguje do prowadzenia tzw. pełnych ksiąg, czyli umieszczania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Na księgi rachunkowe składają się:

  • dzienniki,
  • księga główna,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • tzw. inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów.

Przedsiębiorca prowadzący pełną księgowość zobligowany jest dodatkowo do przygotowania licznych sprawozdań. Ma obowiązek przedstawiania bilansów, rachunków zysków i strat, informacji wprowadzającej do sprawozdania, a także tzw. dodatkowych informacji i objaśnień. 

Przejście na pełną księgowość  – krok po kroku

Gdy jesteś zobligowany przejść z księgowości uproszczonej do pełnej, musisz wykonać kilka istotnych kroków.

  1. Zamknięcie księgi przychodów i rozchodów – kiedy przechodzisz na pełną księgowość musisz sporządzić inwentarz, czyli wskazać aktywa i pasywa. Inwentarz zaliczany jest do ksiąg rachunkowych. Jest pierwszą z nich oraz podstawą otwarcia kolejnych: dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych oraz zestawienia obrotów i sald.
  1. Otwarcie ksiąg rachunkowych – polega na naniesieniu sald początkowych poszczególnych składników aktywów i pasywów na podstawie bilansu otwarcia. Przedsiębiorstwa, które do tej pory prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów, mają już gotowy bilans – jest nim bowiem inwentarz. 
  1. Opracowanie polityki rachunkowej – każde przedsiębiorstwo musi posiadać udokumentowane zasady prowadzonej rachunkowości, czyli politykę rachunkową. Należy ją spisać jeszcze przed otwarciem ksiąg rachunkowych, bo w regułach tych konieczne jest ujęcie wyceny aktywów i pasywów oraz sposobu prowadzenia otwieranych ksiąg. W tym celu można skorzystać z wzorcowych przykładów. Trzeba jednak pamiętać, że każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę – nie zawsze ogólne przepisy uda się zastosować do każdego rodzaju działalności. Ustalone zasady muszą być zgodne z ustawą o rachunkowości.
  1. Przygotowanie bilansu otwarcia – bilans to zestawienie środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów) sporządzone na dany dzień. Bilans sporządzany jest na podstawie inwentarza.
  1. Otwarcie kont księgowych zgodnie z saldem początkowym i sporządzenie bilansu otwarcia – wymienione w inwentarzu aktywa wprowadzamy do ksiąg rachunkowych na podstawie sporządzonego dowodu PK – “Polecenie księgowania”. Takie otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego, czyli najczęściej do 15 stycznia.
  1. Wznowienie danych w CEIDG – pamiętaj o zaktualizowaniu danych o typie prowadzonej ewidencji rachunkowej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub przez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego NIP-2.

Jeżeli prowadzasz firmę, którą planujesz przenieść na pełną księgowość, ale formalności Cię przerastają – znajdziesz wsparcie u specjalistów inFaktu.

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu